A partir del 12-5-2019, las empresas tienen la obligación de registrar diariamente la jornada laboral de cada trabajador. En este artículo se expone la problemática que existe para la aplicación del registro horario, aportando diversas soluciones y ejemplos.
Índice de contenidos
- Obligatoriedad del Registro de la Jornada.
- Sanciones económicas.
- Regulación específica de la Inspección de Trabajo y de la Seguridad Social.
- Problemática en la aplicación del registro horario.
- Sintonía con la Protección de Datos Personales y Garantía de Derechos Digitales.
- Implementación a través de la negociación colectiva o acuerdo de empresa.
- Implementación técnica del registro de la jornada.
7.1. Puestos de trabajo móviles o itinerantes.
7.2. Jornadas de teletrabajo, sistemas “flexwork” o empleados que acuden a espacio compartidos (coworking).
7.3. Implementación del registro en jornadas de trabajo continuadas desarrolladas en un único centro de trabajo o varios centros de trabajo.
1. Obligatoriedad del registro de la jornada
El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo (“RDL 8/2019”), publicado en el BOE el 12 de marzo, ha regulado de forma expresa, incorporando un nuevo apartado (9) al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores (ET), la obligación de las empresas de registrar diariamente la jornada laboral.
Esta nueva obligación viene precedida del intento, desde los Tribunales, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) y los Sindicatos, de impulsar una respuesta frente a las dificultades de control y prueba de la realización de horas extraordinarias.
El RDL 8/2019 integra esta obligación de registro diario de la jornada y entrará en vigor a partir del día 12 de mayo de 2019.
La regulación establece que la empresa garantice el registro diario de jornada, incluyendo el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada empleado. Ello supone que el registro es doble: del horario (entrada y salida) y de la jornada (número de horas), con el previsible conflicto que generará el primero de ellos.
Organizar y documentar el registro de jornada, lo que deberá realizarse mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa (o, de no alcanzarse, por decisión del empresario tras haber realizado una consulta previa a la representación legal de los trabajadores).
Conservar durante 4 años los citados registros por parte de la empresa, estando a disposición de los empleados, de sus representantes legales y de la ITSS.
2. Sanciones económicas
El RDL 8/2019 ha modificado el artículo 7.5 de la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social (LISOS), para tipificar expresamente como infracción grave la transgresión de las normas en materia de registro de jornada, pues precisamente la sentencia del Tribunal Supremo de 23 de marzo de 2017, cuestionaba la ausencia de tipificación de dicha conducta.
3. Regulación específica de la Inspección de Trabajo y de la Seguridad Social
Debemos recordar que esta materia ha venido siendo objeto de revisión por parte de la ITSS, en su origen, de la instrucción 3/2016 sobre intensificación del control en materia de tiempo de trabajo y horas extraordinarias, y que posteriormente fue adaptada mediante la instrucción 1/2017.
Por tanto, resultaría posible que, a partir de esta modificación legislativa, la ITSS vuelva a adaptar su criterio –en línea con el inicial recogido en la instrucción 3/2016, para exigir el registro diario de la jornada diaria, aun cuando no se realicen horas extraordinarias- e intensifique su labor inspectora en este ámbito.
4. Problemática en la aplicación del registro horario
Debemos de contextualizar que el tiempo de trabajo no es una realidad común, puesto que en el mercado de trabajo conviven horarios de distinta naturaleza, desde fijos, flexibles, libres; se contemplan jornadas continuadas, partidas o intensivas; jornadas que arrancan o finalizan en el centro de trabajo y jornadas que no; teletrabajadores; sistemas de jornada flexwork, tiempos de trabajo efectivo y otros de mera presencia, de espera y de disponibilidad; distribuciones irregulares de la jornada y adaptaciones de ésta por razones de conciliación de la vida familiar y laboral.
Tampoco se produce una realidad homogénea en cuanto a la diferente tipología de empresas, puesto que las necesidades que puede tener una micropyme (empleados de 2 a 5) son sin lugar a dudas distintas de las que puede abordar una empresa multinacional, de ahí que la implementación de esta medida requiera analizar qué formulas son las que mejor se adaptan a cada tipo de empresa y, sobre todo, teniendo en cuenta el sector o actividad empresarial predominante o accesoria.
