La implementación de herramientas informáticas destinadas a facilitar el establecimiento de protocolos de transparencia y buen gobierno que respondan a los criterios establecidos por la Ley, especialmente la Circular 1/2016 de la Fiscalía General del Estado, puede experimentar un alza durante el año 2017. Así lo percibe eShare, compañía creadora de BoardPacks, software de Gobernanza Empresarial.
La solución está destinada a facilitar el trabajo basado en la documentación compartida en tiempo real y la transparencia en la información entre miembros del Consejo de Administración de corporaciones empresariales, administraciones públicas y otro tipo de organizaciones como ONGs e instituciones educativas y grupos de trabajo anexos al mismo.
La aplicación comprende las herramientas necesarias para el cumplimiento de los criterios de buen gobierno, incluyendo el reporte y grabación del proceso de toma de decisiones. Así mismo, es una herramienta destinada a limitar trámites burocráticos, reducir la carga de trabajo de los administradores y eliminar los documentos en papel, lo que deriva en un considerable ahorro económico para la corporación.
La solución, que está disponible a través de la web y en formato app para sistemas iOS, Android y Windows, comprende cinco módulos de Gobernanza Empresarial.
- Reuniones: Promueve la eficiencia en la convocatoria y desarrollo de las reuniones. Sobre todo, provee de instrumentos para la colaboración eficaz entre los miembros del Consejo de Administración y posibilita el seguimiento automático de las decisiones con un reporte actualizado en tiempo real.
- Conocimiento: Permite compartir documentos y gestionar los permisos de descarga y modificación. De esta manera el grupo trabaja siempre sobre la última versión del mismo documento, lo que posibilita la transparencia y la correcta gestión del conocimiento en la organización.
- Acciones: Permite la definición de tareas, el seguimiento de las mismas y el control.
- Decisiones: Concebida como un instrumento destinado a compartir conocimiento, ayuda a la toma de decisiones conjuntas a proveer a todo el grupo de la misma información en tiempo real.
- Control de riesgos: La solución incluye una herramienta de gestión de riesgos empresariales que posibilita el análisis y prevención de problemas.
La información recogida por el software –que puede conservarse durante el tiempo que la organización considere necesario- puede constituir un apoyo legal para demostrar el cumplimiento normativo de la legislación relacionada con la transparencia y buen gobierno empresarial. La herramienta responde, así, a los requisitos de la reforma del Código Penal en 2015, que introdujo como causa de exención de la responsabilidad penal de la persona jurídica la existencia de un programa de cumplimiento normativo, que conlleve una reducción del riesgo de comisión de delitos.
En todos los módulos, el acceso a la información está limitado por códigos de acceso autorizados pero, además, la información está protegida en servidores a través de sistemas que garantizan la total seguridad y confidencialidad de la misma.
“Pensamos que el año 2017 supondrá un avance cualitativo y cuantitativo en la implementación de instrumentos de buen gobierno y en la evolución de las empresas hacia el concepto de oficina sin papel. Tras unos meses que las grandes compañías han invertido en asumir los conceptos de transparencia y una nueva forma de trabajar basada en el conocimiento compartido, detectamos que ha llegado el momento de establecer los instrumentos necesarios para ello”, afirma Joao Claro, Regional Sales Manager de eShare en España.
