Como sexta entrega de la serie de artículos sobre protección de datos personales en los bufetes de abogados hoy les comentaré lo relativo a los derechos que tienen los afectados sobre sus datos de carácter personal.
La protección de los derechos de los afectados
Resulta fundamental para la normativa en materia de protección de datos de carácter personal la garantía de una serie de derechos de las personas sobre sus datos, en especial los que pueden afectar a su intimidad o a su honor. Así mismo, resultan también fundamentales los mecanismos para hacer efectivos esos derechos, mecanismos que deberemos implantar en el despacho de la forma más eficiente posible.
Los derechos “ARCO”
Los derechos “ARCO” son los relativos al Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición respecto de los datos personales del interesado. Examinémoslos con más detalle:
DERECHO DE ACCESO:
El interesado tendrá derecho a solicitar y obtener gratuitamente información de sus datos de carácter personal sometidos a tratamiento por parte del despacho de abogados, el origen de dichos datos, así como las comunicaciones realizadas o que se prevén hacer de los mismos, o bien terceros autorizados a acceder a dichos datos. El derecho de acceso solo podrá ser ejercitado a intervalos no inferiores a doce meses, salvo que el interesado acredite un interés legítimo al efecto, en cuyo caso podrán ejercitarlo antes.
El responsable del fichero deberá resolver sobre lo solicitado en el plazo de un mes desde la recepción de la solicitud. También deberá hacerlo aunque no disponga de datos del afectado. Si transcurrido dicho plazo, la solicitud no ha sido atendida adecuadamente, el interesado podrá dirigirse a la Agencia de Protección de Datos con copia de la solicitud cursada y de la contestación recibida (si existiera), para que esta a su vez se dirija a la oficina designada con el objetivo de hacer efectivo el ejercicio de este derecho.
DERECHO DE RECTIFICACIÓN:
Reconoce a los ciudadanos el derecho a que los datos personales relativos a su persona se modifiquen cuando resulten inexactos o incompletos.
Este derecho solo podrá solicitarlo la persona interesada, que deberá dirigirse al despacho, indicando a qué datos se refiere y la corrección que se solicita, aportando al efecto la documentación que lo justifique.
El responsable del fichero deberá resolver sobre lo solicitado en el plazo máximo de diez días a contar desde la recepción de la solicitud. También deberá hacerlo aunque no disponga de datos del afectado. Transcurrido el plazo sin que de forma expresa se responda a la petición o esta sea insatisfactoria, el interesado podrá interponer la correspondiente reclamación de tutela ante la Agencia de Protección de Datos, acompañando la documentación acreditativa de haber solicitado la rectificación de datos ante la entidad de que se trate.
DERECHO DE CANCELACIÓN:
Reconoce a los ciudadanos el derecho a que los datos personales relativos a su persona se supriman cuando resulten inadecuados o excesivos.
Este derecho solo podrá solicitarlo la persona interesada, que deberá dirigirse al despacho indicando a qué datos se refiere, y aportando al efecto la documentación que lo justifique.
El responsable del fichero deberá resolver sobre la solicitud de cancelación en el plazo máximo de diez días a contar desde la recepción de la solicitud y deberá hacerlo aunque no disponga de datos del afectado. Transcurrido el plazo sin que de forma expresa se responda a la petición o esta sea insatisfactoria, el interesado podrá interponer la correspondiente reclamación de tutela ante la Agencia de Protección de Datos, acompañando la documentación acreditativa de haber solicitado la cancelación ante la entidad de que se trate.
La cancelación dará lugar al bloqueo de los datos, conservándose únicamente a disposición de las Administraciones Públicas, Jueces y Tribunales, para la atención de las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento de los datos, durante el plazo de prescripción de estas, transcurrido el cual deberá procederse al borrado y destrucción de dicha información.
No procederá la cancelación cuando los datos de carácter personal deban ser conservados durante los plazos previstos en las relaciones contractuales entre el despacho de abogacía y el interesado que justificaron el tratamiento de los datos.
DERECHO DE OPOSICIÓN:
Reconoce a los ciudadanos el derecho a que no se lleve a cabo el tratamiento de sus datos cuando no sea necesario su consentimiento para el tratamiento, por la concurrencia de un motivo legítimo y fundado, referido a su concreta situación personal, que lo justifique, y siempre que una Ley no disponga lo contrario.
Este derecho solo podrá solicitarlo la persona interesada, que deberá dirigirse al despacho indicando a qué datos se refiere, y aportando al efecto la documentación que lo justifique.
El responsable del fichero o tratamiento, en el plazo máximo de diez días desde la recepción de la solicitud, deberá resolver sobre la misma, excluyendo del tratamiento los datos relativos al afectado o denegando motivadamente la misma. Igualmente deberá hacerlo aunque no disponga de datos del afectado. Transcurrido el plazo sin que de forma expresa se responda a la petición o esta sea insatisfactoria, el interesado podrá interponer la correspondiente reclamación de tutela ante la Agencia de Protección de Datos, acompañando la documentación acreditativa de haber solicitado la oposición ante la entidad de que se trate.