En este sentido, la obligación de registro regulada, no establece regla especial atendiendo a la multiplicidad de tipos de jornada o empresas existente, sino que se impone uniformemente y sin excepciones.
Por esta razón, y a pesar del vacío legal existente en cuanto a las distintas fórmulas de implementación del registro, el sistema de control horario que elijamos debería permitir definir, personalizar y reconocer la totalidad de la jornada efectiva de trabajo adaptada a cada tipo de jornada laboral, para así poder registrar y analizar el saldo de horas pertinente con independencia del tipo de jornada laboral que se realice.
Cada mes o semana, deberían de totalizarse las horas ordinarias como las horas extraordinarias (horas en cómputo diario, semanal o mensual por encima de la jornada ordinaria). Además, cuando se producen estas horas y son perfectamente identificables, la empresa debería compensarlas con tiempo de descanso o con retribución en el plazo de 4 meses.
Lo deseable, sería que el sistema de registro horario tendría que contemplar cada mes o semana cual es el exceso de jornada que se produce y que va acumulando el trabajador, sin que, en ningún caso, al final de año, pueda existir una acumulación de horas extraordinarias superior a 80, pues en tal caso, la empresa podría incurrir en un incumplimiento de normativa sancionable con multa.
5. Sintonía con la Protección de Datos Personales y Garantía de Derechos Digitales.
Dentro de las distintas soluciones digitales que se ofrecen y con carácter previo a valorar las diferentes fórmulas de su implementación, la empresa debería analizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos y garantía de derechos digitales, sobre todo en lo que se refiere a la esfera de privacidad, intimidad y dignidad de la persona trabajadora, todo ello, a fin de evitar incurrir en algún tipo de vulneración de un derecho fundamental en contra del trabajador.
Es importante realizar este primer diagnóstico, ya que como veremos más adelante, existen diferentes sectores en los que el seguimiento y verificación del registro de la jornada puede entrar en colisión con la privacidad e intimidad de los trabajadores, así como por ejemplo, en el sector de transporte, en el que el inicio de la jornada y final, son aplicadas mediante dispositivo digital por el propio trabajador, pero que su verificación a instancias de la empresa, en ocasiones debe de hacerse mediante sistemas de geolocalización, de modo que estas cuestiones de privacidad e intimidad inherentes a la propia actividad del sector, deben de tenerse en cuenta a la hora de analizar el sistema de control de jornada aplicable en cada caso, así como la necesidad de establecer Políticas de gestión y uso de medios telemáticos encaminadas a regular estas cuestiones de especial sensibilidad.
6. Implementación a través de la negociación colectiva o acuerdo de empresa
En ausencia de criterios objetivos de implementación, el legislador ha llamado a la puerta a los agentes sociales e interlocutores de empresa para que negocien diferentes fórmulas de implementación del registro de jornada en atención a las necesidades, características y circunstancias organizativas de cada empresa.
En este sentido, y en consonancia con lo que establece la nueva redacción del artículo 34 en cuanto a su implementación, si la empresa cuenta con representantes de los trabajadores se recomienda al empresario acudir a la negociación colectiva para configurar la fórmula más idónea y adecuada de registro de la jornada en la empresa, ahora bien, en caso de no existir representación legal (como ocurre en gran parte del tejido empresarial español), se tendría que implementar dicho registro respetando el marco legal instaurado a través de la negociación colectiva de ámbito superior, así como la garantía de derechos fundamentales que conserva toda persona trabajadora a la que se hacía referencia en el apartado anterior.
En ausencia de representación legal de los trabajadores, las empresas deberán aplican una política de control horario que respete lo dispuesto en el Convenio Colectivo que resulte de aplicación, en el Estatuto de los Trabajadores y, por último, la garantía de derechos digitales de la que hablábamos anteriormente, sin olvidar normativa que podría ser de aplicación con carácter supletorio.
7. Implementación técnica del registro de la jornada.
Aterrizando de pleno en el terreno práctico, en el presente artículo se analizará la aplicación de los diferentes sistemas de registro de la jornada en atención a los distintos tipos de jornadas de trabajo que más interrogantes han generado tras su reforma, y, teniendo en cuenta el tipo de empresa que debe implementar este registro.
