El Convenio de la Haya de 1961, sobre la eliminación del Requisito de la Legalización de Documentos Públicos Extranjeros (Convenio sobre Apostilla) facilita la circulación de documentos públicos emitidos en un Estado parte al Convenio y que deben ser presentados en otro Estado parte al Convenio. A este fin, el Convenio reemplaza las formalidades, engorrosas y costosas de la legalización (certificación en cadena) de un documento público por medio de la emisión de una Apostilla.
La "Apostilla de la Haya" es la diligencia consistente en colocar sobre un documento público una "Apostilla" o anotación, que certificará la autenticidad de los documentos públicos expedidos en un Estado firmante del Convenio para que surtan efecto en otro. Así pues, cualquier documento público expedido por un Organismo Público español, podrá surtir efectos en un Estado firmante del Convenio de Apostilla siempre y cuando haya sido debidamente apostillado por una Autoridad Competente.
Así pues, en el marco legal español, es el Real Decreto 2433/1978, de 2 de Octubre, el que determina los funcionarios competentes para realizar la legalización única o Apostilla sobre documentos públicos. En resumen, tienen la capacidad de apostillar documentos públicos las Secretarias de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia de las Comunidades Autónomas y la Sección Central de Legalizaciones del Ministerio de Justicia ubicada en Madrid.
Por su parte, los documentos privados debidamente autorizados ante Notario, también pueden ser objeto de apostillado, para lo que el Real Decreto mencionado reserva esta competencia al colectivo de profesionales de la notaría. Por el momento, la Apostilla de un documento público debe solicitarse en la Autoridad Competente en el ámbito territorial del organismo público que emitió el documento público en cuestión. El cambio de este modelo se encuentra en estudio, yendo hacia un modelo descentralizado.
De forma similar a la Apostilla de la Haya, existen las denominadas legalizaciones. Éstas se usan cuando un documento público debe de ser utilizado en un país que no es miembro firmante del Convenio de la Haya (más información en http://www.hcch.net). Las legalizaciones suelen ser mucho más lentas en su proceso de expedición y los trámites algo más dificultosos, por lo que la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, que vela por el desarrollo y la correcta aplicación del Convenio sobre Apostilla entre otros, está realizando un gran esfuerzo en conseguir que el número de firmantes del convenio sea el máximo posible, y así facilitar el trasiego de documentos públicos entre distintos países del mundo.
La Apostilla en sí, no es más que un papel (o impresión sobre el papel del documento original) en el que se da fe, o validez, a la firma del documento público que está siendo apostillado. Así pues, la Apostilla en ningún caso verificará el contenido del documento público. Para ello, las Autoridades Competentes cuentan en cada una de sus instalaciones, con unas fichas de cartón, en la que tienen plasmada la firma y sello de aquellas autoridades capacitadas para emitir documentos públicos que vayan a ser apostillados.
Con estas fichas las Autoridades Competentes son capaces de realizar un cotejo visual de la firma plasmada en el documento a ser apostillado con la que tienen plasmada en la ficha de cartón de quién dice ser el firmante. De esta forma se asegura que la firma del documento público original es auténtica y es de quién dice ser.
Fruto de la evolución tecnológica y de la creciente necesidad de aportar documentación en países distintos a los de expedición de dichos documentos, es cuando la Conferencia de la Haya, en conjunto con la NNA (Asociación Nacional de Notariado de los Estados Unidos), proponen que las Apostillas se emitan de forma electrónica y sean verificadas por los países receptores de igual modo mediante medios electrónicos. De esta manera es posible incrementar la seguridad de los documentos públicos, así como reducir, prácticamente a su extinción, las falsificaciones de Apostillas tradicionales emitidas en papel.
Las Apostillas emitidas de forma electrónica al igual que las emitidas de la manera tradicional, también pueden ser imprimidas aunque, no hará falta en ningún caso, que esta Apostilla sea firmada manualmente por una Autoridad Competente, puesto que ha sido previamente firmada electrónicamente y asociada a un CSV (Código Seguro de Verificación) que va impreso en la propia Apostilla. La firma electrónica generada durante el proceso de creación de la Apostilla, garantiza la autenticidad e integridad del documento, aportando así un gran valor añadido al proceso tradicional de emisión de estos documentos.
