En septiembre de 2013, la Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, (en adelante, La Ley), estableció, en su artículo 18, la obligatoriedad del uso del formato electrónico y la vía telemática para proceder a la legalización ante el Registro Mercantil, de los libros que deben llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables en los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio.
La modificación apuntada entró en vigor el 29 de septiembre de 2013, por tanto, en principio, todos los libros que debieron legalizarse con posterioridad a dicha fecha, deberían haberlo hecho respetando dicho procedimiento.
No obstante, esta norma no ha sido objeto de desarrollo reglamentario ulterior. Conforme a la doctrina sentada por la Resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado (en adelante,“ la DGRN”) de 5 de agosto de 2014, se admitió la tradicional legalización en papel de los libros contables relativos al ejercicio 2013 aunque, en la práctica, la realidad es que cada Registro Mercantil ha venido aplicando sus propias reglas a la hora de implementar el procedimiento de legalización de libros.
En este contexto legal, el pasado 12 de febrero de 2015 la DGRN dictó una Instrucción al objeto de unificar criterios y establecer los principios básicos para la legalización de los libros en la que se incluye el procedimiento técnico detallado para la presentación telemática de los libros. Instrucción a la que los empresarios deberán ajustarse para poder legalizar sus libros desde ese momento.
Así las principales novedades introducidas por esta instrucción son:
- La aplicación del nuevo sistema de legalización a todo tipo de libros obligatorios y no obligatorios (contables, de actas, de registro de socios…) del ejercicio 2014, si éste coincide con el año natural, siendo el último día para su legalización el 30 de abril de 2015 (inclusive).
Excepcionalmente, en relación al ejercicio 2014, si mediare justa causa y no fuera posible la presentación en formato electrónico de todos o algunos de los libros, el registrador permitirá la presentación en formato papel de los libros de hojas encuadernadas.
- Por lo tanto, a partir del ejercicio 2014 no podrán legalizarse libros en blanco, encuadernados o de hojas móviles ni tampoco ningún libro en soporte papel o electrónico no presentado por vía telemática.
- En el primer cuatrimestre de cada ejercicio se deberán legalizar las actas del ejercicio precedente de los órganos colegiados (junta y consejo) y de decisiones del socio único.
- Al inscribir la sociedad, se deberá legalizar un libro registro inicial con la información sobre los fundadores y posteriormente, solo habrá que legalizar sucesivos libros si se producen cambios en la titularidad de las participaciones o acciones o se hubieran constituidos gravámenes sobre ellas.
- Se permite legalizar los libros de actas de un ejercicio aunque no lo estén los libros de ejercicios anteriores y libros registro aunque no lo haya sido el libro inicial.
- Los libros en blanco y ya legalizados solo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas del ejercicio 2013 o anteriores.
- Los libros registros de socios o de acciones nominativas ya legalizados en blanco solo podrán usarse para negocios jurídicos sobre participaciones o acciones anteriores a 29 de septiembre de 2013.
- En la primera legalización telemática del correspondiente libro habrá que acreditar el cierre del anterior libro mediante la legalización de la correspondiente certificación de cierre de libros.
- Las sociedades que desde su constitución no hubieran legalizado todavía sus libros de actas, registros o de contratos podrán incluir en los primeros libros de dichas clases presentados telemáticamente todas sus actas y vicisitudes desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre.
A pesar de lo expuesto, cabe destacar que la introducción de este nuevo artículo 18 no ha conllevado ninguna alteración en los sujetos obligados a legalizar los libros ni en los libros objeto de legalización, que siguen siendo los mismos.
En cambio, debemos resaltar que la referida modificación legislativa ha suscitado cierta preocupación respecto al contenido y la publicidad de las Actas de los órganos sociales, hasta el punto de que la asociación sin ánimo de lucro constituida por las empresas cotizadas españolas EMISORES ESPAÑOLES interpuso el pasado 15 de abril de 2015 recurso contencioso administrativo contra la citada Instrucción de la DRGN solicitando la suspensión cautelar de la aplicación de la Instrucción hasta tanto no recayese sentencia al respecto.
Así, La Sala de lo Contencioso del TSJ Madrid, el pasado 27 de abril de 2015 dictó Auto suspendiendo cautelarmente la obligación de legalización telemática de los libros de los empresarios, establecida en la Instrucción de la DRGN de 12 de febrero de 2015 basando su medida en la necesidad de salvaguardar la información confidencial de las empresas que va a ser comunicada al Registro Mercantil y considerando que dicha suspensión, en contra del criterio de la Abogacía del Estado, no ocasiona daño grave alguno al interés público teniendo en cuenta la afectación generalizada para la confidencialidad de los datos de las empresas que supone dicha obligación.
Pues bien, ante la medida cautelar acordada por el TSJ de Madrid, los Registradores en defensa de la Instrucción, mantienen que el proceso de legalización cumple y respeta al grado máximo la confidencialidad de los datos, en la medida en que el fichero informático que recoge las actas no queda sujeto a publicidad legal ni se registra por los siguientes motivos:
- El Registro no conserva en su archivo el contenido del fichero informático, únicamente retiene el “hash” o algoritmo generado por el fichero.
- El Registro no puede dar publicidad de algo que no archiva.
- Los empresarios pueden encriptar el contenido del fichero.
- La finalidad de la legalización registral es controlar la regularidad formal y la fehaciencia de la legalización asociando a los libros legalizados un dato temporal cualquiera que sea su contenido.
Ante el desconcierto generado a los profesionales y empresarios por los acontecimientos que se iban sucediendo la última semana de plazo de legalización de los libros, la DGRN ha solicitado los correspondientes informes técnicos y profesionales de los que se derivará, en breve, la correspondiente Instrucción que permita compatibilizar la legalización de los libros con el máximo grado de reserva y confidencialidad los datos y además, ha manifestado que, hasta tanto no se resuelva el recurso contencioso administrativo interpuesto, el auto no ha adquirido firmeza, siendo por tanto de aplicación en su integridad la Instrucción de 12 de febrero de 2015.
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