Los beneficios de la transformación digital no han sido un aliciente suficiente para impulsar una transformación digital efectiva en España. El aumento de la competitividad y productividad, la mejora de los resultados financieros y rentabilidad, el incremento de la satisfacción de los trabajadores, el mayor control general sobre la empresa, la optimización de la experiencia de cliente, el ahorro de costes de TI, entre otros, no han sido argumentos válidos para convencer por completo a los empresarios. La digitalización de la gestión empresarial sigue siendo una tarea pendiente en España. Así lo demuestra el último estudio realizado por PHC Software sobre “La digitalización de la gestión empresarial en España”, en el que se revela que solo un 54% de las empresas españolas han iniciado o están en pleno proceso de digitalización a nivel de gestión empresarial.
Ante este panorama, el Estado ha decidido dar un empujoncito a los empresarios con la entrada en vigor del Suministro Inmediato de Información (SII), más conocido como el IVA en tiempo real, que ha obligado a un total de 62.000 empresas españolas a conectarse en tiempo real a la Agencia Tributaria. Estas empresas, que representan aproximadamente el 80% del total de la facturación empresarial de España, son todas aquellas cuya facturación es superior a los 6 millones de euros al año y que están obligados a autoliquidar el IVA mensualmente, es decir, los grupos de IVA (pymes y autónomos que tributen en este régimen) y las empresas inscritas en el Registro de Devolución Mensual del IVA (REDME) a adaptarse a la nueva normativa.
Esta interconexión digital con el Estado ha supuesto un reto para las compañías no solo a nivel operativo sino también a nivel tecnológico, ya que, para poder cumplir con el IVA en tiempo real, las empresas españolas deben contar con una solución de software que les permita comunicarse casi en tiempo real con la Agencia Tributaria, y reevaluar sus operativas, sistemas y procedimientos internos de facturación. De tal manera, que la normativa se convierte en un motor del cambio tanto a nivel de tecnología, como de procesos y personas dentro de la empresa, que son los pilares de la transformación digital en las empresas.
Es así como el nuevo sistema SII se convierte en una oportunidad para mejorar la gestión empresarial, ya que su implantación ayuda a las empresas a ser más ágiles. Se disminuyen los requerimientos de información por parte de la AEAT ya que mucha de la información estará recogida en los libros de registro; más rápidas porque se reducen los plazos de realización de las devoluciones puesto que la AEAT dispone de la información en tiempo casi real y con mayor detalle sobre las operaciones, y más rigurosas, ya que se podrán corregir los errores cometidos en los envíos sin que, como hasta ahora sucedía, se lo requiera la Agencia Tributaria (AEAT). Además, la nueva normativa suprime la obligación de presentación de los modelos 347, 340 y 390 y amplía el plazo en 10 días para la presentación e ingreso de tus autoliquidaciones periódicas del IVA. El sistema SII es solo el principio. La transformación digital de las pymes es, sin duda, el camino para alcanzar la excelencia en la gestión.
Aunque la mayoría de las empresas obligadas a cumplir con el SII ha declarado estar preparada para dar respuesta al nuevo sistema, el estudio de PHC Software muestra que un 16,6% asegura no estarlo, y revela que un preocupante 23% desconoce la normativa, lo que puede suponer la imposición de sanciones por parte de la Agencia Tributaria en caso de no hacer frente a la nueva normativa.
De momento, todas las empresas deberían haberse apoyado en su proveedor de software para comprobar si su solución de contabilidad y/o facturación está realmente preparada para dar respuesta al SII, y así remitir, de forma electrónica, la información contenida en las facturas, tanto expedidas como recibidas, tal como lo permiten hacer las soluciones de gestión PHC CS que se adaptada al nuevo sistema y realiza, de forma automática, el proceso de envío de información a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria. Gracias a la comunicación bidireccional con la AEAT, el usuario dispone de una trazabilidad total de los envíos para un control ágil y fiable.
Esta solución de software debe cumplir con todos los requisitos exigidos por la Agencia Tributaria, pero, además, hay que considerar otros aspectos importantes como son la escalabilidad; es decir, que tenga la capacidad de acompañar el crecimiento de la empresa, y la adaptabilidad; esto es, que el software se adapte a la realidad de la empresa y no al contrario. En definitiva, es importante que la herramienta permita dar respuesta a esta obligación, pero que sobre todo lo haga de forma integrada con el resto de procesos de la empresa.
Aunque el sistema ha entrado en vigor el 1 de julio de este año, habrá que esperar un tiempo para evaluar su impacto. Lo cierto es que de momento existe escepticismo entre los empresarios. Según el estudio de PHC Software, un 44,4% afirma que tendrá inconvenientes a la hora de gestionar la empresa, un 22,2% que deberá adaptar su ERP para poder cumplir con la normativa, para un 16,6% el nuevo sistema representará una mayor inversión de hora/hombres, mientras que para otros 16,6% la aplicación de la normativa se traducirá en una mayor formación del personal.
En este contexto, los empresarios piden que la archiconocida transformación digital cubra sobretodo la reducción de los costes (35%) y el aumento de las ventas (40%). Estos son los aspectos más valorados según el estudio de PHC Software, seguidos por la retención de los clientes (29%,7) o el uso de herramienta de marketing (27%).
La carrera por la transformación digital es imparable, y aunque haya muchas empresas que para justificar el no haberse decidido a dar el salto a la gestión digital de sus negocios esgriman razones como el coste que suponen las soluciones, la complejidad de adaptarlas a sus procesos, la formación del personal, o porque creen que los programas ofimáticos ofrecen todo lo que necesitan para gestionar sus empresas, o simplemente porque piensan que no es necesario; el hecho de subirse o no a este carro pude suponer la desaparición o la continuidad de la empresa.
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