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La aprobación del Real Decreto-ley de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo se aplicará de forma generalizada a partir del 12 de mayo en todas las empresas españolas.

Registro de Jornada: implementación práctica del control horario en la empresa

Noticia

Pilar López Asencio, socia del departamento de Derecho Laboral de Vaciero, aconseja que “todos los empresarios implementen el sistema de control de horario que mejor se adapte a las características de cada empresa y que garantice la fiabilidad e invariabilidad de los datos de la jornada de cada trabajador”.


Cada semana  de 2018 se realizan en España un total de 6.4 millones de horas extraordinarias. Sin embargo, la falta de compensación de estas horas extras y la nula cotización a la Seguridad Social precipitaban la aprobación gubernamental del Real Decreto-ley 8/2019 de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo cuya entrada en vigor será el próximo 12 de mayo.

La medida normativa, no exenta de polémica, ha generado diferentes dudas tanto por su carácter sancionador y obligatoria aplicación empresarial como por la repercusión inmediata para los 19.471 millones de trabajadores españoles según la cifra facilitada por el Instituto Nacional de Estadística (INE).

Para la socia del departamento de Derecho Laboral de Vaciero, Pilar López Asencio, el espíritu que se desprende de la Exposición de Motivos del RD/ 8/2019 “no es otro que el de crear un marco de seguridad jurídica tanto para las personas trabajadoras como para las empresas y de posibilitar el control por parte de la Inspección de Trabajo y de Seguridad Social”.

Sin embargo, la experta laboral advierte que la implementación de la norma “genera un abanico de cuestiones no abordadas por el texto legal como son el control de jornada de trabajadores desplazados o teletrabajadores, la negligencia o errores de los trabajadores en el “fichaje” o las posibles excepciones y especialidades en las obligaciones de registro de jornada” que actualmente quedan al criterio que en cada caso vaya adoptando la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, y que, por tanto, “no permiten asegurar el resultado de su aplicación”.

Infracciones y sanciones

En el caso de que las empresas no registren el inicio y el fin de la jornada y las horas efectivas de trabajo, el nuevo decreto establece distintas cuantías como sanción en base al tipo de infracción que se haya cometido. Las sanciones fijadas oscilan entre 60 y 187.515 euros, en caso de infracciones muy graves. La aplicación de la medida del registro horario de la jornada diaria fijada en 40 horas semanales será exigible a partir del 12 de mayo. En el caso de infracción, la autoridad laboral (Inspección de Trabajo y Seguridad Social) estará facultada plenamente para desplegar la actividad inspectora en este sentido y por tanto, imponer las correspondientes sanciones en caso de constatar incumplimiento empresarial constitutivo de infracción en esta materia. En opinión de Vaciero, todas las empresas deberán estar preparadas para tal eventualidad, con independencia de que habrá que estar atentos a los pronunciamientos de la Inspección de Trabajo (y, en última instancia, de los Tribunales), respecto de los puntos que aún necesitan ser clarificados e interpretados.

Personal desplazado

Una de las cuestiones que ha suscitado interés entre trabajadores y empresarios es la relativa a los empleados en situación de desplazamiento. El área comercial de las compañías españolas se caracteriza por la movilidad de sus empleados, que en gran medida se ven obligados a desplazarse para realizar demostraciones presenciales de productos en zonas ajenas a la sede central. Los desplazamientos pueden ampliarse en un radio superior al de su zona de residencia con estancias de varios días fuera de sus hogares. Este matiz no se incluye en el decreto, y en concreto, el RD-ley 8/2019 no hace diferenciación alguna entre los trabajadores cuya jornada debe ser registrada, indicando expresamente que el registro se realizará “respecto de cada persona trabajadora”. Por esto, Pilar López Asencio, entiende que, ante la falta de concreción de la norma, la obligatoriedad de la medida rige también para trabajadores desplazados, o incluso los que trabajen en su domicilio (supuestos de teletrabajo).

¿Cómo se puede gestionar el control de horario?

Siguiendo lo establecido en la norma, no existe una imposición sobre el método o modalidad concreta para registral el control del horario laboral. La empresa tiene libertad a la hora de elegir este sistema, sin embargo la recomendación de López Asencio es que este sistema pueda garantizar la fiabilidad e invariabilidad de los datos. El sistema deberá registrar cada día de servicio, haciendo constar la hora de inicio y finalización de la jornada.

El empresario dispone de una variedad de sistemas en el mercado tanto analógicos como digitales que favorecerán el fichaje tanto presencial como web de aquellos trabajadores desplazados o que usen el teletrabajo como modalidad.

