A la hora de constituir empresas, dentro de las sociedades mercantiles, se puede optar por las varias formas jurídicas, pero las más comunes son:
- Sociedad anónima. Tiene su capital representado en acciones y sus socios no responden personalmente de las deudas sociales.
- Sociedad de responsabilidad limitada. También de carácter capitalista, tiene su capital dividido en participaciones, que no pueden incorporarse a títulos negociables ni denominarse acciones.
Creación de sociedad limitada
La constitución de la SL puede hacerse mediante dos procedimientos:
- presencialmente; o
- por vía telemática.
Sistema telemático
Si se opta por realizar telemáticamente, se acortan sustancialmente los plazos para la constitución.
Esta constitución gira en torno a tres ejes:
- los Puntos de Atención al Emprendedor (PAE), que son las oficinas a través de las cuales se tramita la constitución de la sociedad e inicio de su actividad;
- el Documento Único Electrónico (DUE), que es el documento que aglutina todos los trámites necesarios para constituir una sociedad y permitir el inicio de su actividad; y
- el Centro de Información y Red de Creación de Empresas (CIRCE), que es la plataforma electrónica para la tramitación telemática.
Pasos para constitución de empresa usando estatutos tipo
Si se opta por usar estatutos tipo en formato estandarizado, debe seguirse el procedimiento siguiente:
1) En el PAE de su elección (p.e., la notaría), han de facilitar los datos necesarios para constituir la sociedad y confeccionar el DUE.
2) Se envía el DUE a cada organismo interviniente, a través de CIRCE, la parte del DUE que le corresponda, solicitando la reserva de la denominación al RMC, incluyendo hasta 5 denominaciones sociales alternativas, de entre las cuales el RMC emitirá el correspondiente certificado negativo de denominación, dentro de las 6 horas hábiles siguientes a la solicitud.
3) A través de la Agenda Electrónica Notarial, se concierta la fecha de otorgamiento de escritura de constitución, que en ningún caso puede ser superior a 12 horas hábiles desde que se inicia la tramitación telemática.
4) En la cita concertada, el notario autoriza la escritura de constitución justificándosele el desembolso del capital social. No es necesario acreditar la realidad de las aportaciones dinerarias si los fundadores manifiestan en la escritura que responden solidariamente frente a la sociedad y frente a los acreedores sociales de la realidad de las mismas.
5) A partir de este momento, el notario realiza los siguientes trámites:
- Solicita la asignación de un NIF provisional a la Administración Tributaria.
- Envía telemáticamente copia de la escritura a la Hacienda de la comunidad autónoma y liquida el ITP y AJD, concepto Operaciones societarias (exenta).
- Remite copia autorizada de la escritura de constitución al registro mercantil del domicilio social a través de CIRCE.
- Entrega a los otorgantes, si lo solicitan, una copia simple electrónica de la escritura.
6) El registrador mercantil, una vez recibida copia electrónica de la escritura de constitución:
- Procede a la calificación e inscripción dentro del plazo de las 6 horas hábiles siguientes a la recepción telemática de la escritura.
- Si la calificación es positiva:
- remite al CIRCE, el mismo día de la inscripción, certificación de la inscripción practicada; y
- solicita el NIF definitivo a la Administración tributaria.
7) La Administración tributaria notifica telemáticamente al CIRCE el carácter definitivo del NIF y lo traslada a los fundadores.
8) Desde el PAE se procede a realizar los trámites relativos al inicio de actividad mediante el envío de la información contenida en el DUE a la Administración tributaria, a la TGSS, y en su caso, a las Administraciones locales y autonómicas para llevar a cabo las comunicaciones, registros y solicitudes de autorizaciones y licencias necesarias para la puesta en marcha de la empresa.
Constitución sin estatutos tipo
Si se opta por la constitución de la empresa sin utilizar los estatutos tipo, se sigue el mismo procedimiento, con las siguientes particularidades:
1º) Los fundadores pueden optar por solicitar ellos mismos o a través del PAE la reserva de denominación y concertar la fecha de otorgamiento de la escritura de constitución.
2º) El notario, una vez disponga de los antecedentes necesarios para la elaboración de la escritura, procede igual que en el caso de la constitución con estatutos tipo. Cuando se utilice el DUE, la remisión por el notario al registrador de la copia electrónica de la escritura de constitución hace a través de CIRCE.
3º) El registrador mercantil califica la escritura de constitución en dos fases:
a) Una vez recibida copia electrónica de la escritura, inscribe la sociedad inicialmente en el RM en el plazo de 6 horas hábiles, indicando los datos relativos a denominación, domicilio y objeto social, además del capital social y el órgano de administración seleccionado.
b) La inscripción definitiva de la escritura se produce dentro del plazo de 5 días contados desde el siguiente al de la fecha del asiento de presentación o, en su caso, al de la fecha de devolución del documento retirado, entendiendo que esta segunda inscripción vale como modificación de estatutos.
