Esta entrevista tiene ocasión con motivo del cambio que ha supuesto a partir del pasado 1 de octubre, que la Tesorería General de la Seguridad Social deja de enviar comunicaciones postales a los más de tres millones de trabajadores autónomos de nuestro país y pasa hacerlo a sus buzones electrónicos, con el fin de aumentar la seguridad jurídica y ahorrar recursos, tiempo y dinero.
1.- Para aquellos de nuestros lectores que no conozcan DEH Online, ¿podría presentarnos brevemente la Compañía y cuál es su objeto de negocio?
DEH Online es la compañía pionera en Europa y líder en España en la emisión de Certificados Digitales y la gestión de Notificaciones Electrónicas.
Fundamos la empresa en 2011, cuando España adaptó su legislación al nuevo Mercado Único Digital Europeo. Desde ese momento, las Administraciones Públicas comenzaron a eliminar sus notificaciones en papel y a comunicarse con entidades y empresas mediante notificaciones electrónicas. Este nuevo sistema de comunicación se convierte en un problema para muchos empresarios que, desde entonces, tienen la obligación de dedicar recursos a vigilar de manera constante las notificaciones electrónicas.
DEH Online resuelve este problema con su servicio para vigilar y garantizar la recepción de todas las notificaciones electrónicas enviadas por más de 6.000 Administraciones Públicas. Además de la gestión de las notificaciones electrónicas, DEH Online ofrece la emisión de Certificados Digitales y su almacenamiento de forma segura en la nube para protegerlos frente a pérdida o hurto.
2.- ¿Por qué para un empresario o autónomo resulta importante vigilar las notificaciones electrónicas?
Las notificaciones electrónicas se han convertido en la única vía de comunicación para las Administraciones Públicas. Por tanto, para no perder información ni caer en una situación de indefensión, los empresarios y trabajadores deben vigilar de manera constante sus buzones electrónicos.
Otra de las características de este sistema de comunicación es que las notificaciones electrónicas tan solo permanecen unos días en el buzón electrónico. En el caso concreto de la Agencia Tributaria están diez días en el buzón electrónico y, una vez finalizado ese plazo, se dan por comunicadas y desaparecen. No conocer el contenido de una notificación puede derivar en consecuencias negativas como multas, recargos o el inicio de una inspección fiscal, entre otros. Es un riesgo innecesario que se puede evitar con el servicio DEH Online, que vigila y entrega las notificaciones de forma ininterrumpida las 24 horas los 365 días al año.
3.- ¿Cuáles son las principales razones por las que se suele incumplir con las obligaciones en materia de notificaciones electrónicas?
La principal razón es el desconocimiento. Aún hay muchas empresas y trabajadores autónomos que no saben que las Administraciones Públicas han dejado de enviar comunicaciones postales. En DEH Online hemos conocido varios casos de empresas que han tenido que costear importantes multas por no acceder a su buzón electrónico a tiempo: no sabían que las notificaciones electrónicas de las Administraciones Públicas ya no las entregaba el cartero, sino que llegaban a través de medios electrónicos.
4.- La vigilancia de manera ininterrumpida de las notificaciones electrónicas enviadas por más de 6.000 administraciones públicas en España que asume DEH Online implica realizar una importante delegación por parte de los interesados. En este sentido ¿hasta qué punto DEH Online asume un alto grado de responsabilidad?
Este punto es capital en nuestra propuesta de valor. Asumimos la responsabilidad de recoger, firmar y entregar a nuestros clientes todas las Notificaciones Electrónicas que les envíen las Administraciones Públicas. Es una responsabilidad que otras empresas no quieren o no pueden asumir. De hecho, somos los únicos que lo ofrecemos.
Esto es posible tras invertir mucho tiempo y dinero en el desarrollo de una plataforma tecnológica e implementar unos procesos operativos que ofrezcan la máxima fiabilidad a la hora de vigilar y gestionar las notificaciones electrónicas. Los clientes pueden cometer fallos, tener un descuido o incluso ponerse enfermos y no acceder al buzón electrónico, pero eso es algo que a nosotros no nos pasa: siempre van a conocer las Notificaciones Electrónicas que les envíen las Administraciones Públicas.
