Formulación, verificación, aprobación y depósito de las cuentas anuales COVID -19

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El 14-3-2020 el Gobierno declaró el estado de alarma (RD 463/2020 -EDL 2020/6230-) para la gestión de la situación de crisis sanitaria derivada de la pandemia del COVID-19.

El estado de alarma, inicialmente fijado en 15 días- esto es, hasta el 29-3-2020 -, ha sido objeto de hasta seis prórrogas, la última de las cuales lo extiende hasta las 00:00 horas del día 21-6-2020, de forma que, desde el 22-6-2020, decae la situación de excepcionalidad y da paso a lo que se ha venido a denominar “nueva normalidad”.

En el contexto de esta situación inédita, se han venido adoptando medidas urgentes de carácter extraordinario para prevenir y contener el virus y mitigar el impacto sanitario, social y económico.

Más allá de las medidas específicas de apoyo a los ciudadanos y familias afectadas por la presente situación excepcional, ha sido preciso adoptar medidas que proporcionaran la necesaria flexibilidad para el ajuste temporal de las empresas, con el fin de mitigar el impacto económico y social derivado de la extensión del contagio de la enfermedad.

En concreto, ya desde un primer momento el RDL 8/2020 -EDL 2020/6795- incluyó un paquete de medidas extraordinarias dirigidas a las personas jurídicas, con especial atención a las sociedades mercantiles, cotizadas y no cotizadas, al objeto de garantizar la necesaria agilidad en funcionamiento de sus órganos de gobierno, y facilitar el cumplimiento por parte de estas entidades de las obligaciones de formulación, aprobación y depósito de las cuentas anuales correspondientes al ejercicio cerrado el pasado 31-12-2019.

Con posterioridad, el RDL 11/2020 -EDL 2020/8052- – cuya entrada en vigor tuvo lugar el 2-4-2020 –, amplío las medidas de flexibilización al funcionamiento de la junta general y reguló la posibilidad de reformular la propuesta de aplicación del resultado inicialmente formulada.

Más recientemente, con el fin de ir avanzando en la reactivación de la actividad económica y en aras de la seguridad jurídica, el RDL 19/2020 -EDL 2020/13045- fija un día concreto para el inicio del cómputo del plazo de tres meses para la formulación de las cuentas anuales correspondientes al último ejercicio cerrado por una sociedad de capital y reduce el plazo para la aprobación de las cuentas anuales formuladas; norma ésta que ha sido interpretada por la Resolución de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública (DGSJFP), de 5-6-2020 -EDD 2020/594728-, en contestación formulada por el Consejo General de Economistas sobre el día final o dies ad quem para la formulación de las cuentas, para su aprobación por la junta general de la sociedad y para su depósito en el Registro Mercantil.

1. Formulación y verificación de las cuentas anuales

1.1.     Plazo de formulación

1.2.     Nombramiento de auditor por la minoría

2. Reformulación de las cuentas anuales

3. Sustitución de la propuesta de aplicación del resultado

3.1.     Junta no convocada

3.2.     Junta convocada

4. Aprobación de las cuentas anuales

5. Depósito de las cuentas anuales

5.1.     Plazo para efectuar el depósito de las cuentas

5.2.     Efectos del aplazamiento

5.3.     Caso particular: sustitución de la propuesta de aplicación del resultado

6. Cuadro-resumen

1. Formulación de las cuentas anuales (LSC art.253 -EDL 2010/112805-; RDL 8/2020 art.40.3 -EDL 2020/6795- redacc RDL 19/2020 -EDL 2020/13045- y 40.4) Conforme al régimen general, los administradores de las sociedades de capital y demás sujetos obligados a ello, deben formular las cuentas anuales y, en su caso, el informe de gestión - que ha de incluir, cuando proceda, el estado de información no financiera -, así como la propuesta de aplicación del resultado, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social.

A este respecto, las medidas urgentes extraordinarias frente al impacto económico y social del COVID-19 afectan, fundamentalmente, al plazo para formular las cuentas.

