Recopilación y uso de datos en Seguridad y Salud Laboral

A nivel estatal, un ejemplo de lo que se está haciendo en recopilación y análisis de datos en SST y PRL lo representa la actividad del Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo (INSHT). Siendo como es el organismo técnico-científico de referencia de esta materia en España y su representante nacional en la red europea y mundial en todo lo relativo a la SST y la PRL, el INSHT viene efectuando encuestas periódicas sobre las condiciones de trabajo de los trabajadores españoles desde el año 1987. A lo largo de este período tanto la metodología como el contenido del cuestionario empleado en las siete ediciones de la encuesta realizadas hasta la fecha ha ido adaptándose a los cambios que se han producido tanto en las relaciones de empleo como a la aparición de nuevos factores de riesgo para la salud y seguridad de los trabajadores.

Actualmente, la encuesta del INSHT forma parte de la Encuesta Europea de Condiciones de Trabajo (“European Working Conditions Survey”), promovida por la Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo, todo ello con el objeto de facilitar la comparación de los datos procedentes de los diferentes países de la UE que comparten una misma regulación preventiva basadas en las directivas europeas.

Los cuestionarios utilizados en esta encuesta europea recogen datos relativos al sector de actividad de las empresas, tamaño de las empresas, percepción del estado de la seguridad y salud entre los trabajadores, riesgos laborales en las diferentes actividades, estabilidad laboral, igualdad de género, etc. Por ello proporcionan conclusiones muy interesantes tanto a nivel de la UE como de sus diferentes estados miembros del actual estado de la gestión de la SST y la PRL.

Otrso de los sistemas de recopilar información que están mejor establecidos en materia de SST y PRL son los relativos a la comunicación de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales producidos en las empresas a la administración. Estos sucesos son de comunicación obligatoria, y constituyen una fuente de datos muy relevantes para ver el estado de la seguridad y salud laboral en lo que se refiere a siniestralidad laboral a nivel global, territorial y sectorial

En el caso de los accidentes de trabajo, la vía de comunicación es el Sistema de Declaración Electrónica de Accidentes de Trabajo (Delt@)

En el caso de las enfermedades profesionales se realiza también por vía electrónica, por medio de la aplicación informática CEPROSS (Comunicación de Enfermedades Profesionales a la Seguridad Social).

Las comunicaciones incluyen datos como el nombre de la empresa, actividad y sector, puesto de trabajo del trabajador afectado, nombre del trabajador, edad del trabajador, antigüedad en la empresa, causas del accidente o enfermedad, daño producido, gravedad del accidente, etc. El sistema de comunicación electrónica facilita la recogida y el posterior proceso estadístico de los datos en el caso de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, y llegar a conclusiones al respecto tales como la evolución interanual de la siniestralidad laboral, o averiguar qué sectores profesionales poseen mayor siniestralidad laboral.

Otra fuente de datos compilados sobre la gestión de la SST y PRL es la actividad de los Servicios de Prevención Ajenos y Propios, en particular el registro obligatorio de los Servicios de Prevención Ajenos (SPA), así como las memorias de actividad anuales que deben realizar tanto los Servicios de Prevención Ajenos como los propios de forma reglamentaria y tenerlas a disposición de las autoridades laborales competentes. De esta manera la administración puede supervisar la actividad de estas entidades especializadas en PRL.

Los SPA deben registrar los datos procedentes de su actividad ante las autoridades laborales autonómicas que les han acreditado. Estos registros forman una gran base de datos, que a nivel nacional es gestionada por el Ministerio de Empleo y Seguridad Social, mediante una aplicación llamada SERPA donde los SPA deben consignar toda la información relativa a:

• Datos generales del SPA
• Pólizas de seguros que tiene contratadas el SPA
• Ámbito de actuación del servicio de prevención por territorio y especialidad
• Ámbito del servicio de prevención por actividad económica
• Instalaciones de SPA
• Medios Humanos contratados por el SPA
• Medios Materiales de los que dispone el SPA
• Subcontrataciones de otras entidades especializadas
• Conciertos del SPA con las empresas, con identificación de las mismas, los  centros de trabajo objeto del concierto, así como la plantilla de los mismos.
• Ratios de Técnicos de prevención/Trabajadores cubiertos por el SPA
• Memorias anuales de su actividad preventiva

Obtenemos así conclusiones interesantes sobre el número de empresas y trabajadores cubiertos por la acción de los SPA, así como sectores a los que pertenecen y tamaño de las empresas, etc.