El receptor de una Apostilla en un país extranjero, será capaz de verificar online en la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia (https://sede.mjusticia.gob.es) la veracidad de dicha Apostilla, garantizando en todo caso que ésta fue emitida por una Autoridad Competente en el ámbito del Ministerio de Justicia, con las garantías legales y tecnológicas, que las más modernas técnicas de firma electrónica, nos ofrecen. Para ello deberá aportar datos que constan sobre la propia Apostilla como el CSV, el número de la Apostilla y la fecha de emisión.
El pasado 13 de Mayo de 2011, el Tribunal Superior de Justicia de Castilla la Mancha, situado en Albacete, junto con su homónimo de la Región de Murcia, se convirtieron en las dos primeras sedes en España en poder emitir las Apostillas de forma electrónica, así como de proceder a su verificación online a través de lo que se conoce como e-Register, también de forma electrónica.
En las semanas sucesivas, este nuevo sistema de Apostilla electrónica desarrollado por el Ministerio de Justicia se ha seguido desplegando en el resto de Tribunales Superiores de Justicia de otras Comunidades Autónomas, así como en las Gerencias Territoriales de Justicia, para alcanzar, poco a poco, la totalidad del territorio nacional. Aunque ya existen sistema de validación online de las e-Apostillas (el anteriormente citado e-Register) en otros países, como Colombia, Bahamas o México, el Registro electrónico de Apostillas de España es el primero en el mundo en incorporar la información sobre las Apostillas emitidas por diferentes Autoridades Competentes.
Aunque son muchas las ventajas de las Apostillas electrónicas, así como por las Apostillas en papel que se emitan a través del nuevo sistema, sin ánimo de ser exhaustivo, cabe recordar algunas de las más importantes, simplemente para intentar difundir, en la manera más ampliamente posible, las bondades y beneficios obtenidos tanto por los ciudadanos como por las autoridades emisoras de Apostillas, y por supuesto, de las autoridades receptoras.
-Eliminación del uso del papel.
-Uso de la firma electrónica reconocida.
-Aplicación de Códigos Seguros de Verificación.
-Posibilidad de verificar en línea las Apostillas emitidas a través de un único Registro electrónico (e-Register).
-Rapidez y versatilidad para el ciudadano.
Entrando ligeramente en detalle en cada una de estas ventajas y beneficios, la eliminación del papel se convierte por excelencia en una de las motivaciones medioambientales por las que sin lugar a dudas merece la pena el cambio al procedimiento de apostillado electrónico en sustitución del uso papel. El ahorro queda más que justificado cuando vemos datos como que en cuestión de un mes se han emitido unas 9.000 Apostillas, y solamente en aquellas Autoridades Competentes que disponen de este sistema informático, que son aproximadamente por el momento un 75% de todas las del territorio nacional.
Por su parte, el uso de la firma electrónica, regulada por la ley 59/2003, de 19 de Diciembre, de Firma Electrónica, aplicado a la Apostilla Electrónica, le garantiza a ésta la autenticidad e integridad necesarias para que la validez legal del documento no se ve afectada ni alterada lo más mínimo. Asociado a la firma electrónica, ya hemos hablado de los CSV, mediante los cuales, en caso de que la Apostilla Electrónica por cualquier causa tuviera que ser impresa, tendríamos la capacidad, mediante el acceso al e-Register a través de la sede electrónica del Ministerio de Justicia, de comprobar su validez y autenticidad. Cabe resaltar también la importante mejora que supone en relación con la calidad del servicio al ciudadano.
La rapidez en su emisión, la seguridad de la Apostilla y el formato electrónico hacen de la Apostilla Electrónica el método más eficiente para ser remitidas a las autoridades receptoras sin necesidad de acudir presencialmente, ya que se puede enviar fácilmente por email en tan solo unos segundos.
Una vez más, el Plan de Modernización de la Justicia 2009-2011 marca un nuevo hito en la justicia española, aplicando las nuevas tecnologías en los procedimientos judiciales, para que redunden directamente en la calidad de los servicios a los ciudadanos. Y además, demostrando al mundo entero que no sólo tenemos ganas, sino que sabemos hacerlo, y sabemos hacerlo bien. Y si alguien lo duda, ¿por qué nos han felicitado oficialmente desde la Haya como pioneros y mensajeros de la Apostilla Electrónica?
El éxito del proyecto ya lo hemos presentado en Helsinki y Praga. A lo largo del mes de Julio lo expondremos en Guatemala, ante funcionarios relevantes de diferentes países iberoamericanos, y como broche final, en Octubre a París, a presentar una vez más ante una audiencia internacional los resultados obtenidos y recibir las felicitaciones que sin lugar a dudas el Ministerio de Justicia de España se merece.
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