En España, el Gobierno quiere afianzar las bases legales del proceso de transformación digital en el sector jurídico y garantizar que sea más competitivo. A través del plan Justicia 2030, se creará un marco de seguridad jurídica para la digitalización de este servicio público, que facilitará la introducción de las nuevas herramientas tecnológicas de última generación basadas en inteligencia artificial que permitan automatizar determinadas tareas y mejorar las gestiones administrativas y su accesibilidad para todos los ciudadanos. Para impulsar este programa, Justicia recibirá 410 millones de euros procedentes de los fondos Next Generation EU entre los ejercicios de 2021 y 2023 para transformación digital, mediante los cuales abordará el expediente judicial electrónico, el intercambio de datos o la firma digital, entre otros aspectos.
La transformación digital y la economía de la experiencia
Para ser competitivas en la actual economía de la experiencia, las empresas deben comprender la perspectiva de los clientes para poder ofrecer lo que ellos quieren de sus servicios jurídicos. Esto es importante porque los clientes no solo juzgan su asesoramiento jurídico en función de si su problema se ha resuelto o no, sino también en función de cómo se han atendido sus necesidades, es decir, cómo ha sido toda su experiencia al interactuar con un bufete. Los clientes también pueden comparar precios, leer reseñas y recomendaciones, y ser más exigentes que nunca a la hora de invertir en servicios jurídicos. Esto significa que las nuevas tecnologías y el uso de los datos para impulsar resultados empresariales positivos, poniendo el foco en la experiencia del cliente (CX), son un motor fundamental detrás de las iniciativas de transformación digital.
La capacidad de utilizar nuevos flujos de trabajo digitales para mejorar CX puede suponer una importante diferenciación en el mercado para las empresas que aborden con éxito la transformación digital. La agilización de los procesos y la mejora de la experiencia de los empleados forman parte de los resultados deseados, pero la digitalización de los registros facilitando la captura y el análisis de datos también es clave. Sin embargo, hay que tener en cuenta algunos posibles obstáculos, como el impacto de tener datos incorrectos y, por supuesto, la seguridad de la información.
Se obtiene lo que se invierte
Como dijo el programador informático y escritor de ciencia ficción estadounidense Daniel Ley Moran, “puedes tener datos sin información, pero no puedes tener información sin datos”. Pero si esos datos son erróneos, se acaba teniendo información incorrecta, lo que puede tener un impacto bastante negativo para el negocio. Una mala calidad de los datos en los que se basan las decisiones en el sector jurídico podría impedir asesorar eficazmente a sus clientes o, en el peor de los casos, incluso tener implicaciones penales.
Las razones más comunes por las que se generan datos erróneos incluyen tener información incompleta al compilar un conjunto de datos, tener datos ambiguos que llevan a ponerlos en la base de datos equivocada u omitirlos por completo, así como tener datos duplicados y sufrir errores de transformación de datos al convertirlos de un formato a otro. Pero seguramente la mayor causa de datos incorrectos es el simple error humano durante el proceso de introducción de datos.
Optimizar la captura de información
En el mejor de los casos, la transformación digital puede ser un reto, pero puede incluso volverse contraproducente si una costosa inversión en herramientas de análisis de datos se desperdicia porque solo hay conjuntos de datos de mala calidad con los que trabajar. Los datos “defectuosos” pueden ser especialmente problemáticos en los sectores que utilizan mucho papel, como el de la abogacía, en el que muchos clientes todavía necesitan compartir documentos en papel, dejando a las empresas con la importante tarea administrativa de procesar y digitalizar la información que poseen. La gestión eficaz de todos esos documentos es esencial; y los despachos de abogados que buscan mejorar la agilidad del negocio, al tiempo que cumplen con normativas clave de protección de datos como GDPR, suelen recurrir a soluciones de gestión documental basadas en la nube.
Una inversión en un nuevo sistema de gestión de documentos puede dar lugar a un escaneado rápido, eficiente y fiable, que se sube directamente a la nube y que garantiza una captura de datos precisa en las primeras fases del proceso de trabajo. Una solución de escaneado de alta calidad, con capacidad de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) probada, garantizará que los datos de origen extraídos de los archivos en papel y de los cuadernos manuscritos se introduzcan con precisión en los conjuntos de datos, que sean fácilmente accesibles si se necesitan posteriormente y puedan desempeñar su papel en el proceso de toma de decisiones basado en datos.
Escaneo por seguridad
Las mejores soluciones de escaneo también pueden desempeñar un papel importante en la seguridad de los datos que se encargan de incorporar al flujo de trabajo digital. Una vez escaneados y en la nube, los documentos no se almacenan en los ordenadores de los usuarios, por lo que, sea cual sea el dispositivo que los abogados y su personal de apoyo decidan utilizar, tienen la seguridad de que los datos de los clientes están totalmente seguros y protegidos. Además, las soluciones de escaneado que requieren el uso de contraseñas seguras o de un lector de acceso RFID garantizan que la digitalización de la información en papel solo la realiza alguien responsable, y que no deja los documentos por ahí para que los lea o los retire alguien que no debería tener acceso.
Aunque la digitalización de los archivos entraña cierto riesgo para la seguridad, la transformación de los documentos en datos digitales es más segura que su almacenamiento en papel. Esto se debe a que, una vez que los datos han pasado a formar parte del flujo de trabajo digital, pueden protegerse al ser rastreables y también existe la opción de compartir archivos responsablemente con niveles de seguridad mucho más altos que los que son posibles utilizando documentos en papel.
Por qué los datos son importantes para el sector jurídico
Para los bufetes de abogados, el cambio de enfoque hacia el exterior para centrarse en el cliente implica romper los silos de acceso a la información, de modo que el personal que está de cara al cliente tenga acceso a la información relevante cuando la necesita. Esto significa no solo tener acceso a datos, sino que sean de calidad y útiles para el negocio.
La inversión en tecnología que ayuda a obtener buenos resultados empresariales es importante, y todo empieza por garantizar que los datos sean precisos. La tecnología debe ser un medio para conseguir un fin, no el fin en sí mismo, por lo que una inversión en una solución que asegure un resultado positivo, como garantizar la exactitud de los datos mediante el escaneo de documentos, es un paso que merece la pena en cualquier proceso de transformación digital. Un escáner de documentos que guarde la información en la nube proporciona un medio sencillo para digitalizar múltiples documentos y así un bufete de abogados marque la diferencia, permitiéndole centrarse en el asesoramiento y el trabajo de alto valor que ofrece.