La última fuente de datos compilados en gestión de SST y PRL son las empresas. Una de las principales aportaciones de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos laborales (LPRL), es la de establecer un marco de actuación y unas directrices concretas para que las empresas dispongan de un sistema preventivo eficaz, documentado e integrado a sus procesos productivos y a su actividad empresarial, lo que facilita la recopilación de los datos procedentes de la gestión en SST y PRL de las empresas españolas. 

Para que las empresas españolas puedan cumplir con la LPRL, es por ello necesario disponer de una serie de documentos y registros de datos que se deben conservar para cuando lo requiera la Autoridad Laboral competente, y también para lograr un mejor control de la empresa en materia preventiva a la hora de medir y controlar la calidad de las actuaciones planificadas y los resultados que de ellas son esperados. Esta documentación está compuesta por:

• El Plan de prevención de riesgos laborales, conforme a lo previsto en la LPRL, recogiendo las características particulares de la empresa, la modalidad de organización preventiva escogida, el organigrama de deberes y responsabilidades en PRL, y los procedimientos preventivos empleados.
• La Evaluación de los riesgos para la seguridad y la salud en el trabajo, incluido el resultado de los controles periódicos de las condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores, así como los puestos de trabajo y número de trabajadores incluidos en la misma. Se debe conservar al menos la Evaluación Inicial y la última actualización de la misma.
• La Planificación de la actividad preventiva, incluidas las medidas de protección y de prevención a adoptar y, en su caso, material de protección que deba utilizarse, con las actuaciones realizadas, fechas de realización, presupuesto empleado y responsable de ejecución.
• La realización de los controles del estado de salud de los trabajadores y las conclusiones obtenidas de los mismos, identificando al trabajador, su edad, puesto de trabajo y antigüedad en el mismo.
• Además del registro de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan sufrido sus trabajadores, como ya hemos visto, las empresas tienen la obligación de investigar dichos sucesos, al objeto de determinar las causas e impedir que se reproduzcan. Contiene los mismos datos que en el anterior caso, así como la descripción y calificación del daño a la salud producido al trabajador, así como las causas de los mismos.

Otros documentos con datos relativos a la gestión de la SST y la PRL que es necesario disponer y custodiar tanto por exigencia legal como para realizar un adecuado seguimiento de la misma son:

• El Plan de Emergencia de cada uno de los centros de trabajo de la empresa y sus registros derivados, como son medios humanos y técnicos empleados en su ejecución.
• La Memoria y la Programación Anual de actividades y actuaciones preventivas realizadas en la empresa, con el registro de las fechas de realización y los responsables de ejecutarlas.
• El Informe de Auditorias reglamentarias realizadas, si la empresa asume la prevención con medios propios y no puede eximirse de la obligación de realizar auditorías, con sus conclusiones e identificación de quien lo ha realizado.
• Concierto con el SPA, si se ha optado por esta modalidad.
• Los proyectos de instalaciones y equipos y las correspondientes autorizaciones reglamentarias de los mismos, los registros industriales y certificados de inspección de Organismos de control autorizados de aquellos sometidos a reglamentación de Seguridad Industrial, las declaraciones CE de conformidad de máquinas y equipos de trabajo y el registro de mantenimiento, revisiones y comprobaciones de los equipos de trabajo.
• Las Fichas de datos seguridad de sustancias y preparados peligrosos a disposición de los trabajadores.
• Los folletos informativos de características, uso y mantenimiento de Equipos de Protección Individual empleados en la empresa  y su registro de entrega a los trabajadores, con identificación del trabajador, firma y fecha de entrega.
• El registro de entrega de informaciones relativas a la SST entregadas a los trabajadores, así como la formación en PRL impartida a los mismos, con identificación y firma del trabajador y la fecha de entrega o impartición .