1.1. Plazo de formulación (RDL 8/2020 art.40.3 -EDL 2020/6795- redacc RDL 19/2020 -EDL 2020/13045- y art.40.4 redacc RDL 11/2020 disp.final 1ª.13 -EDL 2020/8052-)

En relación con el plazo para formular las cuentas y demás documentos legalmente obligatorios, la norma distingue entre diferentes supuestos en función de si las cuentas anuales del ejercicio anterior (1):

a) No se han formulado antes de la fecha de declaración del estado de alarma (14-3-2020).

b) A dicha fecha ya han sido formuladas.

c) Han sido formuladas durante la vigencia del estado de alarma (2).

a) Cuentas no formuladas a fecha de declaración del estado de alarma (3) (RDL 8/2020 art.40.3 -EDL 2020/6795- redacc RDL 19/2020 disp.final 8ª -EDL 2020/13045-; DGSJFP Resol 5-6-2020 -EDD 2020/594728-) Si a la fecha de declaración del estado de alarma, las cuentas anuales del ejercicio anterior no han sido todavía formuladas por los administradores, las medidas urgentes extraordinarias frente al impacto económico y social del COVID-19 prevén:

a) La suspensión del plazo de formulación hasta el 1-6-2020 (4).

b) La reanudación del plazo por otros tres meses a contar desde esa fecha.

Por tanto, el 31-8-2020 es la fecha límite para que el órgano de administración social formule las cuentas del ejercicio cerrado el 31-12-2019.

b) Cuentas ya formuladas a fecha de declaración del estado de alarma (RDL 8/2020 art.40.4 -EDL 2020/6795- redacc RDL 11/2020 disp.final 1ª.13 -EDL 2020/8052-) Si – lo que en condiciones normales habrá sido menos frecuente – a la fecha de declaración del estado de alarma, las cuentas anuales ya han sido formuladas por el órgano de administración, únicamente se prevé la prórroga del plazo para la verificación contable de esas cuentas, tanto si la auditoría es obligatoria como si es voluntaria (5), por dos meses a contar desde que finalice el estado de alarma.

En el cómputo del plazo de estos dos meses de prórroga se ha de tener en cuenta que el día a partir del cual se ha de efectuar (dies a quo) es el siguiente al de finalización del estado de alarma.

En este caso, entendemos que, dado que el informe de auditoría ha de estar a disposición de los socios en el momento de la convocatoria de la junta, pudiendo cualquiera de ellos solicitar su entrega o envío gratuito desde ese momento, la prórroga del plazo para verificar las cuentas puede – dependiendo de la mayor o menor tardanza del auditor en emitir su informe, para lo cual dispone de un plazo mínimo, pero no máximo (6) -, dificultar que la junta general ordinaria que ha de aprobar las cuentas se celebre dentro del plazo de los 2 meses a contar desde la fecha de formulación de las cuentas previsto (RDL 8/2020 art.40.5 -EDL 2020/6795- redacc RDL 19/2020 disp.final 8ª -EDL 2020/13045-).

c) Formulación de cuentas durante la vigencia del estado de alarma (RDL 8/2020 art.40.3 y 4 -EDL 2020/6795- redacc RDL 11/2020 disp.final 1ª.13 -EDL 2020/8052-) Se admite de forma expresa que, pese a la suspensión del plazo para la formulación de las cuentas decretada, una sociedad – más concretamente su órgano de administración social - decida formular sus cuentas anuales durante el periodo de vigencia del estado de alarma.

En este caso, que bien pudiera considerarse como una especie de renuncia al beneficio de la suspensión del plazo para formular las cuentas, únicamente se prevé que para la verificación contable de esas cuentas, tanto si la auditoría es obligatoria como voluntaria, la sociedad puede optar entre:

a) Realizar la verificación contable dentro del plazo legalmente previsto con carácter general. En este caso, entendemos que no son de aplicación las reglas de aplazamiento del plazo para la celebración de la junta general ordinaria, manteniéndose, por tanto, el régimen general de celebración dentro de los seis primeros meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio (LSC art.164.1 -EDL 2010/112805-) y, por ende, el plazo previsto con carácter general para depositar las cuentas en el RM (LSC art.279.1).

b) Acogerse a la prórroga del plazo para verificar las cuentas previsto para el caso en que, a la fecha de declaración del estado de alarma, las cuentas anuales ya estuvieran formuladas, en cuyo caso, son de aplicación las consideraciones hechas a este respecto en el aparatado anterior.

En cualquier caso, justo es reconocer que estamos ante un supuesto de muy escasa producción en la práctica.

