La ciencia se puede aprender de memoria, pero la sabiduría no. (Laurence Sterne)
En el mismo momento en el que Max Weber diseñó el modelo burocrático de administración pública ya vaticinó, casi simultáneamente, su final. A principios del siglo XX este modelo respondió a un problema de arbitrariedad de la Administración Pública, carente de objetividad, contra el que se implantó un procedimiento basado en el principio de legalidad, que era aséptico, formal e impersonal, y mucho más eficaz que eficiente. Sin embargo nadie duda de que esto era lo que la Administración necesitaba en aquel momento. Fue un gran cambio, e imaginen las resistencias que pudo tener por parte de quienes tenían interés en mantener el modelo aristocrático, esencialmente hereditario, de la cosa pública. No podemos dejar de mencionar que, prácticamente en las mismas fechas, se dicta en España la Real Orden de 12 de febrero de 1900, de Francisco Silvela, publicada en la Gaceta de Madrid del 19 de febrero, y que rezaba: “En todas las oficinas del Estado, provinciales y municipales se admitan cuantas instancias y documentos se presenten hechos con máquinas de escribir, en los mismos términos y con iguales efectos de los escritos o copiados a mano”. Con todo ello queremos significar que parece realmente increíble que, más de un siglo después, la administración electrónica siga chocando, como el procedimiento weberiano o como la máquina de escribir, con las mismas resistencias.
Pero fue el propio Weber, como adelantábamos, el que predijo que en unos 80 años su propio modelo sería sustituido por otro. Es curioso porque, si se nos permite el símil cinematográfico, el DeLorean de Regreso al Futuro parte desde 1985 –aproximadamente la fecha de caducidad del modelo burocrático - hasta octubre de 2015, fecha en la que, en nuestro mundo real, se aprueba una nueva Ley de Procedimiento Administrativo que lo cambia todo. Es cierto que la realidad dice que, en muchos casos, seguimos rodeados de papeles y de “formalismos eficaces”, pero razones de legalidad, pues habrá que cumplir la nueva Ley; sociales, pues lo imponen las personas; económicas, pues el principio de eficiencia y la reducción de costes y de cargas deben inspirar el funcionamiento de la moderna Administración; y éticas, pues lo electrónico deja rastro (se publica o como mínimo se almacena), lo imponen de una manera incontestable.
Un resumen extremadamente simple de la Ley de Procedimiento –aderezada con su “Ley siamesa”, de Régimen Jurídico-, es que, yendo más allá de leyes anteriores que regulan el procedimiento electrónico, prohíbe el procedimiento no electrónico. Una afirmación muy dura, pero que con la ley en la mano no podemos disfrazar, es que el 2 de octubre de este año, es decir, dentro de poco más de un trimestre, el procedimiento administrativo tramitado en papel será nulo de pleno derecho. Y lo será porque según la misma Ley de Procedimiento éste es electrónico: lo es el expediente con todos sus documentos, lo son las facturas, lo es el Registro, la firma, la notificación en muchos casos, el Archivo… Los actos administrativos se producirán por escrito y por medios electrónicos; el expediente se impulsará de oficio y por medios electrónicos; los documentos administrativos se almacenarán en soportes electrónicos… Cualquier otro formato nos llevaría pues a prescindir total y absolutamente del procedimiento legalmente establecido, y por tanto a incurrir en la mencionada nulidad de pleno derecho.
También habrá pronto una nueva ley de contratos que dará el empuje definitivo a la licitación electrónica, si bien igualmente podría considerarse en vigor, entre otras razones porque la “no transposición” ha reabierto el muy interesante debate jurídico sobre el efecto directo de las normas europeas, incluidas las Directivas.
Y luego está la realidad, que es peor que todo esto, del mismo modo que la realidad de los Juzgados es peor que LexNET. Pero nadie puede discutir, más allá de que no cumplamos los plazos, que el servicio público debe ser electrónico, -además de presencial para quien lo desee, por supuesto-, por lo que debemos empezar a implantar un nuevo aparato organizativo y funcional adaptado al ya bien entrado siglo XXI, como todo lo demás (las personas, las TIC, y ahora también la Ley…). Las AAPP más modestas –esencialmente los Ayuntamientos- lo tendrán más difícil, pero ahí está la ayuda del Estado, con su recién estrenado Catálogo de Servicios de la Administración Digital, y las Diputaciones, Consejos, Cabildos y CCAA uniprovinciales. Todo ello sin despreciar al sector privado, pero teniendo en cuenta que en este tipo de contratos de partner tecnológico la Administración siempre debe llevar “la sartén por el mango”, pues es la verdadera conocedora de sus necesidades –y del procedimiento-. Más contratos de servicios y menos de suministros, por tanto. Y que cualquier software ajeno cumpla estrictamente los Esquemas Nacionales (Seguridad e Interoperabilidad), porque de lo contrario será la Administración quien incumpla.
