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El seguimiento de la denuncia deberá realizarse por un órgano que sea independiente de la dirección de la compañía

8 claves para que sea efectivo un canal de denuncias

Tribuna
Canal de denuncias

Un canal de denuncias, como hemos visto en artículos anteriores, es aquella herramienta que la empresa pone a disposición de los trabajadores, proveedores, o clientes, para alertar de manera confidencial sobre cualquier ilegalidad que se haya producido en la organización.

Cuando el empresario decide implementar esta herramienta ética, lo puede hacer de manera tradicional: estableciendo un proceso interno por el que se permita la entrega en persona de la propia denuncia en un sobre al departamento correspondiente, o bien, con ayuda de la tecnología, creando una plataforma online, correo electrónico, o número de teléfono asignado para este uso concreto

A su vez, la gestión de este canal podrá realizarse de manera interna, o de forma externa con una empresa especializada. En cualquier caso, el seguimiento de la denuncia deberá realizarse por un órgano que sea independiente de la dirección de la compañía. Este requisito, junto a los que exponemos a continuación, harán posible la confianza necesaria para su utilización.

Requisitos que hacen que un canal de denuncias sea efectivo

Para que un canal de denuncias se convierta en una herramienta eficaz dentro de una empresa, debe tener en cuenta las siguientes condiciones:

1. Transparencia del procedimiento
En primer lugar, el éxito o fracaso de un canal de denuncias dependerá de la transparencia del propio procedimiento. Para ello, la empresa deberá definir con claridad cómo tramitar la denuncia y qué órgano estará implicado en cada una de las fases del proceso.

Las empresas con una estructura organizativa mayor establecerán previamente los departamentos que gestionen cada una de las fases de la denuncia:

- Recepción.

- Investigación de los hechos denunciados.

- Valoración de la sanción que debe recaer sobre el denunciado.

- Y la ejecución de la sanción.

La separación de estos órganos y su imparcialidad, darán transparencia al uso de la herramienta.

Además, si en alguna de las fases del proceso se hace necesario el contacto directo con el responsable de la gestión de la denuncia, es conveniente que el trabajador autorice previamente y de manera formal este trato personal.

2. Sencillez de uso
En segundo lugar, la compañía que implemente un canal de denuncias debe hacerlo teniendo en cuenta el uso sencillo del mismo, y que se acceda con facilidad.

Por ejemplo, en aquellas empresas con trabajadores de diferentes países, la herramienta de denuncias debe estar traducida en los diferentes idiomas. Además, se debe poder utilizar desde el teléfono móvil, la tableta, el ordenador, etc.

3. Información a los trabajadores
En tercer lugar, es fundamental que el canal de denuncias sea formalmente comunicado a los trabajadores y que se explique de manera concisa cómo va a ser su funcionamiento, cómo se asegura su confidencialidad y cómo se va a proteger al denunciante. Para ello, es recomendable la adopción de un plan de formación acerca de su existencia y la necesaria sensibilización sobre el uso más adecuado.

Es recomendable que su implementación se lleve a cabo de manera progresiva. El primer año, la compañía puede promocionar el uso del canal de denuncias solo para los trabajadores, y una vez que la herramienta esté asentada, se puede ampliar su uso para incluir a proveedores, clientes, accionistas, etc.

4. Conductas que pueden denunciarse
En cuarto lugar, la empresa deberá establecer de manera clara, cuáles son aquellas conductas que podrán ser denunciadas a través del canal de denuncias.

Una vez definidas, la compañía deberá comunicarlas a los empleados, proveedores, clientes, accionistas, etc., para que conozcan su funcionamiento.

Los trabajadores deben entender las diferencias entre un canal de denuncias y el buzón de sugerencias que una empresa facilita para que se propongan mejoras internas.

5. Protección del denunciante y denunciado
En quinto lugar, la protección del denunciante contra posibles represalias debe estar asegurada y debe ser creíble. Hoy en día, en España no existe una ley de protección al denunciante en el ámbito privado, por eso, es obligatorio que el propio canal de denuncias ofrezca las garantías de confidencialidad, y preserve la seguridad del denunciante para evitar una posible represalia por parte de la empresa o por otro trabajador, en caso de que el denunciado sea otro empleado.

Es igual de importante asegurar la protección del denunciado ante una denuncia falsa o erróneamente interpretada por el denunciante. Para ello, el departamento responsable de la gestión de la denuncia recibida deberá decidir si, con las evidencias que dispone, es necesario informar o no al denunciado.  A su vez, deberá valorar las consecuencias que podría llevar la destrucción de pruebas en caso de que se le informe antes de tiempo.

6. Análisis de indicadores
En sexto lugar, la empresa deberá establecer algún tipo de indicador que le permita conocer si el canal de denuncias está funcionando de manera eficaz.

El indicador más claro es aquel que nos dice el porcentaje de denuncias que se recibe cada año en el sistema, pero existen otras formas de analizar su eficacia, como puede ser la realización de encuestas anónimas, o si la herramienta se ha implementado online, a través del análisis de su uso (acceso a la plataforma, tiempo de permanencia, etc.).

7. Protección de datos
En séptimo lugar, el canal de denuncias tiene que cumplir la legislación en materia de protección de datos de carácter personal. Para ello, es necesario que el nivel de seguridad que se aplica a los datos facilitados sea elevado para proteger la confidencialidad del denunciante y del investigado.

En todo momento se debe garantizar el derecho a la información a la hora de la recogida de los datos del denunciante. Además, se le deberá informar de los destinatarios de la información, de las consecuencias que tiene la mala fe en el caso de una denuncia falsa, los posibles delitos que conllevan la falsedad documental y los mecanismos para poder ejercer sus derechos.

8. Auditoría externa de los delitos fiscales
En octavo lugar, se recomienda a las empresas establecer y supervisar de manera externa las irregularidades de trascendencia financiera y contable que se hayan denunciado a través del canal de denuncias.

La Comisión Nacional del Mercado de Valores estableció el 27 de junio de 2017 una Guía Técnica 3/2017 sobre Comisiones de Auditoría de Entidades de Interés Público (EIP) y en esta guía ya se menciona los canales de denuncia.

En ella se establece que la supervisión del funcionamiento del canal se debe asignar a la Comisión de Auditoría, que recibirá de manera periódica información sobre el funcionamiento del canal, que incluya, al menos, el número de denuncias recibidas, su origen, tipología, los resultados de las investigaciones y las propuestas de actuación.

Una vez analizado lo anterior, la comisión de auditoría, en caso de que lo juzgue necesario, debe proponer las acciones oportunas para mejorar su funcionamiento y reducir el riesgo de irregularidades en el futuro. En el caso de que las empresas no cuenten con una Comisión de Auditoría, deberán enviar esta información al Compliance Officer.

Si tu empresa está obligada a contar con un canal de denuncias, desde Lefebvre te ofrecemos una herramienta eficiente que cumple con toda la normativa en materia de prevención de delitos, y que garantiza la protección de los denunciantes en todo caso.

Más información Centinela Canal de Denuncias.

Si lo deseas, también puedes consultar nuestro especial sobre el canal de denuncias.