1.2. Nombramiento de auditores por la minoría (LSC art.265.2 -EDL 2010/112805-; DGSJFP Instr 28-5-2020 -EDL 2020/13647-) De ordinario, el socio minoritario puede solicitar el nombramiento registral de auditor para verificar las cuentas, dentro de los tres meses «a contar desde la fecha de cierre del ejercicio» (para las sociedades cuyo ejercicio cierra el 31 diciembre –supuesto común-, este plazo vence el 31 de marzo siguiente). (7)

Habida cuenta de que se ha producido un desplazamiento a partir del 1-6-2020 de todo el ciclo contable (formulación, legalización, verificación, auditoría, depósito y cierre registral) y, muy en particular, del propio plazo para formular/reformular cuentas, se entiende que el plazo de tres meses para solicitar la designación registral de auditor debe contarse desde el 1-6-2020, de suerte que acabe cuando acaba el plazo para formular cuentas (31-8-2020), sin que sea relevante el plazo que hubiera trascurrido desde el cierre del ejercicio hasta la declaración del estado de alarma, pues no tiene sentido que los administradores cuenten con un plazo mayor para formular o incluso revisar o reformular cuentas, mientras que el minoritario disponga de pocos días desde el 1 de junio para instar el nombramiento de auditor para verificarlas (dado que el estado de alarma entró en vigor el 14 de marzo).

2. Reformulación de las cuentas anuales (CCom art.38.c -EDL 1885/1-; ICAC Resol 5-3-2019 art.25 -EDL 2019/6763-)

Con fecha 26-3-2020 la CNMV y el Colegio de Registradores de España emitieron un comunicado conjunto sobre las alternativas que, en el contexto de la situación extraordinaria derivada de la crisis sanitaria del COVID-19, las sociedades de capital pueden adoptar en relación con la formulación de las cuentas anuales y la propuesta de aplicación del resultado. (8)

En particular, las alternativas que se ofrece al órgano de administración social en dicho comunicado se concretan en las siguientes:

- reformular las cuentas anuales y la propuesta de aplicación del resultado;

- limitar la reformulación únicamente a la propuesta de aplicación del resultado;

- diferir la decisión sobre la propuesta de aplicación del resultado.

Aunque el RDL 11/2020 -EDL 2020/8052- únicamente regula la reformulación o sustitución – no el diferimiento – de la propuesta de aplicación del resultado, entendemos que, por lo que aquí interesa, se mantiene vigente la posibilidad de reformular las cuentas anuales, dado que, en el fondo, con ello no se hace sino dar cumplimiento a lo previsto en la norma mercantil general (CCom art.38.c -EDL 1885/1-).

Conforme al comunicado citado, atendidas la incidencia económica que el riesgo del COVID-19 puede producir en la empresa, el órgano de administración social puede reformular las cuentas anuales.

De hecho, al actuar así los administradores no hacen sino cumplir con la obligación legal derivada del principio de prudencia valorativa, de reformular las cuentas si después de formuladas y antes de su aprobación se conocen riesgos que afectan de forma significativa a la imagen fiel de la situación financiera de la sociedad (CCom art.38.c -EDL 1885/1-; ICAC Resol 5-3-2019 art.25 -EDL 2019/6763-).

Si se opta por esta alternativa, son posibles dos escenarios:

a) Si la junta general ordinaria está ya convocada – lo que indirectamente implica que el informe de auditoría ha sido emitido -, además de proceder a su desconvocatoria por fuerza mayor, según lo indicado anteriormente a este respecto, se hace preciso la emisión por el auditor de un nuevo informe de auditoría sobre las cuentas reformuladas.

b) Si la junta general ordinaria no se ha convocado todavía – aunque el Comunicado no alude a esta posibilidad -, entendemos que, al estar pendiente de emisión el informe de auditoría, lo que realmente procede es que adaptar éste a las nuevas cuentas formuladas.

3. Sustitución de la propuesta de aplicación del resultado (RDL 8/2020 art.40.6 bis -EDL 2020/6795- redacc RDL 11/2020 disp.final 1ª.13 -EDL 2020/8052-)

Conforme al régimen general, la aplicación del resultado constituye el acuerdo de la junta general ordinaria mediante el que se concreta el destino de los beneficios repartibles del ejercicio, tomando como base la propuesta -legalmente obligatoria, pero solo orientativa- formulada por los administradores.

Como requisito previo al acuerdo, la junta general ha de tener aprobadas las cuentas anuales en las que se concretan los resultados a repartir.

A este respecto, y como consecuencia la situación creada del COVID-19, se admite que las sociedades mercantiles puedan sustituir la propuesta de aplicación del resultado contenida en la memoria por otra propuesta ajustada a la situación derivada de la crisis sanitaria.

En tal sentido, se distingue entre dos supuestos según que, habiéndose formulado las cuentas anuales y, por tanto, una propuesta de aplicación del resultado, a fecha 2-4-2020 (fecha de entrada en vigor del RDL 11/2020 -EDL 2020/8052-), la junta general ordinaria: (9)

- ya estuviera convocada; o

- se convoque a partir de dicha fecha.

