Luis Hidalgo, CEO de Exaccta: "Al pasar de un reporte de gastos analógico a uno digital se reduce la tasa de fraude"

Entrevistamos a Luis Hidalgo García, CEO de Exaccta, con ocasión de la próxima entrada en vigor del sistema de verificación de emisión de facturas Verifactu, sistema que nace con el propósito de evitar el fraude fiscal.

1ª.  Hola Luis para todos aquellos de nuestros lectores que no conozcan Exaccta, podrías brevemente presentarnos en qué consiste la solución indicando qué valor aporta y a qué perfiles de cliente se dirige.

Exaccta, a través de Exaccta Xpens 3.0, ofrece una de las soluciones más avanzadas del mercado para la digitalización y gestión de gastos corporativos. Automatiza toda la labor de registro de tickets y facturas de gastos y generación de notas de gastos por parte del empleado mediante una simple foto del ticket o factura realizada a través de nuestra app. Además ofrece al supervisor financiero visibilidad instantánea sobre los gastos generados por toda la plantilla ya que los documentos y gastos subidos se reflejan al instante en el cuadro de mando del supervisor

Al estar homologada por Hacienda, Exaccta elimina la necesidad de guardar tickets y facturas en papel: la foto hecha con la app de Exaccta es válida para la AEAT.

Se integra con cualquier ERP o software de gestión del mercado a través de una API.

Es sencilla de implementar y utilizar, y fácilmente configurable para ajustarse al uso diario.

Es ideal para procesos complejos de gestión de gastos ya que Exaccta es el único proveedor de este servicio que ofrece un "traje a medida" a cada uno de sus clientes.

2ª.  ¿Cómo garantiza Exaccta la seguridad e inalterabilidad de la información que sus clientes suben a la nube donde alberga dicha información? ¿Cuenta con servidores alojados en territorio UE?

Exaccta cuenta con las certificaciones ISO 27001 de Seguridad de la Información y también con la ISO 9001 de Calidad, las cuales certifican que se cumplen con los requisitos de seguridad e inalterabilidad de la información. En este sentido la herramienta Exaccta Xpens 3.0 cumple con las funciones de control de accesos, mediante usuarios individuales los cuales tienen sus propias credenciales de acceso personalizadas, en cumplimiento de los requisitos de seguridad de la herramienta, y en algunos casos también se gestionan requisitos adicionales de seguridad solicitados por clientes de manera individualizada. En este sentido, solo los usuarios autorizados pueden digitalizar imágenes.

Ahora bien, Exaccta genera una huella digital (hash SHA1) de forma que posteriormente, una vez transmitida la imagen al servidor, puede comprobarse la integridad de la imagen volviendo a generar la huella digital y comprobando que no ha cambiado. Adicionalmente la imagen se firma digitalmente mediante la función resumen SHA2(SHA256) y el algoritmo de firma RSA, generando una firma en formato P7B/PKCS#7. Para ello se utiliza un certificado de Representante de Persona Jurídica (Exaccta Servicios Digitales S.L.) de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), con clave pública RSA de 2048 bits.

Los servidores utilizados por Exaccta se encuentran alojados todos en el territorio de la UE, específicamente en Francia, Irlanda y España.

3ª.  ¿Y la cuestión de la protección de datos, cómo garantiza Exaccta su cumplimiento a la hora de recabar, gestionar, almacenar y proporcionar la información?

Para dar cumplimiento a la normativa de protección de datos, Exaccta se encarga de realizar automáticamente la mayoría de estas tareas, lo explico todo de forma más detallada:

Bloqueo y borrado: en los casos de rectificación o supresión de datos, bien sea por modificación o eliminación de estos por parte del propio usuario o mediante una cuenta de administrador del sistema que maneja otro empleado del cliente que pueda modificar o eliminar los datos de los demás usuarios, Exaccta automáticamente cambia o elimina la información, sin embargo, deja almacenado en el backup la información durante el plazo de retención (tres meses para los backups que se realizan mensualmente de forma automática).

Por otra parte, en el caso de que el cliente o Exaccta a petición del primero desactive o elimine un usuario en el sistema, la información de éste seguirá almacenada ya que, si ha introducido gastos, Exaccta debe asociar el gasto con el usuario que lo ha cargado, y como se trata de gastos, por exigencias normativas se debe mantener la información al menos 5 años. Hay clientes que solicitan que la información quede almacenada más tiempo.

Ahora bien, en el supuesto de que un cliente (una empresa) se dé de baja de Exaccta, tenemos dos opciones, i) mantener nosotros los datos por el plazo previsto anteriormente y luego eliminarlos o ii) hacer entrega de todos los datos y eliminarlos una vez consten recibidos por el cliente, esto depende de las necesidades de cada empresa.

Anonimizado: El software lo hace de manera inmediata una vez son ingresados datos sensibles, tales como emails, nombres y DNI de los empleados, al sistema, es por ello que Exaccta los anonimiza de forma automática generando con estos un “código usuario”.

Internamente el software no usa siempre los datos sensibles, sino que utiliza el código usuario para asociar los gastos que son capturados con el sistema y además ese código usuario está vinculado a cada cliente (empresa). El cliente desde su entorno web puede visualizar quién ha cargado un gasto.