7.1. Puestos de trabajo móviles o itinerantes.
En este ámbito, abordaremos distintas soluciones prácticas sobre cómo llevar a cabo la aplicación técnica del registro de la jornada en los sectores en lo que con mayor asiduidad existen puestos de trabajo móviles o itinerantes.
Los sectores que podrían quedar integrados en este apartado a modo de ejemplo serían; el sector de Construcción y obras públicas, personal de mantenimiento o servicios técnicos, agentes comerciales, visitadores médicos, personas trabajadoras del sector de la limpieza de edificios y locales en distintos centros de trabajo, empleados del sector de transportes por carretera y profesionales del sector de servicios externos o in-house (abogados, informativos, arquitectos etc.), en definitiva, profesionales que desarrollan su jornada de trabajo, parcial o íntegramente, fuera del centro de trabajo asignado en el contrato de trabajo.
Según la diversa casuística podemos abordar los siguientes supuestos más comunes:
Supuesto 1: Empleado itinerante continuo que no pasa por la oficina.
Tipos de posiciones puede ser un agente comercial, visitadores médicos, transportistas o incluso abogados en ocasiones.
En estos casos se pueden utilizar aplicaciones móviles, concretamente:
Opción 1 – QR/NFC integrado en el vehículo.
Se considera el vehículo como el centro de trabajo, por tanto, en el mismo vehículo se configura un NFC o un QR (imagina un botón grande pegado en la pared o un código de barras) y el empleado, al iniciar su jornada, escanea este NFC/QR. Para esta opción el empleado, o tiene móvil de empresa o tiene que utilizar el suyo personal.
Opción 2 – por geolocalización.
El empleado tiene una aplicación móvil instalada donde, al acceder con su nombre de usuario y su contraseña, envía una señal de geolocalización como que empieza su jornada laboral. La aplicación geo-posiciona toda la ruta de la persona itinerante hasta que cierra la aplicación (no cuando la minimiza, sino cuando hace “logout”). Cuando cierra la aplicación se considera que la persona finaliza su jornada.
Supuesto 2: Trabajador itinerante discontinuo que pasa por oficina y realiza la ruta.
Estos casos son una combinación de los anteriores. Es decir, cuando vaya a la oficina registrará su entrada-salida con el sistema de fichaje instalado allí, mientras que cuando haga ruta podrá utilizar cualquiera de los casos englobados en el apartado (Itinerante continuo).
Supuesto 3: Trabajador itinerante o personal que presta servicios en casa del cliente.
Si los servicios se prestan en casa del cliente y se desea registrar esa jornada, una buena manera es la que se plantea en el caso (varios centros de trabajo (con dispersión geográfica) con pocos empleados), aunque en este caso el número origen del cliente deberá considerarse como un centro de trabajo más de la compañía.
7.2. Jornadas de teletrabajo, sistemas “flexwork” o empleados que acuden a espacio compartidos (coworking)
Soluciones prácticas para empleados que realizan su jornada mediante contrato de teletrabajo, empleados que alternan su jornada laboral en oficia y en su domicilio por disponer de horas de trabajo en casa “flexwork” o empleados que desarrollan su jornada laboral en espacios tipo coworking con sede oficial de la empresa en el extranjero o en otra comunidad autonomía distinta al de la prestación de servicios.
Supuesto 1: Teletrabajo parcial o completo (parte de la jornada en la oficina y parte en domicilio o toda la jornada en domicilio)
En este caso se tiene dos escenarios con dos soluciones idealmente compatibles:
a. Registro horario en el centro de trabajo / oficina
En estos casos se instala un fichador (máquina) que puede hacer registros de distintas maneras:
- Biometría de huella digital
- Biometría / reconocimiento facial
- NFC (tarjetas configuradas para cada empleado y el fichaje se hace al aproximar la tarjeta a la máquina)
Existen máquinas que pueden hacer todo lo comentado anteriormente o máquinas que únicamente pueden realizar un tipo de fichaje concreto. Varía, como no, el precio del dispositivo.