3.1. Junta no convocada (RDL 8/2020 art.40.6 bis -EDL 2020/6795- redacc RDL 11/2020 disp.final 13ª -EDL 2020/8052-; RDL 8/2020 art.41.3 redacc RDL 11/2020 disp.final 14ª) Si a fecha 2-4-2020, y pese a haberse formulado las cuentas anuales y la propuesta de aplicación del resultado, no ha sido todavía realizada la convocatoria de la junta general ordinaria, el órgano de administración puede sustituir la propuesta de aplicación del resultado contenida en la memoria por otra propuesta.

La sustitución de la propuesta de aplicación del resultado inicial, debe:

a) Ser debidamente justificada por el órgano de administración, con base a la situación creada por el COVID-19.

b) Ir acompañada de escrito del auditor de cuentas en el que se indique que, de haber conocido la nueva propuesta de aplicación de resultado en el momento de la firma de su informe, dicho cambio no habría modificado su opinión de auditoría.

En el caso de sociedad cotizada, la nueva propuesta, su justificación y el escrito del auditor deben hacerse públicas como información complementaria a las cuentas anuales tan pronto como se aprueben, en la página web de la entidad y en la de la CNMV como “Otra Información Relevante” o, en caso de ser preceptivo atendiendo al caso concreto, como “Información Privilegiada”.

3.2. Junta convocada (RDL 8/2020 art.40.6 bis -EDL 2020/6795- redacc RDL 11/2020 disp.final 13ª -EDL 2020/8052-; RDL 8/2020 art.41.3 redacc RDL 11/2020 disp.final 14ª) Si a fecha 2-4-2020 la junta general ordinaria se encuentra convocada – lo cual, ya de por sí supone que las cuentas y la propuesta de aplicación del resultado han sido formuladas -, los administradores pueden retirar del orden del día la propuesta de aplicación del resultado, a efectos de someter una nueva propuesta a la aprobación de una nueva junta general que debe celebrarse también dentro del plazo legalmente previsto para la celebración de la junta general ordinaria (10).

La sustitución de la propuesta de aplicación del resultado inicial, requiere, en este caso, que:

a) La decisión del órgano de administración ha de ser objeto de publicación antes de la celebración de la junta general (11).

b) La nueva propuesta ha de estar debidamente justificada por el órgano de administración, con base a la situación creada por el COVID-19, e ir acompañada de escrito del auditor de cuentas en el que se indique que, de haber conocido la nueva propuesta de aplicación de resultado en el momento de la firma de su informe, dicho cambio no habría modificado su opinión de auditoría.

c) A efectos del depósito de cuentas, la certificación del órgano de administración concerniente a la primera junta se ha de limitar a la aprobación de las cuentas anuales, debiéndose presentar posteriormente en el RM certificación complementaria relativa a la aprobación de la propuesta de aplicación del resultado.

Adicionalmente, en el caso de sociedad cotizada, la nueva propuesta, su justificación y el escrito del auditor deben hacerse públicas como información complementaria a las cuentas anuales tan pronto como se aprueben, en la página web de la entidad y en la de la CNMV como “Otra Información Relevante” o, en caso de ser preceptivo atendiendo al caso concreto, como “Información Privilegiada”.

4. Aprobación de las cuentas anuales (RDL 8/2020 art.40.5 -EDL 2020/6795- redacc RDL 19/2020 disp.final 8ª -EDL 2020/13045- y 41.1.b; DGSJFP Resol 5-6-2020 -EDD 2020/594728-)

Conforme al régimen general, una vez formuladas, las cuentas anuales han de ser sometidas a la junta general que, a tal efecto – así como para la aprobación de la gestión social y la aplicación del resultado -, se ha de celebrar dentro de los seis meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. A esta junta se la denomina junta general ordinaria.

Salvo en los supuestos de junta universal, se deben observar los requisitos de autoría, antelación y demás formalidades exigidas legalmente para la válida constitución de la junta, así como respetar el derecho de información de los socios, con carácter previo y durante la reunión de la propia junta.

En relación con esta materia, las medidas urgentes extraordinarias frente al impacto económico y social del COVID-19 afectan de forma directa al plazo para celebrar la junta que ha de aprobar las cuentas. (12)

En relación con la celebración de la junta general ordinaria, se prevé el aplazamiento de su fecha de celebración, estableciendo que la misma habrá de reunirse, necesariamente, en los dos meses siguientes a contar desde que finaliza el plazo para formular las cuentas anuales (31-8-2020).

