"La labor del DPO encierra una enorme responsabilidad que va más allá del cumplimiento normativo, siendo necesaria una carga ética que debe regir su actuación profesional"
Entrevistamos a Carme Sánchez Ors y María Arias Pou, Vicepresidentas Segunda y Quinta respectivamente de APEP, ambas representantes de la Comisión de Formación.
La Asociación Profesional Española de Privacidad (APEP) en colaboración con el Ilustre Colegio de Abogados de Madrid (ICAM) ha organizado recientemente una Jornada sobre el Delegado de Protección de Datos (DPO) para abordar de forma global esta nueva figura, según se deriva del nuevo marco europeo tras la Publicación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Jornada en la que han participado DPOs de varias entidades públicas y privadas, además de representantes de APEP, del ICAM y de la propia Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
Entrevistamos a Carme Sánchez Ors y María Arias Pou, Vicepresidentas Segunda y Quinta respectivamente de APEP, ambas representantes de la Comisión de Formación.
P: Para empezar, pensando en aquellos que aún no lo conozcan ¿podrían definirnos sucintamente que es un DPO y cuándo nace esta figura?
R: El DPO es una figura que tiene una sólida tradición en países de nuestro entorno, como es el caso de Alemania, y que no pasó desapercibido para nuestra Directiva sobre protección de datos. Se trata de un profesional independiente que debe aportar al responsable o encargado del tratamiento, bien como empleado o como consultor externo, los conocimientos jurídicos, informáticos, de gestión de riesgos, análisis de procesos así como un conocimiento profundo de su organización.
Su principal responsabilidad es observar, evaluar y organizar la gestión de los datos personales y por lo tanto su protección, dentro de una organización (pública o privada), para que sean tratados de acuerdo con la normativa de privacidad europea y nacional. Es un gestor de la privacidad que debe desempeñar su responsabilidad de manera independiente y rendir cuentas al más alto nivel de su organización pública o privada. Es una pieza clave para que el responsable del tratamiento de los datos o el encargado del tratamiento pueda cumplir con la exigente normativa de privacidad.
En el mundo anglosajón se conoce con el término del director de privacidad (Chief Privacy Officer CPO); Oficial de privacidad (Privacy Officer), Oficial de protección de datos (Data Protection Officer) o el oficial de seguridad de los datos (Data security Officer). 
María Arias Pou, Vicepresidenta Quinta de APEP
P: ¿Qué hay que hacer para ser DPO?
R: El RGPD exige que el DPO sea designado atendiendo a sus cualidades profesionales; a sus conocimientos especializados del Derecho y a su práctica en materia de protección de datos. En nuestra opinión, describe un profesional que puede tener distintos perfiles o que más bien va a requerir formación y conocimientos en distintas áreas jurídicas y técnicas muy necesarias para gestionar y controlar el cumplimiento normativo de la privacidad.
Además, se le exige tener un conocimiento amplio de la organización a la que presta sus servicios y ser un profesional con capacidad de análisis de riesgos y buenas habilidades comunicativas. Por todo ello, es necesario conseguir las competencias necesarias para poder afrontar las diferentes funciones que el RGPD le otorga. La experiencia, siendo muy importante a estos efectos, en muchos casos no será suficiente y se requerirá una capacitación específica.
P: ¿Cómo afectará el RGPD al rol a desempeñar, las funciones y las responsabilidades del DPO?
R: El RGPD es el marco del DPO, finalmente se adopta como una figura obligatoria solo para las organizaciones públicas y para algunas entidades privadas pero su existencia esta llamada a favorecer el cumplimiento normativo de la protección de datos allí donde se adopte, sea de manera obligada o voluntaria. El RGPD describe sus funciones mínimas y son los Estados miembros y las Autoridades de control de ellos quienes irán detallando ese rol tan esencial para la nueva era de la privacidad para la que todos nos estamos preparando.
La regulación de la privacidad en Europa cambia con el RGPD de un sistema reactivo a un sistema proactivo donde la figura del DPO va a jugar un papel esencial como gestor y consultor en materia de privacidad y como colaborador necesario para cumplir el principio de responsabilidad o “accountability” que deriva de la nueva normativa.
P: ¿Por qué es fundamental certificarse una vez que se es DPO?
