Cuando se cumple un año de la fecha límite para que las empresas con más de 50 trabajadores dispongan del canal de denuncias de manera obligatoria y de un sistema de información y protección de los informantes que pudiera evitar represalias, Lefebvre, proveedor de software y contenido jurídico líder en España, pone especial hincapié en la plataforma Centinela Canal de denuncias. Este nuevo servicio está basado en un proceso que a su vez se centra en el desarrollo de una cultura ética en el seno de la empresa cumpliendo así con la normativa en materia de prevención de delitos.
Centinela Canal de denuncias ofrece una implementación sencilla, garantiza la confidencialidad y fomenta una cultura de cumplimiento legal en las organizaciones, previniendo sanciones y facilitando la detección temprana de infracciones.
Centinela Canal de Denuncias:
- Asegura un sistema de alerta y detección de irregularidades que genera evidencias para la potencial exención o atenuación de responsabilidad penal de la persona jurídica.
- Garantiza la confidencialidad del denunciante.
- Permite trabajar a nivel de empresa o a nivel de centros de trabajo.
- Incluye la posibilidad de realizar comunicaciones de manera anónima, por escrito o a través de audio.
- Favorece el registro de actividad realizada por cada usuario y la notificación automática de recepción y seguimiento de la gestión de las denuncias. La norma obliga a notificar al denunciante la recepción de la denuncia. También la resolución de la misma. Centinela lo permite incluso en el caso que sea anónimo.
- Tiene soporte multi-idioma, incluye por defecto inglés, francés, italiano, alemán, neerlandés, portugués, catalán, gallego y euskera, además de castellano.
- Cumple con la normativa en materia de protección de datos garantizando la supresión de los datos personales de las comunicaciones.
Cumplimiento normativo
Centinela Canal de denuncias ayuda a desarrollar una cultura ética de prevención de conductas irregulares y delictivas, y asegura la implantación de un sistema de comunicación confidencial, anónimo, adaptado a la normativa y seguro.
Centinela permite que solo el responsable del canal tenga acceso a la gestión de las denuncias. Incluso si se implantan diferentes canales se puede configurar para que a cada canal solo entre la persona adecuada. También, permite las denuncias anónimas, pero además y cumpliendo con la obligación del artículo 9.2 relativa al envío de acuse de recibo de la comunicación al informante…”
Con respecto a la accesibilidad es muy importante que los canales sean responsivos y se puedan consultar desde un teléfono móvil o puedan generar un código QR para que personas que no tengan acceso a un ordenador puedan comunicar sus denuncias. Con el código QR se puede solventar muchas situaciones incluyéndolo en correos, taquillas, comedores, tablones. Centinela incluye un formulario que es responsivo y tiene QR.
El artículo 32 señala que en casos muy determinados una denuncia puede ser accesible al responsable rrhh, DPO o responsable de servicios jurídicos, pero cumpliendo con la confidencialidad de la misma (no vale por correo electrónico, ni vale que esas personas puedan acceder a otras denuncias). Centinela lo cumple con la gestión de las tareas y no a través de correos electrónicos u otros medios, garantizando la confidencialidad de las comunicaciones.
Con respecto al artículo 31, relativo a la protección de datos personales, Centinela permite adaptar cada canal para incluir toda la información en relación al tratamiento de los datos y que esta información obligatoria se vea de manera clara.
En lo relativo al artículo 26 que señala que las organizaciones deben contar con libro – registro con las informaciones recibidas y que este libro debe cumplir con las garantías de confidencialidad (no puede ser externo al software), también que puede ser requerido por las autoridades, Centinela permite cumplir con esto a través de un informe específico.
Gestor documental
La plataforma de Lefebvre es un potente gestor documental y cuenta con la certificación en ENS. Además, Lefebvre está certificado por la ISO 27001 –Sistema de gestión de la seguridad de la información para el ámbito del diseño, desarrollo y mantenimiento de las soluciones software destinadas a profesionales legales, administración y empresas- y la ISO 9001 de Sistemas de Gestión de Calidad.
La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción es la que traspone la conocida como Directiva whistleblowing (Directiva (UE) 2019/1937), y establece la obligación de las empresas con más de 50 trabajadores y de todas las entidades públicas de disponer de un sistema interno de información mediante el que los trabajadores puedan informar sobre vulneraciones del ordenamiento jurídico en el marco de una relación profesional.
La implementación de una plataforma de denuncias no finaliza con la adquisición de la tecnología relacionada. Esta debe encajar dentro del sistema de compliance y/o buena gestión administrativa de la compañía o su sistema de prevención de blanqueo si se trata de una entidad considerada como “sujeto obligado” de conformidad con la ley mencionada.
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