Que la Justicia española está sufriendo un proceso profundo de transformación es un hecho. Atrás quedaron las grandes carpetas que los profesionales del derecho debían llevar al juzgado hace apenas unos años.
Son estos abogados y procuradores de mediana edad los que se enfrentan a este cambio inevitable. A veces con ilusión, otras con escepticismo y algunas incluso con un poco de desesperación ante un cambio que no siempre es fácil de entender.
¿Cómo funciona realmente LexNET?, ¿Cuáles son los aspectos relacionados con la digitalización que repercuten en el día a día de estos profesionales?, ¿Qué impacto tiene esta forma de realizar las tareas conforme a la Ley? He reflexionado mucho sobre estas cuestiones y creo haber encontrado algunas respuestas que me gustaría compartir desde esta tribuna.
LexNET es la plataforma, de obligado uso, que ha habilitado el Ministerio de Justicia para el intercambio de toda la información en formato electrónico. Esto, básicamente, permite que se puedan eliminar las montañas de A-Zs que colapsaban juzgados y despachos y que toda la documentación esté accesible desde una Tablet, ordenador o Smartphones.
Así visto, es claramente ventajoso para todos, pero sin embargo este proceso sigue levantando dolores de cabeza a muchos profesionales.
Cambiar nuestra forma de trabajar no es fácil. Y más aún cuando se unen la complejidad de la implantación y arranque, el miedo al cambio y cierto desconocimiento de los beneficios que puede tener su utilización, así como cuales son las herramientas necesarias para que lo que parece un tormento se convierta en una ventaja.
En un proceso tan complejo y con tanta información, hay que tener todo bajo control para que la Justicia avance sin poner en peligro el sistema. Para asegurarse de ello el Ministerio estableció una serie de criterios de obligado cumplimiento y otros recomendados; pero todos ellos importantes.
Aunque la plataforma del Ministerio aún no está controlando si la documentación presenta el formato exigido por la Ley; los criterios obligatorios serían los siguientes:
- Limitación de 10/15 MB (Controlado) para dotar a la plataforma de operatividad: en un principio puede parecer un límite excesivo, pero la tecnología existente permite niveles de compresión muy altos. Por ejemplo, los escáneres de Fujitsu, permiten comprimir hasta 600 documentos en 10MB.
- Trabajar en PDF/A, formato estándar definido por la ISO (No controlado): es una forma de asegurar que, en una vista, por ejemplo, cuando los letrados acceden al documento enviado, el formato sea compatible y se visualice de la forma correcta. Así se garantiza la i del fichero generado y que cualquiera de las personas que intervenga en el proceso pueda leerlo.
- Firma digital (No existe un control de todas las firmas): la firma o certificado digital garantiza la seguridad y autenticidad del documento, lo que no era posible cuando se utilizaba el papel. Actualmente, tanto procurador como abogado, deben utilizar su firma digital en todos los documentos que lo requieran.
- OCR (No controlado): esto permitirá a los intervinientes en un proceso encontrar la información de un modo más sencillo sin la necesidad de abrir todos los documentos, y permitirá mejorar sensiblemente el tiempo dedicado a la investigación de casos tanto desde el punto de vista de abogados como jueces y fiscales.
Gracias a ello, por ejemplo, puede ser muy sencillo encontrar referencias cruzadas de personas en diferentes procesos dotando así de mayor agilidad a la Justicia.
La mayor dificultad de este proceso, radica en que si no se dispone de la tecnología adecuada puede ralentizar de forma significativa el proceso de digitalización o no proporcionar la fiabilidad necesaria.
En cuanto a los criterios recomendados, aunque no obligatorios, encontramos:
- La utilización del Blanco y negro/Resolución 200dpi: esta recomendación es complementaria a la referente al límite de 10/15MB de los archivos ya que minimiza el tamaño de los mismos. Si se dispone de equipos medianamente profesionales, es este el que puede gestionar la resolución y reconocer cuando una hoja la tiene que digitalizar en blanco y negro o en color de forma que no pierda fidelidad respecto del original.
- La foliación: facilita la integridad documental. Por ejemplo, si se presentan 10 facturas probatorias, pero solo se han digitalizado 9 o que uno de los documentos a los que se hace referencia en el escrito no aparece. Numerar los diferentes documentos podría ser parte de la solución. Es muy importante asegurarse de que todo lo que se ha puesto en el alimentador de documentos de tu escáner o multifunción se ha digitalizado para evitar problemas. De nuevo, si se trabaja con escáneres medianamente profesionales, es fácil encontrar funciones inteligentes que permiten detectar cuándo un documento no se ha digitalizado y evitar la tediosa labor de repasar una y otra vez lo que quieres digitalizar.
Cada vez está más cerca una Justicia más ágil, quedando atrás las montañas de papeles. Ya es posible poder revisar los casos desde casa con nuestra Tablet, y no tiene por qué ser exclusivo de AJAS (Asociaciones de Jóvenes Abogados). Si bien es cierto que no hay cambio fácil, es muy importante que los profesionales del mundo legal se dejen asesorar por profesionales del sector IT para que, de esta forma, puedan poner a su disposición las herramientas profesionales necesarias que les permitan tener una mejor calidad de vida.
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