Por tanto, el cómputo del plazo para celebrar la junta general ordinaria se inicia el día siguiente a aquel en que finaliza el plazo de formulación de cuentas, esto es, el 1-9-2020, y finaliza el 31-10-2020. (13)

5. Depósito de las cuentas anuales (LSC art.279.1 -EDL 2010/112805-; RRM art.378.1 -EDL 1996/16064-; DGSJFP Resol 5-6-2020 -EDD 2020/594728-)

Aunque las medidas extraordinarias adoptadas frente al impacto económico y social del COVID-19 no incluyen previsión alguna en relación con el depósito de las cuentas anuales del ejercicio 2019, esta obligación legal se ve inevitablemente afectada por otras medidas adoptadas al respecto; más en concreto, por las relativas a:

- la suspensión del plazo para formular las cuentas; y

- el diferimiento del plazo para la aprobación de las cuentas por la junta general.

Esto es así porque el plazo de presentación a depósito de las cuentas en el RM del domicilio social de las entidades a ello obligadas, se determina atendiendo a la fecha de aprobación de las cuentas por la junta general ordinaria, la cual viene condicionada, a su vez, por la fecha de su formulación.

5.1. Plazo para efectuar el depósito de las cuentas (LSC art.279.1 -EDL 2010/112805-; DGSJFP Resol 5-6-2020 -EDD 2020/594728-) Los administradores de las sociedades mercantiles y demás sujetos obligados, deben depositar las cuentas anuales y demás documentos complementarios, para su depósito en el RM del domicilio social, dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas.

En circunstancias normales y en la generalidad de los casos, coincidiendo el ejercicio social con el año natural – y, por tanto, su fecha de cierre el 31 de diciembre -, la junta general ordinaria se celebra, como muy tarde, en el mes de junio del año siguiente y, por tanto, el depósito de las cuentas aprobadas se ha de efectuar dentro del mes de julio, siendo el 31 de julio la fecha límite para su realización.

Tras la declaración del estado de alarma y la adopción de las medidas extraordinarias derivadas del mismo, entre las que se encuentra la de suspensión y posterior reanudación del pazo para formular cuentas y, por efecto de ello, el diferimiento del plazo para celebrar la junta general que ha de aprobarlas, el plazo para efectuar el depósito de las cuentas anuales queda asimismo aplazado hasta que:

1º Se ha reanudado el plazo para formular las cuentas por tres meses más a computar desde el 1-6-2020.

2º Se celebre la junta general ordinaria de la sociedad - para lo cual se dispone de un plazo máximo de dos meses desde la formulación - y en ella se aprueben las cuentas.

Es a partir de ésta última fecha cuando se inicia el cómputo del plazo de un mes dentro del que los administradores deben efectuar el depósito de las cuentas en el RM.

En la práctica, si, como parece lo más probable, la junta general ordinaria que aprueba las cuentas del ejercicio cerrado a 31-12-2019 se celebra en el mes de octubre de 2020, el depósito de las cuentas en el Registro Mercantil ha de tener lugar durante el mes de noviembre de 2020, siendo el 30-11-2020 el último día para efectuarlo.

5.2. Efectos del aplazamiento (LSC art.282 y 283 -EDL 2010/112805-) La alteración del plazo para efectuar el depósito de las cuentas anuales despliega, lógicamente, efectos en relación con las importantes consecuencias que se derivan del incumplimiento de esta obligación en el plazo legalmente establecido.

Tales consecuencias se concretan para la sociedad incumplidora en:

– el cierre de su hoja registral; y

– la imposición de una multa.

a) Cierre registral (LSC art.282 -EDL 2010/112805-; RRM art.378.1 -EDL 1996/16064-; DGSJFP Resol 5-6-2020 -EDD 2020/594728-) El incumplimiento por el órgano de administración de la sociedad de la obligación de depositar en el RM, dentro del plazo establecido, las cuentas anuales y los documentos complementarios, da lugar al cierre de la hoja registral de la sociedad, lo que se traduce en la imposibilidad de obtener la inscripción en el RM de acto o documento alguno – salvo los expresamente excepcionados - referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista.

Para que se produzca el cierre registral es preciso – además de la falta de presentación a depósito de las cuentas dentro del plazo legalmente previsto -, que concurran los siguientes requisitos adicionales:

1. Que haya transcurrido un año desde la fecha de cierre del ejercicio social.

2. Que vencido dicho plazo, no se haya practicado en el RM el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas.

3. Que los administradores de la sociedad no presenten, antes de transcurrido el plazo de un año del cierre del ejercicio social, una certificación, con firmas legitimadas, o copia autorizada del acta notarial acreditativa de la no aprobación de las cuentas con indicación de la causa.

Las serias dudas que, en la presente situación, plantea la referencia al plazo de “un año desde la fecha de cierre del ejercicio social”, común a los tres citados requisitos, ha sido felizmente resuelta por la DGSJFP en su Resolución de la consulta planteada por el Consejo General de Economistas.