Derechos de la nueva normativa
Adicionalmente a los derechos “ARCO”, la nueva normativa europea nos trae dos nuevos derechos muy a tener en cuenta:
DERECHO AL OLVIDO:
Reconoce a los ciudadanos el derecho a que los datos personales sean suprimidos cuando, entre otros, ya no sean necesarios para la finalidad con la que fueron recogidos, se haya retirado el consentimiento o se hayan recogido de forma ilícita.
Este derecho solo podrá solicitarlo la persona interesada, que deberá dirigirse al despacho indicando a qué datos se refiere, y aportando al efecto la documentación que lo justifique.
El responsable del fichero o tratamiento, en el plazo máximo de diez días desde la recepción de la solicitud, deberá resolver sobre la misma, bloqueando, eliminando o excluyendo del tratamiento los datos relativos al afectado o denegando motivadamente la misma. Igualmente deberá hacerlo aunque no disponga de datos del afectado. Transcurrido el plazo sin que de forma expresa se responda a la petición o esta sea insatisfactoria, el interesado podrá interponer la correspondiente reclamación de tutela ante la Agencia de Protección de Datos, acompañando la documentación acreditativa de haber solicitado sus derechos ante la entidad de que se trate.
DERECHO A LA PORTABILIDAD:
Reconoce el derecho a que el ciudadano que haya proporcionado sus datos a un responsable que los esté tratando de modo automatizado pueda solicitar recuperar esos datos en un formato que le permita su traslado a otro responsable.
Este derecho solo podrá solicitarlo la persona interesada, que deberá dirigirse al despacho indicando a qué datos se refiere, y aportando al efecto la documentación que lo justifique.
El responsable del fichero o tratamiento, en el plazo máximo de un mes desde la recepción de la solicitud, deberá resolver sobre la misma, proporcionando los datos en un formato estructurado, de uso común y legible por una máquina. Los formatos de datos sujetos a costosas limitaciones de licencia no serán considerados adecuados. Igualmente deberá resolverse la solicitud aunque no disponga de datos del afectado. Transcurrido el plazo sin que de forma expresa se responda a la petición o esta sea insatisfactoria, el interesado podrá interponer la correspondiente reclamación de tutela ante la Agencia de Protección de Datos, acompañando la documentación acreditativa de haber solicitado la portabilidad de sus datos ante la entidad de que se trate.
Ejercicio de los derechos
Para que los interesados puedan ejercer sus derechos frente al despacho, debe habilitarse una dirección, postal y/o electrónica, en la que poder recepcionar las peticiones, la documentación justificativa y poder resolver las dudas al respecto que pudiera tener el interesado.
El transcurso de los plazos indicados anteriormente dependerá del medio habilitado y de la opción elegida por el interesado, ya que, por ejemplo, si hay una dirección postal habilitada y el interesado remite una carta ordinaria, no podría justificar un plazo de resolución indebido. Igualmente si se elige un medio electrónico como el correo electrónico.
Mi recomendación es que el despacho habilite un modelo de documento para el ejercicio de los derechos, y que habilite una zona de descarga de los mismos en su web corporativa. También es ideal que se indique la forma en la que se tratarán dichas peticiones y cómo se comunicará la recepción de la petición, su estudio y su forma de resolución.
Cuanto más clarifiquemos a priori a los interesados en ejercer sus derechos la forma en que puedan ejercerlos, menos controversias se originarán a posteriori.
Recomendaciones
Aunque el ejercicio de los derechos de los afectados pueda suponer una excesiva carga burocrática para el despacho de abogacía, no tiene por qué, siempre y cuanto se procedimente todo adecuadamente.
Les recomiendo contar tanto con una dirección postal como con una dirección electrónica, indicando al interesado el proceso para ejercer sus derechos, los plazos de resolución así como el facilitarle un modelo de documento para ejercer sus derechos.
Debería contar también con algún sistema de registro documental, que le permita controlar las peticiones realizadas por cada afectado, los plazos y las resoluciones dictadas al respecto.
Habilite una sección en su web profesional para el ejercicio de estos derechos, así como la forma de contactarle para resolver dudas respecto de dichos derechos.
Como ya he comentado, las resoluciones a las peticiones de los afectados, sean afirmativas o no, deben de ser razonadas. Por ello le recomiendo que cuente también con modelos de resolución para los casos concretos que se puedan dar habitualmente en el despacho. Muchos casos son muy parecidos. Además, tenga en cuenta que las pocas causas por las que se puede denegar una petición es por su reiteración en el tiempo o por la falta de legitimidad del afectado para la ejecución de su petición.
Como ya les he ido indicando en anteriores entregas, es mucho más fácil gestionar información en soporte digital que en papel. Esto es especialmente relevante en cuanto al ejercicio de los derechos de los interesados. Es mucho más sencillo restringir el acceso o eliminar información digitalizada que en papel, así como su custodia y el registro de las distintas peticiones de un interesado respecto de sus datos de carácter personal.
El ejercicio de los derechos de los interesados respecto de sus datos de carácter personal es una parte fundamental de la normativa en materia de protección de datos personales. No deje nada al azar en esta área y tanto sus clientes como su propio despacho se lo agradecerán.
Les espero en la próxima entrega: “El documento de seguridad en el despacho”.
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