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GESTIÓN DE DESPACHOS

El Despacho de abogados sin papeles

Tribuna
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Según la RAE un legajo es un atado de papeles, o conjunto de los que están reunidos por tratar de una misma materia. Los legajos se han convertido, al menos en mi subconsciente, en la seña de identidad de la administración de Justicia. Hasta hace pocos años, no se entendía el despacho de cualquier agente judicial (procurador, abogado, secretario judicial, juez, etc.) sin toneladas y toneladas de papeles, distribuidos con un orden más o menos conocido por su dueño en el que era casi imposible encontrar nada para cualquier otra persona ajena.

Sin embargo, los tiempos cambian para toda la sociedad y, aunque más lentamente que en otros ámbitos, también cambian para la Justicia. Desde hace unos años se habla reiteradamente de “Modernización de la Justicia”. Este término aglutina avances en múltiples esferas como son las notificaciones electrónicas o el expediente electrónico, pero también aspectos como los de la necesaria modernización del lenguaje jurídico.

Por supuesto, gran parte de estas acciones modernizadoras se basan en el uso de las llamadas tecnologías de la información y las comunicaciones. Gracias a ellas se pretende agilizar y mejorar los procedimientos, reduciendo el trasiego de documentos y, por lo tanto, de papeles. Es por ello que gracias a la puesta en marcha de estos servicios, se consigue una reducción del uso de papel en toda la Administración de Justicia y, en particular, en los despachos de abogados.

Aunque los pasos dados y los resultados obtenidos hasta la fecha podrían considerarse como tímidos, hay muchos despachos que están empezando a considerar tender hacia una oficina sin papel, en un principio reduciendo drásticamente su uso tal y como ya se produjo en otros tipos de empresas hace bastante tiempo.

A la gran mayoría de los abogados les produce cierto vértigo solo pensar en no contar con todos los papeles y carpetas que hay sobre su mesa o en su despacho. Sin embargo este miedo debería relativizarse sobre todo porque hace años que se produjo otra revolución como la que supuso el paso de los recopilatorios de legislación y jurisprudencia en papel, hacia disponer de bases de datos primero en CD-ROM y más tarde, en versión online. Esta primera revolución digital hizo que los abogados dispongan de las últimas normas y sentencias e hizo mucho más sencilla la búsqueda de la información que se precisaba. Esta segunda revolución tendrá también como objetivo mejorar la gestión y agilizar el trabajo legal.

UN DESPACHO SIN PAPELES

Los beneficios de trabajar en un despacho sin papeles, no son diferentes a los de cualquier otra empresa. Entre ellos caben destacar 7 factores:

  1. Reduzca espacio. Adiós a las mesas repletas de tantas carpetas como casos abiertos tenga su propietario, y adiós a los almacenes con cientos o miles de casos archivados. Esta reducción de espacio tiene un retorno claro, porque en muchos casos, había que ampliar continuamente el espacio destinado a archivo.
  2. Agilice el acceso a su información. Nunca se tardará lo mismo en encontrar un documento en papel, que hacerlo digitalmente utilizando un buscador universal o cuando todos los documentos están ordenados sistemáticamente en un repositorio.
  3. Agilice la gestión. Hace tiempo que un despacho se trata como cualquier otra empresa con ‘departamentos’ internos o externos de contabilidad, facturación, comercial, marketing y demás. La digitalización de procesos hace que todos estén mejor interconectados.
  4. Colabore. Los casos son cada vez más complejos y los profesionales cada vez más especializados, así que es muy importante la colaboración entre distintos profesionales de dentro o fuera del despacho a los que hay que proporcionar información de forma ágil, eficiente y controlada.
  5. Siempre disponible (24x7). Siempre que aproveche las ventajas de ‘la nube’, tendrá toda su documentación cuando lo necesite, independientemente de donde se encuentre físicamente o desde que dispositivo intente acceder.   
  6. Ahorre gastos. Tener todos los documentos en formato digital hará que utilice más las comunicaciones electrónicas, así que además de reducir la compra de papel y papelería, podrá reducir los gastos de envío, sustituir certificados físicos por certificaciones digitales, etc. En todo caso, estos ahorros no tienen por qué compensar los gastos adicionales en los que se debe incurrir como mejores equipos informáticos y líneas de comunicaciones.
  7. Controle su negocio. Analice los ingresos y todos los costes de cada uno de sus casos, de cada procedimiento y evalúe la rentabilidad de su despacho.

Pero no todos estos beneficios se obtienen directamente como resultado de la digitalización de los papeles del despacho, sino que son el resultado de esta digitalización acompañada de:

  1. Instaure y cumpla determinadas rutinas. Deberá establecerse un procedimiento claro con el que determinar qué documentos se digitalizan y se imprimen, además de criterios estrictos de ordenación que irán desde el nombre de los expedientes, las carpetas dentro de los mismos y de los archivos. Con esto se conseguirá saber a priori de qué información dispone y dónde encontrarla rápidamente.
  2. Establezca políticas de seguridad. Cuando la información está en papel, las políticas de seguridad consisten en cajas fuertes, cerraduras o sistemas antiincendios. Ahora las políticas deberán ser de cifrado y encriptación de la información y de las comunicaciones, de vigilancia del cumplimiento de la normativa de protección de datos de carácter personal, de control de permisos de acceso y de gestión de copias de seguridad.

Pero tampoco se debe ser completamente estricto a la hora de eliminar el papel. Siempre habrá cosas que o no puede o no es conveniente digitalizar. Por ejemplo:

  1. Documentos proporcionados por el cliente. En muchos casos, no tiene sentido perder el tiempo digitalizando ciertos documentos con los que debe trabajarse en papel.
  2. Documentos oficiales. Existe mucha documentación que el despacho recibe y que puede digitalizar o no. Dado que deberá mantener los originales en papel y determinar si es útil o no escanearlos.
  3. Archivos antiguos. Existirán casos que ya están archivados pero que tienen características diferentes y diferenciales y que ya forman parte del conocimiento del despacho. En estos casos, seguramente sea muy interesante que pueda buscarse en los mismos para que pueda accederse a esa información rápidamente. Sin embargo, también habrá muchos casos que prácticamente son clonados salvo porque cambia el cliente, el juzgado y ciertos parámetros de la resolución. No tiene ningún sentido digitalizar estos últimos casos porque, en realidad, no aportan un mayor conocimiento.

Conclusiones

El proceso hacia un despacho de abogados sin papel es imparable, además de ser recomendable y beneficioso para los despachos de abogados. Este proceso será promovido por la tecnificación de la Justicia y de la sociedad, además de otros criterios estrictamente medioambientales. Sin embargo, para que la transformación no se estanque debe ser una evolución consciente y bien planificada, que todo el despacho (y por supuesto los socios) debe apoyar. En caso contrario, es un proceso destinado al fracaso y que además podría tener consecuencias espurias como pueden ser la creación de fallas de seguridad.