R: La certificación de los DPO´s es el mecanismo que permite poder acreditar con solvencia que cuentan con los conocimientos necesarios y con la capacidad requerida para entender, prever y dar soluciones a riesgos legales y de seguridad en el desarrollo de su actividad profesional. Entendemos que será imprescindible certificarse antes de ser DPO pues buena parte de los futuros DPO serán externos. Además obtener una certificación, como en otros ámbitos profesionales, será un elemento diferenciador de peso para identificar a los mejores candidatos en un proceso de selección.
Una vez se sea DPO, la certificación tendrá el valor de servir de a Responsables y Encargados como garantía de que su DPO tiene las competencias iniciales requeridas, como para el propio DPO que dispondrá de un sistema de valoración neutral que le permitirá tener la certeza de que está suficientemente capacitado para desarrollar sus funciones.
Ni que decir tiene que en el ámbito público la certificación terminará siendo utilizada como mérito en los concursos públicos para que sus Encargados del tratamiento demuestren la solvencia de su personal en la materia.
P: En la jornada se enfatizó la importancia de la formación del DPO ¿Qué puede aportar en ello la APEP?
R: Llevamos algunos años formando profesionales de la privacidad, desde el punto de vista de las necesidades reales de capacitación. Nuestros planes de formación persiguen ofrecer a los profesionales una formación completa y de calidad en el ámbito de la privacidad. Cada año adaptamos nuestro plan de formación a las necesidades y peticiones de nuestros más de 500 asociados, profesionales en activo.
A través de nuestra formación se crean comunidades de aprendizaje colaborativo donde los profesionales se inician, profundizan o se reciclan, según su nivel de conocimiento, en materias concretas y de aplicación práctica de la profesión. Como asociación profesional acompañamos a nuestros asociados en los nuevos retos que el cumplimiento de la normativa sobre privacidad va presentando. Y la formación es un elemento clave para cumplir este fin.
P: La certificación ACP de APEP permite identificar al DPO en el territorio de la UE ¿Es una homologación? ¿Es vitalicia?
R: La figura se establece en el RGPD así que todos los países de la UE deberán tener la misma figura con las mismas funciones y competencias. No obstante, nuestra certificación por ahora se centra en el ámbito español con las especialización en aspectos sectoriales de nuestra normativa como la video vigilancia, las relaciones laborales o los menores.
La certificación de competencias no puede ser vitalicia, las necesidades van cambiando, la normativa también y los conocimientos se deben ir actualizando. Así nuestra certificación, actualmente, debe renovarse cada 4 años, siendo necesario para la renovación, entre otros méritos, la acreditación de la actualización de conocimientos o la participación en actividades programadas por APEP con esa finalidad.
P: Volviendo a la necesidad de la formación ¿el DPO requiere o no formación continua y qué tiene previsto la APEP para afrontar dicha necesidad?
R: Efectivamente la formación continua va a ser una condición del DPO, por ello es condición necesaria para la renovación de nuestra certificación profesional. Vamos a mantener nuestros itinerarios formativos para formar a futuros DPO, así como cursos de actualización de conocimientos para profesionales en activo, tanto en temas novedosos como de especialización sectorial.
Sobre esta materia se han pronunciado desde el Grupo del artículo 29 indicando que resulta útil también que las autoridades supervisoras promuevan una formación adecuada y regular para los DPO.
P: Para terminar ¿en qué consiste el Código Ético Profesional de APEP y cómo afecta al DPO adherirse al mismo?
R: Con la finalidad de promover una cultura ética entre los profesionales dedicados, en sus diferentes especialidades (asesoría, defensa jurídica, auditoría, docencia, etc.), a la promoción, concienciación, formación y protección de la privacidad y de datos de carácter personal, y su adecuación y cumplimiento de los requerimientos regulatorios relacionados hemos elaborado nuestro Código Ético. Este lo es para la profesión de la privacidad, ya que esta se basa en la confianza que depositan las organizaciones respecto a los profesionales en los que confían el aseguramiento de la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información personal y la observancia de la legislación vigente en la materia.
La figura del DPO tiene una serie de obligaciones, tanto técnicas como organizativas, que no siempre son de fácil cumplimiento. Es en este contexto donde el y la DPO cobra una importancia fundamental como garante de información y asesoramiento en el cumplimiento de la normativa, lo que redunda en un mayor respeto de los derechos fundamentales de los ciudadanos. Esta labor encierra, por lo tanto, una enorme responsabilidad que va más allá del cumplimiento normativo, siendo necesaria una carga ética que debe regir su actuación profesional.