Otra variante que se puede hacer es poner un NFC o un QR en la empresa (imagina un botón grande pegado en la pared o un código de barras) y que cada empleado pase su móvil escaneando este NFC/QR. Para esta opción el empleado, o tiene móvil de empresa o tiene que utilizar el suyo personal.
b. Registro horario en casa / cualquier otro lugar
En estos casos se puede hacer un registro horario por llamada telefónica. La operativa es la siguiente:
- El teléfono origen (el número de móvil de la empresa) se da de alta en el sistema informático (como si fuese darlo de alta en la agenda).
- El código de empleado (normalmente los 8 dígitos del DNI, sin letra) se da de alta como trabajador de ese número de teléfono (en principio es personal para cada trabajador).
Cuando el empleado entra a trabajar.
- Llama a un número 900 (sin coste para el que realizad la llamada).
El sistema identifica el número de origen, por lo que sabe que se inicia/finaliza una jornada.
- Sale una locución / contestador que dice: “por favor, introduzca su código de 8 dígitos”.
- El trabajador marca en el propio teléfono su número de DNI.
- El sistema registra esa llamada / fichaje ya que ha podido enlazar el centro y el empleado.
Supuesto 2: Sistema de trabajo “flexwork” (jornada fuera de oficina)
Para este caso se podrían utilizar hasta tres sistemas:
Opción 1: Registro mediante la monitorización del empleado a la intranet de la empresa
Para ello la empresa debe contar con un departamento informático. Los registros de login – logout- de la intranet podrían utilizarse como tiempo justificado de trabajo y, por tanto, el registro de la jornada laboral.
Opción 2: Registro de jornada a través de una plataforma web
En caso de que la empresa no disponga de intranet como en el punto anterior, desde el PC de la empresa (idealmente compatible con el sistema de registro de las oficinas para tenerlo todo centralizado) podemos acceder a una web donde indicamos, previo login, que iniciamos/finalizamos la jornada. Este sistema de registro recopila los datos que puede de la máquina para verificar que se hace desde un dispositivo aceptado por la empresa.
Opción 3: Registro telefónico
En estos casos se puede hacer un registro horario por llamada telefónica. La operativa es la siguiente:
- El teléfono origen (el número de móvil de la empresa) se da de alta en el sistema informático (como si fuese darlo de alta en la agenda).
- El código de empleado (normalmente los 8 dígitos del DNI, sin letra) se da de alta como trabajador de ese número de teléfono (en principio es personal para cada trabajador).
Cuando el empleado entra a trabajar.
- Llama a un número 900 (sin coste para el que realizad la llamada).
El sistema identifica el número de origen, por lo que sabe que se inicia/finaliza una jornada.
- Sale una locución / contestador que dice: “por favor, introduzca su código de 8 dígitos”.
- El trabajador marca en el propio teléfono su número de DNI.
- El sistema registra esa llamada / fichaje ya que ha podido enlazar el centro y el empleado.
Supuesto 3: Jornada desarrollada en espacios tipo “Coworking”
Este formato es singular, ya que en la misma oficina/espacio de trabajo, el centro se comparte entre varias empresas. Lo ideal en estos casos es poner un biométrico configurándolo de forma que, desde una misma máquina se pueda hacer el registro de varios centros de trabajo, aun siendo único el dispositivo. De forma que habrá un software que discrimina si la huella pertenece a una empresa u a otra.
A niveles prácticos, y no de configuración como tal, se instala un fichador (máquina) que puede hacer registros de distintas maneras:
- Biometría de huella digital
- Biometría / reconocimiento facial
- NFC (tarjetas configuradas para cada empleado y el fichaje se hace al aproximar la tarjeta a la máquina)
Existen máquinas que pueden hacer todo lo comentado anteriormente o máquinas que únicamente pueden realizar un tipo de fichaje concreto. Varía, como no, el precio del dispositivo.
Otra variante que se puede hacer es poner un NFC o un QR en el coworking (imagina un botón grande pegado en la pared o un código de barras) y que cada empleado pase su móvil escaneando este NFC/QR. Para esta opción el empleado, o tiene móvil de empresa o tiene que utilizar el suyo personal.