En su contestación, fechada el 5-6-2020 -EDD 2020/594728-, la DGSJFP señala que por lo que respecta al cierre de la hoja social en caso de incumplimiento de la obligación del depósito de cuentas, no procede ligar el cómputo al cierre del ejercicio anterior, sino al comienzo del plazo para formular las cuentas anuales (1-6-2020), por lo que es el último día anterior al comienzo del plazo para formular las cuentas anuales – esto es, el 31-5-2020 - el que debe servir de día inicial para computar el plazo de un año a que se refiere el RRM art.378 -EDL 1996/16064-.

En otros términos, y a efectos prácticos, el plazo de un año previsto para evitar que se produzca el cierre de la hoja social como consecuencia del incumplimiento de la obligación de depósito finaliza el día 31-5-2021.

b) Multa (LSC art.283 -EDL 2010/112805-; RRM art.371 -EDL 1996/16064-; DGRN Instr 9-2-19) Además del cierre registral, el incumplimiento de la obligación de depositar las cuentas anuales en el RM dentro del plazo legalmente fijado, es susceptible de ser sancionado con la imposición de una multa pecuniaria.

Esta sanción administrativa, compatible por lo demás con el cierre de la hoja registral, se impone, no a los administradores de la sociedad – que son quienes realmente han incumplido -, sino a la propia sociedad, y su cuantía puede oscilar, con carácter general, desde 1.200 a 60.000 euros, para cada año de retraso, salvo si la sociedad o, en su caso, el grupo de sociedades tiene un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros, en cuyo caso el límite de la multa para cada año de retraso se eleva a 300.000 euros.

La competencia para la instrucción y resolución del procedimiento sancionador se atribuye legalmente al Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC).

Pues bien, para determinar la procedencia de esta sanción económica por incumplimiento de depósito dentro del plazo legal - incluso admitiendo que lo sea por cumplimiento tardío -, se ha de tener en cuenta la alteración del plazo para efectuar el depósito de las cuentas anuales, como consecuencia de la suspensión del plazo para la formalización de cuentas y del aplazamiento para su aprobación.

5.3. Caso particular: sustitución de la propuesta de aplicación del resultado (RDL 8/2020 art.40.6 bis -EDL 2020/6795- redacc RDL 11/2020 disp.final 1ª.13 -EDL 2020/8052-) El RDL 11/2020 regula y admite que las sociedades cuya junta general ordinaria está convocada puedan suprimir del orden del día la propuesta de aplicación del resultado que consta en la memoria, por una nueva propuesta que debe ser sometida a aprobación de otra junta que se ha de celebrar dentro del plazo legal para la celebración de la junta general ordinaria.

En este caso, se prevé que, a efectos del depósito de cuentas, la certificación del órgano de administración concerniente a la primera de las juntas señaladas se ha de limitar a la aprobación de las cuentas anuales, debiéndose presentar posteriormente en el RM certificación complementaria relativa a la aprobación de la propuesta de aplicación del resultado por la segunda de las juntas celebradas. (14)

De la literalidad de la norma parece desprenderse que, en estos casos, el plazo para cumplir con la obligación de depositar las cuentas en el RM se “desdobla” en dos momentos o, dicho en otros términos, se configura un depósito de cuentas “en dos tiempos”, el cual se traduce en la emisión, a efectos del depósito, de dos certificaciones:

1. Aquella en la que, exclusivamente, se recoge la aprobación por la junta general ordinaria de las cuentas anuales, omitiendo la de la aplicación del resultado.

2. Aquella otra, complementaria de la anterior, en la que se recoge la aprobación de la nueva propuesta de aplicación del resultado formulada por el órgano de administración, como consecuencia de sustitución de la inicialmente realizada.

Así las cosas, entendemos que esta medida debe ser tenida en cuenta también a efectos del cumplimiento de la obligación del depósito de las cuentas en el RM y, consecuentemente, de la aplicación del régimen sancionador – cierre registral y multa, que se prevé para los casos de su incumplimiento, incluyendo el cumplimiento extemporáneo.

A este respecto, entendemos que la obligación del depósito no se ha de reputar incumplida – ni siquiera extemporáneamente – hasta que transcurra el plazo para la presentación de la certificación en la que consta la aprobación de la propuesta de aplicación sustituida, por lo que hasta dicho momento no procede el cierre de la hoja registral ni la imposición de la sanción pecuniaria prevista en concepto de multa. (15)

6. Cuadro-resumen

A efectos ilustrativos en el siguiente cuadro se recogen las fechas que se han de tener en cuenta en la formulación, aprobación y depósito de las cuentas anuales referidas al supuesto que, entendemos, se producirá con mayor frecuencia en la práctica; esto es:

a) La sociedad cerró su ejercicio social el 31-12-2019.

b) A fecha de declaración del estado de alarma (14-3-2020), no había formulado las cuentas anuales correspondientes a dicho ejercicio.