5.- ¿Por qué el contar con un certificado digital, como nuevo requerimiento que exige la Administración, aporta seguridad al sistema de las notificaciones electrónicas?
La identidad digital es en el mundo online lo que los pasaportes y DNI suponen en el mundo analógico. Parejo al crecimiento del mundo digital, que hoy en día es imparable, cada vez realizamos más gestiones de manera telemática. De ahí, la importancia del Certificado Digital, la forma más extendida y fiable de acreditar la identidad digital de una persona, entidad o empresa. Son, por tanto, un instrumento esencial e imprescindible a la hora de realizar trámites en Internet. Por nuestra parte, en DEH Online emitimos los Certificados Digitales en un entorno seguro y los centralizamos en la nube para garantizar su seguridad en todo momento.
6.- ¿Qué ventajas ofrece la nube a la hora de gestionar y conservar las certificaciones digitales?
Como comentaba antes, ofrece las máximas garantías de seguridad y fiabilidad y, además, los Certificados Digitales centralizados en la nube siempre están a disposición de la empresa, entidad y trabajador autónomo, en cualquier dispositivo y en cualquier momento.
En DEH Online los Certificados Digitales se emiten en un entorno seguro, en una plataforma certificada por el Ministerio de Industria, una de las pocas que existen en España debido al nivel de exigencia requerido. Esta plataforma ofrece un completo registro del uso del certificado digital con el fin de que el uso que se haga del mismo quede registrado y sea auditable en cualquier momento
7.- En su opinión, ¿cuáles son los próximos retos que traerá consigo la transformación digital en el ámbito de las notificaciones electrónicas?
En este ámbito nos encontramos con varios desafíos. Uno de ellos es que todas las Administraciones Públicas se integren cuanto antes en un buzón único (buzón 060 o Carpeta Ciudadana) pero la prórroga adicional de 2 años recogida en el Título V del RD Ley 11/2018 supone un freno para esta transformación digital. La Administración Pública obliga por ley a sus administrados, personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica, a recibir las notificaciones de todas las Administraciones Públicas por vía electrónica. Sin embargo, permite a estas Administraciones que no se integren en un buzón único de entrega. De este modo, el administrado está obligado a vigilar miles de Sedes Electrónicas de las diferentes sedes mientras dura este periodo de prórroga.
Otro de los desafíos es la puesta en marcha del Registro Electrónico de Apoderamientos (REA) para que funcione de manera efectiva los apoderamientos para las gestiones electrónicas.
Por último, deberían realizarse campañas divulgativas para que todas las personas y entidades obligadas conozcan las implicaciones derivadas de la legislación actual en esta materia.
8.- Para terminar, la importancia y trascendencia de la seguridad de las notificaciones electrónicas hace cuestionarnos sobre si éstas deben estar protegidas jurídicamente con un instrumento regulatorio propio, un estatuto jurídico ad hoc, que garantizase todo su ciclo de vida, así como su gestión, administración, conservación y desaparición. ¿Qué opina al respecto?
Desde mi punto de vista, la legislación relativa a los Certificados Digitales y a las Notificaciones Electrónicas es correcta. Sin embargo, falta que las Administraciones Públicas la adopten plenamente y se pongan al día con sus obligaciones.
Como explicaba en la pregunta anterior, muchas Administraciones Públicas no se han integrado aún en un buzón único. Tampoco se ha puesto en marcha el REA, necesario para poder delegar y apoderar de manera efectiva. No puedes exigir a todos los sujetos pasivos que tengan el tiempo y los conocimientos para asumir en primera persona todas sus obligaciones.
Por último, la Administración Pública, en este caso el Ministerio de Industria, debe mejorar su diligencia a la hora de actualizar las listas de proveedores homologados de servicios de certificación y garantizar de ese modo que un certificado válido funcione en todas las sedes electrónicas.