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La firma electrónica en tiempos de crisis sanitaria por el COVID-19

Alberto Redondo: "Con la implementación de la firma electrónica, las empresas pueden gestionar y agilizar multitud de trámites"

Entrevista
Alberto Redondo SERES

Entrevistamos a Alberto Redondo, Marketing & Mass Market Director en SERES.

En la situación que vivimos actualmente con motivo de la pandemia del coronavirus, hace que muchos empresarios y trabajadores tengan incertidumbre sobre aquellos procedimientos que deben realizar y que el confinamiento decretado tras el estado de alarma les impide llevar a cabo.

Entrevistamos a Alberto Redondo, Marketing & Mass Market Director en SERES.

- Hoy en día, ¿podemos asegurar que las empresas han avanzado en materia de digitalización?

De forma general, la digitalización en las empresas se lleva a cabo por etapas. Es decir, se comienza por digitalizar los procesos básicos, como por ejemplo implementación del teletrabajo, que ahora mismo está recomendando el Gobierno. A medida que se va avanzando en este recorrido, se digitalizan y automatizan procesos que son clave para la gestión de las compañías, como es la contabilidad, la facturación o las gestiones del departamento legal.

La realidad actual es que, un porcentaje muy alto de las empresas ha conseguido digitalizar los procesos básicos, pero no han seguido avanzando en su transformación digital. Esto se debe, en gran medida, a que la mayoría de las entidades no son capaces por sí mismas de gestionar todos estos cambios, no tienen una estrategia. Por ello, es fundamental que cuenten con un proveedor de servicios de confianza que les asesore y acompañe en todo momento, de esta forma, el cambio no será brusco y se optimizarán al máximo los recursos.

- ¿Qué pasos son necesarios para obtener la firma electrónica?

A nivel empresarial, la forma más sencilla de comenzar a utilizar la firma electrónica es a través de la contratación de soluciones especializadas para ello. Una vez que se implementa esta tecnología en la empresa, todo lo que viene después son ventajas. En SERES, hemos desarrollado Contralia, un servicio de firma electrónica segura de documentos. Se trata de una solución adaptable a cualquier tipología y tamaño de compañía.

Con la implementación de la firma electrónica, las empresas ganan en eficiencia, seguridad y transparencia. Además, teniendo en cuenta que se trata de una solución en la nube, también se ahorran costes de archivo de documentos. Además, es muy importante señalar que el uso de la firma electrónica ayuda a preservar el medioambiente.

- ¿Qué documentos pueden gestionarse a través de la firma electrónica?

Con la implementación de la firma electrónica, las empresas pueden gestionar y agilizar multitud de trámites. Contralia, permite la firma online de todo tipo de documentos: contratos, aceptación de condiciones generales de un servicio, descargos de responsabilidad, actas del Consejo de Administración de la empresa, o altas y bajas de un servicio determinado, entre muchos otros.

- Se afirma que la firma electrónica es veraz y segura, pero ¿está adaptada al nuevo Reglamento de Protección de Datos?

La firma electrónica ofrecida por Contralia es 100% compatible con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), al igual que cumple con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, de acuerdo con el RGPD.

Asimismo, Contralia ofrece el servicio de firma electrónica avanzada, en conformidad con el Reglamento eIDAS, lo que implica que las firmas están asociadas de manera exclusiva e inequívoca al firmante.

- Según la situación actual, en la que muchos trabajadores se encuentran realizando su labor profesional a través del teletrabajo con motivo del COVID-19 y necesitan realizar diferentes procedimientos a través de la firma electrónica, ¿puede producirse colapso en la tramitación de estos documentos de forma telemática por el uso de esta vía?

Al tratarse de una tecnología cloud computing, la probabilidad de colapso disminuye de manera significativa. Es muy destacable que, cada vez son más las empresas que confían en este tipo de soluciones ante el colapso de sus servidores. Como he señalado con anterioridad, Contralia es un servicio personalizable y que se adapta a las necesidades de los clientes. A nivel general, las empresas tienen claro cuál es la capacidad y las funcionalidades que quieren contratar una vez que comienzan a utilizar este tipo de servicios, por lo tanto, el riesgo de que el sistema se paralice es muy reducido.

- No todas las operaciones realizadas necesariamente son de ámbito nacional, ¿existe algún problema burocrático en situaciones excepcionales, como la pandemia global por el coronavirus, que impida realizar la firma electrónica a nivel transfronterizo?

No existe ningún tipo de problema al respecto. La firma electrónica avanzada de Contralia puede utilizarse desde cualquier lugar del mundo, desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.

La firma electrónica avanzada cumple con todos los reglamentos vigentes en la Unión Europea y, además se trata de una solución centralizada y global, que puede ser utilizada por empresas cuyo ámbito de actuación abarque diferentes países.