Este artículo ha sido publicado en el "Boletín Mercantil", en julio de 2020.

Notas:

(1) La referencia al ejercicio anterior debe entenderse realizada, por ser el supuesto más frecuente en la práctica, al ejercicio cerrado el 31-12-2019.

(2) En la redacción originaria del RDL 8/2020 -EDL 2020/6795- no se incluía una referencia expresa a la posibilidad de formulación de las cuentas durante la vigencia del estado de alarma, que sí fue introducida por el RDL 11/2020 -EDL 2020/8052-.

(3) Entendemos que este es el supuesto que, en la práctica, se va a producir de forma más frecuente, dado que es habitual que las sociedades apuren los plazos y, por tanto, la fecha de formulación de las cuentas suele coincidir con el último día del mes de marzo.

Se trata de una norma en beneficio de la sociedad y, como tal, de aplicación facultativa a la que, por tanto, la sociedad puede acogerse o no, tal y como se deduce de la posibilidad de formular las cuentas durante la vigencia del estado de alarma.

(4) Téngase en cuenta que, inicialmente, el RDL 8/2020 -EDL 2020/6795- suspendía el plazo para la aprobación y formulación de cuentas por el órgano de administración hasta la finalización del estado de alarma, fecha ésta que por incierta hacía que el plazo, por estar subordinado a ella, resultaba indeterminado.

(5) El RDL 8/2020 -EDL 2020/6795- únicamente hacía referencia, en su redacción original, a los supuestos de auditoría obligatoria, habiéndose añadido los supuestos de auditoría voluntaria por el RDL 11/2020 -EDL 2020/8052-.

(6) En relación con el informe de auditoría, se ha de tener en cuenta, que:

- El plazo de que dispone el auditor para emitir su informe es de un mes como mínimo (LSC art.279.1 -EDL 2010/112805-), sin que legalmente se fije un plazo máximo, razón que invita a considerar que hubiera sido más lógico que la norma hubiera establecido que dicho plazo mínimo para la emisión del informe, se ha de computar desde la finalización del estado de alarma.

- El informe de auditoría ha de estar a disposición de los socios en el momento de la convocatoria de la junta, pudiendo cualquiera de ellos puede solicitar su entrega o envío gratuito desde ese momento (LSC art.272.2 -EDL 2010/112805-).

(7) No se olvide que, una vez designado e inscrito el auditor por el registrador mercantil a instancia de una minoría de socios, la omisión de la auditoría o la falta de aportación del correspondiente informe impide el depósito de las cuentas anuales del ejercicio de que se trate en el RM.

(8) El texto completo del comunicado se puede consultar en la página web de la CNMV: https://www.cnmv.es/portal/gpage.aspx?id=COVID19

(9) Lógicamente, si a 2-4-2020 todavía no se han formulado las cuentas por los administradores – lo cual es perfectamente posible a la vista de lo expuesto anteriormente a este respecto -, no habrá necesidad de sustituir la propuesta de resultado, sencillamente porque ésta tampoco se habrá formulado.

(10) Pese a la escasa claridad de la norma, todo indica que de lo que se trata es de celebrar dos juntas generales:

- Una primera junta, esto es la ya convocada, en la que se aprueban las cuentas, pero no la propuesta del resultado, la cual se ha suprimido previamente del orden del día, lo que ya de por sí, impide su sometimiento a deliberación y voto.

- Y otra segunda junta, que se ha de celebrar dentro del plazo legalmente previsto para la celebración de la junta general ordinaria, en la que se somete a aprobación - en principio, con carácter exclusivo – la nueva propuesta de aplicación del resultado que sustituye a la inicialmente formulada por los administradores.

En relación con la primera de las juntas generales señaladas, esto es, la ordinaria propiamente dicha, se ha de tener en cuenta que, si el día previsto para su celebración es posterior a la fecha de declaración del estado de alarma – 14-3-2020 -, el órgano de administración puede, además de modificar el lugar y la hora de celebración, revocar el acuerdo de convocatoria, procediendo a una nueva convocatoria dentro del mes siguiente a la fecha en que finalice el estado de alarma.