Y todo esto es importante porque son importantes los Ayuntamientos, sin ninguna duda la Administración del futuro: tan principal como la Unión Europea, ocupando uno de los dos extremos –el más elevado, donde se generan las grandes políticas públicas, y el más próximo, donde se ejecutan- y con los Estados y las Regiones como testigos y como “administraciones intermedias” que básicamente gestionan subvenciones. Pero independientemente de la ayuda externa precisa para conseguir esta “transformación digital” en los Ayuntamientos, a estos siempre les quedará algo por hacer y que nadie más podrá hacer por ellos: la gestión del cambio. Por tanto planificación estratégica, liderazgo, comunicación, formación, evaluación, etc., son conceptos que tendremos que empezar a manejar, y por supuesto aplicar. Después de todo «La administración electrónica es el uso de las TIC en las AAPP, combinado con cambios organizativos y nuevas aptitudes, con el fin de mejorar los servicios públicos y los procesos democráticos y reforzar el apoyo a las políticas públicas.» (Comisión Europea). Es por ello que siempre afirmamos que la administración electrónica es un medio para un fin, algo totalmente instrumental al servicio del noble fin de mejorar el servicio público. Si no ha conseguido mejorar el servicio no ha implantado usted la administración electrónica, sino quizá algo que se le parece (pero no es).
En el apartado de Recursos Humanos, se exigen mayores cotas de ética a un empleado público cada vez más profesional y multidisciplinar. Las organizaciones se irán haciendo menos estancas, rígidas y jerárquicas, precisamente porque estas eran las notas distintivas del modelo burocrático, pasando a ser más flexibles, horizontales y transversales, con nuevos Departamentos destacados como la Oficina de Atención Ciudadana, la Oficina de contratación y el Servicio de Innovación -que podría ser un nombre moderno para “Informática” e incluso para Nuevas Tecnologías, pues en verdad no son tan “nuevas”-. Además, sin perjuicio de la necesaria colaboración administrativa –ya nos hemos referido a la transferencia de servicios entre AAPP-, aparece un nuevo marco relacional como es el de la colaboración (personal) entre empleados públicos, pues las RRSS no solo lo permiten, sino que son el marco idóneo para resolver las grandes cuestiones de forma mancomunada. Antes teníamos dos o tres teléfonos a los que acudir. Ahora todos estamos resolviendo los problemas de todos. Quizá el problema ya esté resuelto en el momento en que se plantea, pero en el peor de los casos se pueden elaborar propuestas a través del modelo de trabajo wiki.
Por último, no debemos olvidar nunca que el ciudadano es nuestra razón de ser. En este momento debemos permitirle relacionarse con la Administración “desde el móvil”, y con una simple identificación –si bien la Ley de Procedimiento sigue exigiendo la firma para la mayoría de trámites-. En la era de la transparencia, la cual por cierto es imposible implantar sin haber implantado antes el procedimiento y el archivo electrónico, se debe procurar rendir cuentas de una manera accesible, comprensible e igualitaria, y recabar la participación y colaboración ciudadanas exactamente del mismo modo. También, y a través de la misma apertura de los datos y de figuras como la asociación para la innovación, se debe promocionar la economía innovadora, de manera que PYMEs y emprendedores vean puertas abiertas, y no esa burocracia del siglo XX que aún tratamos de superar, a la hora de invertir su tiempo, dinero y talento, en nuevos productos y mercados de los que el primer cliente debe ser la propia Administración. Al mismo tiempo habrá que cuidar de las personas mayores, ya que la población envejece, por lo que la tensión entre seguridad y libertad será cada vez mayor, mientras que políticas públicas como el medio ambiente, la igualdad de género, la economía social o el deporte, irán ganando enteros hasta instalarse realmente en un lugar protagonista de la actividad pública que en realidad ya deberían ocupar.
Y si en la Administración hacemos o al menos encarrilamos todo esto antes de que se acabe la presente década, entonces iremos bien. Pero no tengan ninguna duda de que igualmente ocurrirá.
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