La firma electrónica puede definirse como aquella firma consistente en una secuencia de cifras, códigos, claves y similares procedimientos, datos todos ellos en formato electrónico, anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica a ellos, que emplea el firmante para identificarse.
Se trata de un conjunto de datos asociados a un mensaje, que permiten asegurar la identidad del firmante y la integridad del mensaje.
La firma digital no implica que el mensaje esté cifrado, esto es, un mensaje firmado es legible en función de que está o no cifrado.
Intervinentes en la firma electrónica
Podemos determinar dos sujetos en la utilización de la firma, el firmante y el receptor de la misma.
El firmante es el que genera, mediante una función, un «resumen» o huella digital del mensaje. Este resumen o huella digital la cifrará con su clave privada, y el resultado es lo que se denomina firma digital, que enviará adjunta al mensaje original.
Por otra parte, cualquier receptor del mensaje podrá comprobar que este no ha sido modificado desde su creación, porque podrá generar el mismo resumen o misma huella digital aplicando la misma función al mensaje. Además, puede comprobarse su autoría, descifrando la firma digital con la clave pública del firmante, lo que dará como resultado de nuevo el resumen o huella digital del mensaje.
¿Para qué sirve la firma electrónica?
Las funciones de la firma electrónica son múltiples, pero pueden destacarse como más señaladas, las firmas on line de:
- contratos, autorizaciones y formularios de clientes;
- contratos comerciales y acuerdos con proveedores;
- acuerdos de confidencialidad;
- contratos laborales y otras operativas de recursos humanos;
- peticiones públicas;
- solicitudes en los registros electrónicos administrativos;
- recepción de notificaciones electrónicas;
- firma de correos y de facturas electrónicas.
¿Qué es la firma electrónica avanzada?
Es la que permite la identificación del signatario y ha sido creada por medios que este mantiene bajo su exclusivo control, de manera que está vinculada únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, lo que permite que sea detectable cualquier modificación ulterior de estos.
Se presume que la firma electrónica avanzada o el sistema de identificación empleado reúne las condiciones necesarias para producir los efectos indicados cuando el certificado en que se base haya sido expedido por un prestador de servicios de confianza cualificado regulado en el Rgto UE 910/2014.
Valor jurídico de la firma electrónica avanzada
La firma electrónica avanzada, siempre que esté basada en un certificado reconocido y que haya sido producida por un dispositivo seguro de creación de firma, tiene, respecto de los datos consignados en forma electrónica, el mismo valor jurídico que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel y es admisible como prueba en juicio, debiendo valorarse según los criterios de apreciación establecidos en las normas procesales (L 6/2020 art.3; LEC art.326).
Sistemas de firma electrónica
Los sistemas de firma electrónica en actuaciones automatizadas son principalmente los siguientes:
a) Sello electrónico. Puede pertenecer, tanto a la Administración pública, como a cualquier órgano o entidad de Derecho público. Se basa en un certificado electrónico que reúna los requisitos exigidos por la legislación reguladora de servicios electrónicos de confianza.
b) Código seguro de verificación. Vinculado a la Administración pública, órgano o entidad y, en su caso, a la persona firmante del documento. Permite, en todo caso, la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente.
Valor de la firma electrónica
La firma electrónica o cualquiera de los otros medios de identificación electrónica se admiten como expresión de la autoría en los actos administrativos.
A la firma electrónica que no reúna todos los requisitos señalados, no se le niegan efectos jurídicos ni se excluye como prueba en juicio, pero se aplica un tratamiento diferente, con sujeción a cotejo y valoración, en su caso, conforme al criterio del tribunal (LEC art.326.2). Por el mero hecho de presentarse en forma electrónica no puede rechazarse como prueba ni denegarse efectos jurídicos al documento (Rgto UE 910/2014 art.46).
Uso de la firma electrónica por las Administraciones públicas
Todos los sistemas de identificación y firma electrónica previstos en la LPAC y la LRJSP, así como en el RD 203/2021, tienen plenos efectos jurídicos (L 6/2020 disp.adic.2ª).
Al regularse la firma en el seno de las relaciones electrónicas entre administrados -a los que reconoce el derecho de usar la incorporada al DNI y Administraciones, se permite que la identificación y autenticación del ejercicio de la competencia pueda realizarse mediante firma electrónica del personal al servicio de aquellas.
Cada Administración podrá proveer a su personal de sistemas de firma electrónica, los cuales podrán identificar de forma conjunta al titular del puesto de trabajo o cargo y a la Administración u órgano en la que presta sus servicios. La firma basada en el DNI podrá utilizarse a estos efectos.
Nota.-El desarrollo de la información ofrecida puede ampliarse con la consulta del Memento Administrativo 2024.
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