En cuanto al control biométrico, la opinión de la experta laboral es que este sistema ofrece la ventaja de la dificultad de suplantación del sujeto proporcionando una mayor seguridad respecto a la autenticidad de datos.

Por último, las soluciones en la nube para el control de la gestión del tiempo pueden resolver el problema del control horario de trabajadores desplazados o teletrabajadores, puesto que pueden ser utilizados sin necesidad de estar presencialmente en el trabajo, siendo suficiente el acceso a través de un dispositivo válido (móvil, ordenador, tablet, etc.).

Negociación colectiva

La obligación de implementar el registro de jornada recae en los empresarios y son los empresarios lo que deberán responder ante la autoridad laboral en caso de un incumplimiento.

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET) permite que el registro de jornada –organización y documentación- se trate en los convenios colectivos o en los acuerdos de empresa. Sin embargo, la socia de Laboral de Vaciero establece dos supuestos clave en este sentido y que el empresario deberá tener en cuenta:

  • En defecto de negociación colectiva o acuerdo de empresa respecto de la organización y documentación del registro de jornada, prevalece la decisión del empresario previa consulta con la RLT (representante legal de los trabajadores).

Es decir, salvo que se establezca en convenio colectivo o en acuerdo de empresa, la forma de realizar el registro queda a discreción de la empresa, que deberá consultar con la RLT, si la hubiera.

  • En caso de no existir RLT, la norma no aclara cómo ha de procederse. Pero, dada su redacción, entendemos que el empresario deberá elegir un sistema que garantice la fiabilidad e invariabilidad de los datos, e informar a los trabajadores de la obligación de control de la jornada diaria, así como del sistema elegido para ello.

¿Cuánto tiempo se deberán guardar los registros de jornada?

La norma establece la obligación para la empresa de conservar los registros durante el plazo de 4 años. En este periodo de tiempo, la información debe quedar a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes legales (RLT) y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Se establece, por tanto, una obligación de disponibilidad de los registros a favor de dichos sujetos.

Además, según Pilar López Asencio, existe “una obligación de información sobre los registros a favor de la RLT”. En este sentido, de acuerdo con lo establecido en la Disposición Adicional 5ª del RD 1561/1995 de 21 de septiembre, los representantes legales de los trabajadores (RLT) deben ser informados por la empresa de las horas extraordinarias realizadas por los trabajadores, recibiendo a tal efecto un resumen del registro de la jornada del trabajador que haya realizado horas extraordinarias.

De igual forma, “el artículo 35.5 ET dispone que el empresario debe facilitar al trabajador que realice horas extraordinarias, el resumen de su jornada laboral para el cómputo de dichas horas”, concluye la experta de departamento de Derecho Laboral de Vaciero.

Recomendaciones para la implementación práctica del control horario

  • Aplicar el sistema de control que mejor se adapte a las características de cada empresa, y que garantice la fiabilidad e invariabilidad de los datos de la jornada de cada uno de los trabajadores que prestan servicios en ella.
  • Cumplir con las obligaciones de disponibilidad de los registros a favor de los trabajadores, sus representantes legales e Inspección de Trabajo.
  • Facilitar información sobre los registros a la RLT.
  • Conservar los registros correspondientes a los últimos cuatro años.

Ventajas para los trabajadores

  • Control veraz de las horas extraordinarias para evitar el abuso y el fraude, tanto en el ámbito salarial como respecto de las cotizaciones de Seguridad Social.
  • Garantizar el cumplimiento de los límites en materia de jornada, contribuyendo a la racionalización de los horarios y a la conciliación de la vida laboral y familiar.
  • En materia de Seguridad y Salud en el trabajo, facilita el control de obligaciones tales como el descanso entre jornadas.
  • Redunda en la garantía y defensa del derecho a la “desconexión digital”.

Ventajas para los empresarios

  • Racionalización de horarios, como medida que redunda en un mayor rendimiento de la plantilla.
  • Control del absentismo y la falta de puntualidad.
  • Facilita la implementación de horarios flexibles u otras medidas relacionadas con el “Smart Working” y la conciliación de la vida laboral y familiar.
  • Permite el cumplimiento de la normativa en materia de seguridad y salud en el trabajo, y, obviamente, el cumplimiento de la normativa de registro horario y control de las horas extraordinarias.

Puedes seguir leyendo más sobre registro de la jornada laboral en el artículo La implementación técnica del Registro de la Jornada.