I. CONTENIDO DEL REGISTRO
1º. Es objeto de registro es la jornada de trabajo realizada diariamente. No se exige expresamente el registro de las interrupciones o pausas entre el inicio y la finalización de la jornada diaria, que no tengan carácter de tiempo de trabajo efectivo.
Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, el registro de jornada puede organizarse de manera que incluya las interrupciones o pausas que se consideren, siempre y cuando el registro incluya necesariamente el horario de inicio y finalización de la jornada.
El sistema implantado debe ser objetivo y fiable de manera que permita computar la jornada laboral diaria realizada por cada trabajador. En caso contrario, puede presumirse como jornada diaria toda aquella que transcurre entre la hora de inicio y finalización de la registrada, y es al empleador al que le corresponde la acreditación de que ello no es así.
2º. El registro de la jornada debe ser diario. No es aceptable la exhibición del horario general de aplicación en la empresa, el calendario laboral o los cuadrantes horarios elaborados para determinados periodos.
II. OTROS REGISTROS Y ESPECIALIDADES
Se mantiene la obligación de seguir llevando los registros independientes que ya estaban establecidos en la normativa:
- contratos a tiempo parcial;
- horas extraordinarias. El registro diario puede utilizarse para cumplir la obligación de registro de horas extra, pero en caso de realizarse dichas horas, se mantiene la obligación de totalizar y entregar copia del resumen de las mismas al trabajador en el recibo correspondiente y a sus representantes legales.
- jornadas especiales de trabajo. Son los trabajadores móviles (determinados transportes por carretera), trabajadores de la marina mercante y aquellos que realizan servicios de interoperabilidad transfronteriza en el transporte ferroviario.
III. CONSERVACIÓN DEL REGISTRO DE JORNADA
Es válido cualquier medio físico o de cualquier otro tipo, siempre que:
- se garantice la fiabilidad y veracidad;
- sea posible acceder a dichos registros en cualquier momento, cuando así sea solicitado por los trabajadores, sus representantes y por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social;
- permanezca físicamente en el centro de trabajo o sea accesible desde el mismo de manera inmediata.
La permanencia a disposición no implica la obligación de entrega de copias, salvo que así lo disponga un convenio colectivo o exista pacto expreso en contrario, sin perjuicio de facilitar su consulta.
IV. ORGANIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DEL REGISTRO
La forma de organización y documentación del registro es la que se determine mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa, o, en su defecto decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa.
No obstante, la existencia y obligación del registro diario no se hace depender de que haya una previsión o regulación concreta en negociación colectiva o acuerdo de empresa, siendo exigible en todo caso.
El sistema de registro debe ser objetivo, que garantice la fiabilidad, veracidad y no alteración a posteriori de los datos y que respete la normativa sobre protección de datos.
El registro debe ser documentado, por lo que cuando se realice por medios electrónicos o informáticos, tales como un sistema de fichaje por medio de tarjeta magnética o similar, huella dactilar o mediante ordenador, la ITSS puede requerir la impresión de los registros correspondientes al periodo que se considere, o bien su descarga o su suministro en soporte informático y en formato legible y tratable. Si el registro se lleva mediante medios manuales tales como la firma del trabajador en soporte papel, puede recabar los documentos originales o solicitar copia de los mismos.
Además, la ITSS puede verificar que su forma de organización y documentación ha ido precedida del correspondiente procedimiento de negociación o consulta con la representación de los trabajadores, a través de las actas de las reuniones celebradas en el proceso de negociación.
V. RÉGIMEN SANCIONADOR
La transgresión de las obligaciones en materia de registro de jornada se tipifica como una infracción grave.
Pero además, el registro de la jornada es un instrumento para el control del cumplimiento de la normativa en materia de tiempo de trabajo, con sus consecuencias respecto de la salud laboral, así como de la realización y el abono y cotización de las horas extraordinarias.
Ver Criterio Técnico 101/2019 sobre actuación de la ITSS en materia de registro de jornada (pdf)