7.3. Implementación del registro en jornadas de trabajo continuadas desarrolladas en un único centro de trabajo o varios.
En este apartado se aborda la implementación del registro en intención a (i) si existe un único entro de trabajo o varios centros, (ii) el volumen de trabajadores que la compañía tiene por centro de trabajo y (iii) el tamaño de la empresa (micropyme, pyme o empresa grande/multinacional).
Supuesto 1: Empresa con un único centro de trabajo (edificio) y con un volumen de empleados superior a 200.
En estos casos se instala un fichador (máquina) que puede hacer registros de distintas maneras:
- Biometría de huella digital.
- Biometría / reconocimiento facial.
- NFC (tarjetas configuradas para cada empleado y el fichaje se hace al aproximar la tarjeta a la máquina).
Existen máquinas que pueden hacer todo lo comentado anteriormente o máquinas que únicamente pueden realizar un tipo de fichaje concreto. Varía, como no, el precio del dispositivo.
Otra variante que se puede hacer es poner un NFC o un QR en la empresa (imagina un botón grande pegado en la pared o un código de barras) y que cada empleado pase su móvil escaneando este NFC/QR. Para esta opción el empleado, o tiene móvil de empresa o tiene que utilizar el suyo personal.
Supuesto 2: Empresa con varios centros de trabajo (con dispersión geográfica) y con un volumen de empleados en cada centro superior a 200.
En estos casos vale la pena hacerlo como en el caso anterior, se instala un fichador (máquina) que puede hacer registros de distintas maneras:
- Biometría de huella digital.
- Biometría / reconocimiento facial.
- NFC (tarjetas configuradas para cada empleado y el fichaje se hace al aproximar la tarjeta a la máquina).
Existen máquinas que pueden hacer todo lo comentado anteriormente o máquinas que únicamente pueden realizar un tipo de fichaje concreto. Varía, como no, el precio del dispositivo.
Otra variante que se puede hacer es poner un NFC o un QR en la empresa (imagina un botón grande pegado en la pared o un código de barras) y que cada empleado pase su móvil escaneando este NFC/QR. Para esta opción el empleado, o tiene móvil de empresa o tiene que utilizar el suyo personal.
Supuesto 3: Pequeñas empresas con un único centro de trabajo entre 2 – 5 empleados
Por ejemplo: un bar de toda la vida, o una empresa con 2-3 personas en nómina.
En estos casos se puede hacer un registro horario por llamada telefónica. La operativa es la siguiente:
El teléfono origen del bar/oficina pequeña se da de alta en el sistema informático (como si fuese darlo de alta en la agenda).
- El código de empleado (normalmente los 8 dígitos del DNI, sin letra) se da de alta como trabajador de ese número origen = bar/oficina pequeña.
Cuando el empleado entra a trabajar.
- Llama a un número 900 (sin coste para el que realizad la llamada).
- El sistema identifica el número de origen, por lo que sabe desde dónde se está llamando.
- Sale una locución / contestador que dice: “por favor, introduzca su código de 8 dígitos”.
- El trabajador marca en el propio teléfono su número de DNI.
- El sistema registra esa llamada / fichaje ya que ha podido enlazar el centro y el empleado.
Supuesto 4: Empresas con varios centros de trabajo (con dispersión geográfica) con un volumen de 2 a 5 empleados.
Por ejemplo: un bar de toda la vida, o una empresa con 2-3 personas en nómina.
En estos casos se puede hacer un registro horario por llamada telefónica. La operativa es la siguiente:
- El teléfono origen del bar/oficina pequeña se da de alta en el sistema informático (como si fuese darlo de alta en la agenda).
- El código de empleado (normalmente los 8 dígitos del DNI, sin letra) se da de alta como trabajador de ese número origen = bar/oficina pequeña.
Cuando el empleado entra a trabajar.
- Llama a un número 900 (sin coste para el que realizad la llamada).
- El sistema identifica el número de origen, por lo que sabe desde dónde se está llamando.
- Sale una locución / contestador que dice: “por favor, introduzca su código de 8 dígitos”.
- El trabajador marca en el propio teléfono su número de DNI.
- El sistema registra esa llamada / fichaje ya que ha podido enlazar el centro y el empleado.
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