No parece, sin embargo, que las anteriores previsiones puedan aplicarse a la segunda de las juntas, por cuanto ésta, por definición y a diferencia de la primera, todavía no ha sido convocada, y las referidas previsiones únicamente son aplicables cuando la junta se hubiera publicado con anterioridad a la declaración del estado de alarma.

(11) Nada se indica del plazo y medios a utilizar para la publicidad de la decisión del órgano de administración relativa a la supresión – término preferible al de “retirar” -. A falta de precisión expresa, entendemos que la decisión se ha de efectuar por los mismos medios que la convocatoria de la junta; y en cuanto al plazo, partiendo de que se ha de realizar, en cualquier caso, antes de que la junta se celebre, debiéndose considerar a nuestro juicio no aplicable, el plazo que, para el caso del denominado “diferimiento de la propuesta de aplicación del resultado”, se contempla en el comunicado conjunto emitido con fecha 26-3-2020 por la CNMV y el Colegio de Registradores de España antes aludido, conforme al cual dicha decisión se debía publicar “no más tarde de la constitución de la junta convocada”.

Tratándose de una sociedad cotizada, entendemos que la publicación de la decisión se ha de realizar tan pronto se apruebe en la página web de la entidad y en la de la CNMV como información relevante.

(12) Téngase en cuenta que los efectos del aplazamiento de la fecha de celebración de la junta general ordinaria como consecuencia de las medidas adoptadas a este respecto como consecuencia de la declaración del estado de alarma, no se agotan en lo concerniente al plazo de aprobación de las cuentas anuales, sino que, de acuerdo con la normativa reguladora de las sociedades mercantiles de capital, puede afectar a otras cuestiones, entre las que se pueden destacar las relativas a:

a) La caducidad del cargo de administrador, por cuanto el cómputo del citado plazo ha de efectuarse no de fecha de nombramiento a fecha de vencimiento, sino de junta a junta, de forma que la caducidad del cargo se produce cuando, vencido el plazo:

- se celebra la primera junta general siguiente; o

- transcurre el plazo legal para la celebración de la junta que ha de resolver sobre las cuentas del ejercicio anterior – esto es, la junta general ordinaria -; y

- sin que en cualquiera de ellas se haya procedido a la reelección o sustitución del administrador con cargo vencido.

Por tanto, el aplazamiento de la celebración de la junta general ordinaria puede producir, como efecto indirecto, el aplazamiento también de la fecha en que se ha de considerar caducado el cargo del administrador cuyo plazo de nombramiento se encuentra vencido; caducidad que se producirá cuando se celebre la junta general ordinaria sin que se produzca su reelección o sustitución, siempre, claro está, que entre la fecha de vencimiento del plazo y la celebración de dicha junta general ordinaria no se celebre una junta general y tampoco en ella se le reelija o sustituya.

b) La solicitud de convocatoria judicial, por cuanto El aplazamiento de la fecha de celebración de la junta general ordinaria trae consigo, como efecto indirecto, que la solicitud de su convocatoria judicial o registral, debe ser referida a su falta de convocatoria para la celebración dentro del plazo máximo de 2 meses a contar desde la finalización del plazo para formular las cuentas antes referido.

(13) El RDL 19/2020 -EDL 2020/13045- reduce de tres a dos meses el plazo para aprobar las cuentas anuales desde la formulación de tres meses – que preveía el RDL 8/2020, EDL 2020/6795 – a dos, con lo que se armoniza dicho plazo para todas las sociedades, sean o no cotizadas, en modo tal que todas deben tener las cuentas aprobadas dentro de los diez primeros meses del ejercicio.

(14) Téngase en cuenta que, conforme a la doctrina registral, la omisión de la aplicación del resultado aprobada en la certificación de los acuerdos de la junta general ordinaria, constituye un defecto que, aun siendo subsanable, impide practicar el depósito de las cuentas (DGRN Resol 7-3-01 -EDD 2001/107107-, BOE 3-4-01).

(15) Mayores problemas se plantean en el caso – no deseado, pero posible – que la primera junta apruebe las cuentas anuales y, sin embargo, en la segunda, no se apruebe la propuesta de aplicación del resultado que sustituye a la inicialmente formulada. En nuestra opinión, partiendo de una concepción unitaria del depósito de cuentas, se ha de considerar que éste no está completo hasta la presentación de la segunda certificación, y, por tanto, puede estimarse aplicable a este caso la excepción al cierre registral si, antes del transcurso de un año desde el cierre del ejercicio social, los administradores presentan en el RM certificación acreditativa de la no aprobación de la nueva propuesta de aplicación del resultado, tal y como se prevé en relación con la no aprobación de las cuentas anuales (RRM art.378.5 y 7 -EDL 1996/16064-).

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