Los únicos usos que podemos darle a algún dato sensible que se encuentra anonimizado es cuando enviamos emails de soporte, ya que automáticamente el sistema detecta el código usuario que pone la incidencia y suministra el nombre para dar una respuesta personalizada y en la generación de ficheros de remesas el número de IBAN.

En el caso de que deban hacerse pruebas sobre cambios, reproducir incidencias para discernir sus causas, realizar pruebas de recuperación de datos y llevar a cabo pruebas de nuevos desarrollos contamos con entornos de pre-producción y post-producción, en los cuales se despliegan estos desarrollos en la aplicación para poder probarlos, haciendo uso de datos que están en el sistema, que pertenecen a usuarios reales, sin embargo, se hace uso de los datos totalmente anonimizados.

4ª.  ¿Cómo les afectará y cómo se están preparando para la llegada de veri factu, la facturación electrónica?

Estamos trabajando con un partner internacional, que lleva muchos años ofreciendo la factura electrónica a sus clientes fuera de España en jurisdicciones en las que la factura electrónica está establecida desde hace años, para adaptar el servicio al entorno español. Es un servicio que podremos empezar a ofrecer a nuestros clientes en un breve espacio de tiempo.

5ª.  ¿Qué reportes e informes estratégicos, para la toma de decisiones, puede obtener las empresas y/o los profesionales del ámbito jurídico que utilicen esta herramienta?

Exaccta ofrece a sus clientes corporativos y despachos de abogados la posibilidad de configurar reportes e informes a medida de la necesidad de dicho cliente o despacho. De esta forma ellos pueden tener un análisis inmediato y eficiente de la gestión de dichos gastos y pueden tomar decisiones en consecuencia, encaminadas a un mayor control de dichos gastos. Está comprobado que el simple despliegue de Exaccta entre los usuarios que reportan gastos, al pasar de un reporte de gastos analógico a uno digital, reduce la tasa de fraude.

En el caso concreto de los despachos de abogados: Exaccta ha desarrollado Exaccta Xpens Legal que ofrece una plataforma en la que los abogados del despacho pueden asignar no sólo sus gastos, a clientes o a proyectos sino también sus honorarios de manera que se disponga de un solo instrumento para alimentar el sistema de facturación del despacho de forma automática.

También hemos desarrollado Exaccta Xpens Admin, una app específica para gestorías y graduados sociales que les simplificaría enormemente la gestión de los gastos de sus clientes de los que además se pueden convertir en proveedores de nuestra app, ahorrándoles tiempo y dinero.

Por último estamos en contacto con el Consejo de Colegios de Graduados Sociales de España para ofrecer a sus colegiados dicha app.

6ª.  ¿Está aplicando Exaccta o tiene previsto aplicar tecnologías como la Blockchain y la Inteligencia Artificial en su solución?

 La lectura de la información contenida en el ticket o factura por parte de nuestra última versión Exaccta Xpens 3.0 y sus variantes, se realiza mediante IA. De esta forma y con el efecto adicional del machine learning conseguimos una tasa de éxito en la lectura de la información relevante contenida en el ticket o factura del 99%. Además en el 1% de los casos en que se produce, el sistema advierte al usuario del error y le conmina a enmendarlo manualmente lo que no toma más que unos segundos. De esta forma conseguimos una tasa efectiva de acierto del 100%.

 7ª.  ¿Qué ofrece Exacta a las empresas a la hora de gestionar la factura electrónica? ¿Opera para ello en el formato XML?

Exaccta gestiona las facturas electrónicas recibidas de la misma manera en la que se gestionan facturas recibidas por otros medios distintos al nuestro. Por lo tanto, la aplicación permite la lectura de archivos en formato XML, posteriormente la información de las facturas electrónicas sigue el mismo flujo que cualquier otro documento.

8ª.  Y para terminar pensando en nuestro público compuesto principalmente por profesionales del ámbito jurídico como abogados, asesores, gestores administrativos, notarios, jueces,… ¿qué les ofrece Exaccta que no aportan otras soluciones o plataformas similares?

Como hemos dicho anteriormente, Exaccta ofrece la posibilidad de configurar reportes e informes a medida de la necesidad del despacho de abogados, gestoría, notaría etc. para tener un análisis inmediato de la gestión de dichos gastos y poder tomar decisiones en consecuencia, encaminadas a lograr un mayor control de dichos gastos lo cual, a la par, suele reducir la tasa de fraude.

En el caso concreto de los profesionales del ámbito jurídico: tenemos la capacidad de ofrecer una plataforma en la que los profesionales del derecho en general puedan asignar no sólo sus gastos, sino sus honorarios a clientes o a proyectos. De esta forma Exaccta Xpens Legal se plantea como un solo instrumento automático para alimentar el sistema de facturación del profesional del derecho.

Además invitamos a gestorías y graduados sociales a que prueben Exaccta de forma totalmente gratuita para que confirmen que es una herramienta que simplifica enormemente la gestión de los gastos de sus clientes ahorrándoles tiempo y dinero tanto al cliente como a la gestoría. De esta forma tanto gestorías como graduados sociales se convierten en canales a través de los que Exaccta llega al cliente final (su cliente). Así ellos optimizan su base de costes e incluso generan ingresos por cuenta de las comisiones que Exaccta les proporciona por poder acceder a sus clientes.