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La gestión del ciclo de vida de los contratos puede mejorarse significativamente mediante el uso de documentos digitales combinados con inteligencia artificial

Aumentar el valor de los contratos gracias a la documentación digital

Tribuna Madrid
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La profesión jurídica está asociada desde hace tiempo a la excelencia archivística: muchos de sus procesos se basan en la capacidad de profundizar en los registros históricos. Desgraciadamente, los procedimientos implicados en ello pueden requerir mucha mano de obra, lo que supone un coste adicional en un momento en el que existe una creciente presión para ofrecer "más por menos". Por lo tanto, cualquier empresa jurídica con visión de futuro debería estar interesada en convertir sus expedientes en activos digitales que puedan clasificarse y buscarse de forma rápida y eficaz.

Sin embargo, pasar de los flujos de trabajo heredados a datos estructurados y con capacidad de búsqueda puede ser complicado. Para obtener un resultado positivo y obtener todo el valor que aporta la digitalización, esta transición debe llevarse a cabo de forma coherente y precisa. Para los profesionales del derecho, que dependen de la fiabilidad de su documentación, sólo es aceptable el mejor resultado y por ello, poner en marcha los pasos necesarios para lograr ese resultado puede ser problemático.

Además, la digitalización no consiste simplemente en mejorar los tiempos de respuesta, también en añadir funcionalidad. Esto es importante, ya que, para seguir siendo competitivos, los bufetes de abogados tienen la necesidad de ofrecer nuevos servicios digitales con los que ayudar a sus clientes a gestionar mejor sus negocios. Por ejemplo, proporcionando más y mejores datos sobre sus contratos. Según la consultora McKinsey & Company, una supervisión ineficaz puede erosionar el valor de un contrato en un 9% anual. KPMG afirma que hasta el 40% del valor de un contrato se pierde debido a la "fuga de valor" durante su ciclo de vida.

La gestión del ciclo de vida de los contratos puede mejorarse significativamente mediante el uso de documentos digitales combinados con inteligencia artificial (IA), que puede extraer información valiosa de los contratos al mismo tiempo que acelera el proceso de gestión. Sin embargo, para garantizar que esto ocurra, es necesario contar con un conjunto de normas aplicadas rigurosamente al inicio del proceso de digitalización.

 

Primeros pasos en el viaje de transformación digital

Convertir los documentos en papel a PDF es sólo una parte del proceso. Sin un formato coherente y la posibilidad de realizar búsquedas dentro de un mismo documento y entre familias de archivos, el procedimiento será ineficaz. Por ello, es esencial establecer una nomenclatura estandarizada al inicio del proceso de digitalización para garantizar la conformidad dentro del archivador digital. Esto ayudará a garantizar que el archivo y la recuperación de los expedientes sean coherentes y lógicos, mejorando la difusión oportuna de la información pertinente. Además, ayudará a los usuarios a identificar relaciones significativas entre los expedientes mediante una función de búsqueda.

Una vez completada la digitalización, podremos obtener multitud de beneficios adicionales. En primer lugar, será posible explorar el archivo y catalogar los hallazgos, descubriendo en el proceso datos potencialmente no etiquetados pero significativos que pueden clasificarse de forma significativa y beneficiosa. También será posible establecer niveles de permiso, protegidos por contraseñas, para garantizar un nivel de acceso adecuado. Además, se puede añadir nueva documentación de forma lógica y relacionable, manteniendo la cohesión del archivo.

 

 

Poner el foco en la nube

Trasladar el almacenamiento de un archivo digitalizado a una solución basada en la nube proporciona acceso en cualquier momento y lugar, una característica importante cuando se trabaja con una plantilla híbrida. Además, añade un nivel adicional de seguridad, ya que el almacenamiento en la nube elimina la necesidad de guardar los archivos digitales en ordenadores portátiles y unidades USB que pueden perderse, ser robadas o infectadas. Además, se trataría de un solo documento (la ampliación a muchos usuarios elimina la necesidad de duplicar archivos), lo que elimina la posibilidad de que se creen accidentalmente diferentes versiones de un mismo documento.

 

Innovación en el sector jurídico

La profesión jurídica ha dependido siempre de grandes volúmenes de papel, lo que crea problemas en cuanto a la rapidez del servicio, el acceso, el intercambio y la recuperación de información, así como en almacenamiento. Una mejor gestión digital de los documentos puede ayudar a los abogados y procuradores a superar estas dificultades, lo que a su vez agiliza los flujos de trabajo jurídicos y normativos. Otra ventaja importante es que puede mejorar significativamente la colaboración entre los partners, con los clientes y en distintos lugares geográficos, a la vez que se proporciona un almacenamiento de documentos electrónicos listo para la auditoría y legalmente admisible.

Invertir en una plataforma de documentos digitales escalable, segura y coherente puede ahorrar costes a largo plazo al garantizar una forma de actualización sin problemas. Sin embargo, la creación de un servicio fácil de usar y seguro que pueda ofrecer todas estas ventajas requiere experiencia y recursos. La simple digitalización de un archivo físico no proporcionará un resultado satisfactorio. Por ello, la profesión jurídica debería trabajar siempre con un especialista en digitalización de confianza que pueda proporcionar un archivo seguro y con capacidad de búsqueda completa y que tenga un historial de entrega de implementaciones complejas a tiempo, según las especificaciones y el presupuesto.

 

Autores del artículo: Russell Sanderson, director de tecnología, subcontratación y servicios profesionales de Iron Mountain,  y Catherine Bamford, ingeniera jurídica, directora general y fundadora de BAMLegal.