La conservación de esta documentación es obligación del empresario, o en quien delegue esta responsabilidad. Esta documentación ha de mantenerse actualizada permanentemente, registrando las modificaciones o variaciones de los datos contenidos en la misma. Hay que tener en cuenta que cuando una empresa haya recurrido a un SPA esta obligación de custodia documental la sigue manteniendo la empresa, debiendo facilitar el SPA a esta toda la documentación pertinente y los registros asociados relativos a las actividades ejecutadas por cuenta de su cliente.

En relación al registro documental de la gestión de la SST y la PRL en las empresas, hay que indicar que se califica como infracción grave (artículo 12.4 de la LISOS, Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social) por la Inspección del Trabajo el incumplimiento de la obligación de registro y archivo de los datos obtenidos de las evaluaciones, controles, formaciones, reconocimientos médicos, investigaciones o informes referidos a la prevención de riesgos laborales. El plazo de prescripción de esta obligación es de cinco años desde que se origino el registro documental, aunque se recomienda ampliarlo a seis años tal y como establece el artículo 30 de la ley de comercio.

En la LPRL también se indica que el empresario debería remitir a la autoridad laboral esta documentación en el momento en que cese la actividad en su empresa, recayendo en ella la custodia de la misma. Pero en la práctica, esto no se está haciendo.

Sin embargo, para determinados casos sí que se establecen unos plazos concretos de tiempo de conservación para ciertos datos relativos a la SST y la PRL aún cuando cese la actividad de la empresa, según su normativa específica:

• Los relativos a la evaluación y control de la exposición de los trabajadores a agentes cancerígenos, mutágenos y teratógenos en su trabajo y los datos referidos a la vigilancia sanitaria específica de estos trabajadores expuestos se deben conservar durante un mínimo de cuarenta años después de finalizada la exposición. Esto pasa por ejemplo en el caso del amianto.
• La lista de los trabajadores expuestos a agentes biológicos en el trabajo y sus historiales médicos deberán conservarse durante 10 años desde que finalizó la exposición, plazo que se ampliará hasta 40 años para determinadas exposiciones a agentes biológicos.
• Ciertos protocolos de vigilancia médica específica recomiendan también unos plazos de conservación. A modo de ejemplo, el de ruido, en el que se especifica que la documentación clínica correspondiente a los trabajadores expuestos a ruido y los resultados audiométricos se conservará durante al menos treinta años.

Pero además de la obligación legal, para las empresas tiene un interés adicional el conservar y registrar los datos de su actividad preventiva, debido a:

• Conocer los costes de la prevención, y sobre todo los de la no prevención, al objeto de mejorar la rentabilidad de la empresa.
• La cada vez mayor implantación en las empresas de la llamada gestión integrada, y debido a ello el progresivo acercamiento en su contenido de las normas de los  principales estándares de gestión: Calidad (ISO 9001), Medio Ambiente (ISO 14.001) y SST (OSHAS 18.001 y en especial la futura ISO 45.001). Por ello los datos que recogen los resultados de esta gestión  en SST, al igual que los de Calidad y Medio Ambiente han de quedar registrados para su posterior seguimiento y control en la auditoría.
• El auge de la Responsabilidad  Social Corporativa, y dado que la Seguridad y Salud de los trabajadores es una parte esencial dentro de la misma, es por ello necesario disponer de los principales datos que se manejan en torno al coste social y económico de la siniestralidad laboral y las condiciones de trabajo en las empresas. 

Con carácter general respecto a la política de protección de los datos de carácter personal que se han facilitado y son necesarios para la gestión de la SST y la PRL en las empresas o servicios de prevención, la LOPD señala al respecto que su cesión o comunicación a terceros solo podrá hacerse para el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas del que la cede y del que la recibe con el previo consentimiento del interesado en dichos datos personales. Este consentimiento no será necesario en los supuestos contemplados de la posible cesión no consentida de los datos cuando una norma con rango de Ley así lo disponga, como son los datos necesarios para elaborar la documentación que expresamente están recogidos en la LPRL y que anteriormente hemos citado.