4º) Practicada la inscripción definitiva, el registrador mercantil notifica telemáticamente a la autoridad tributaria competente la inscripción de la sociedad, solicitando NIF definitivo.
Sistema presencial
La constitución presencial de la SL implica la necesidad de cumplir los siguientes trámites personalmente o con ayuda de terceros:
1) Certificación negativa de denominación.
2) Solicitud de NIF provisional.
3) Certificado de depósito de aportaciones dinerarias del capital social.
4) Escritura pública de constitución.
5) Autoliquidación de ITP y AJD.
6) Inscripción en Registro Mercantil.
7) Solicitud de NIF definitivo.
8) Alta en IAE.
9) En su caso, inscripción de la empresa y alta de trabajadores en la Seguridad Social.
Creación de sociedad anónima
La constitución de la SA puede acomodarse, principalmente, a dos procedimientos:
- Fundación simultánea: en un solo acto, por convenio entre los fundadores.
- Fundación sucesiva: por suscripción pública de las acciones. Esta modalidad se usa muy escasamente debido a la complejidad de sus requisitos.
Fundación simultánea
La fundación de la sociedad se lleva a cabo mediante un contrato o convenio suscrito por los fundadores que otorgan la escritura pública de constitución y suscriben la totalidad del capital social, con lo que pasan a convertirse en los primeros accionistas de la sociedad.
Escritura de constitución
En la escritura concurren dos elementos básicos: la documentación del contrato de sociedad (aspecto negocial, integrado por los pactos propiamente contractuales de los socios) y los estatutos sociales (aspecto institucional que incorpora las normas de organización de la sociedad).
Ambos se contienen, de forma inseparable, en un único documento notarial que es el que recibe propiamente el nombre de escritura.
El otorgamiento de la escritura de constitución debe hacerse por los socios fundadores, por sí o por medio de representante (LSC art.21).
La escritura pública es el único medio que permite la inscripción de la sociedad en el RM (LSC art.32).
Las menciones que deben hacerse constar en la escritura de constitución de la sociedad son:
- Datos identificativos del socio o socios fundadores.
- Voluntad de los otorgantes de fundar una SA.
- Identificación de las aportaciones que cada socio realiza o se ha obligado a realizar y el número de acciones, debidamente individualizadas, atribuidas a cada uno.
- En caso de desembolso parcial, la forma en que se efectuarán los futuros desembolsos. Cuando se vayan a efectuar aportaciones no dinerarias, se debe determinar también la naturaleza, valor y contenido, la forma y el procedimiento de efectuarlas.
- Estatutos para el funcionamiento de la sociedad.
- Datos identificativos de las personas que vayan a desempeñar inicialmente la administración y representación social y, en su caso, de los auditores de cuentas.
- Cuantía total, al menos aproximada, de los gastos de constitución, tanto de los ya satisfechos como de los meramente previstos hasta que la sociedad queda constituida.
- Pactos y condiciones que los fundadores crean convenientes, siempre que no se opongan a las leyes ni a los principios configuradores de las sociedades anónimas.
- Código de actividad económica con el desglose que sea suficiente de la Clasificación Nacional de Actividades Económicas (CNAE).
- Certificación negativa de denominación social vigente, expedida por el RMC a favor de uno de los socios fundadores.
- Certificación de depósito en una entidad de crédito de las aportaciones dinerarias.
- Informe de experto independiente sobre las aportaciones no dinerarias.
Obligaciones previas a la inscripción de la sociedad
El acto de constitución social conlleva para la sociedad el cumplimiento de determinadas obligaciones tributarias:
- Presentación de la declaración censal de comienzo de la actividad, antes de que este tenga lugar (modelo 036).
- Los mismos modelos se utilizan para solicitar, en el plazo de 30 días desde el otorgamiento de la escritura de constitución, el NIF provisional, las etiquetas y la tarjeta identificativa.
- La constitución de sociedades está exenta del ITP y AJD, en la modalidad de operaciones societarias, si bien sigue siendo necesaria la presentación del documento de autoliquidación con alegación de la exención.
- Alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE), cuando proceda.
Los trámites necesarios para el alta e inicio de la actividad se pueden realizar mediante el DUE, a través del PAE, donde se recogerán todos los datos necesarios para tramitar el alta en el Régimen de la Seguridad Social que corresponda, la declaración censal de inicio de actividad y, en su caso, la comunicación de apertura del centro de trabajo, que se remitirán por el sistema de tramitación telemática del CIRCE a las autoridades competentes (L 14/2013 art.17.1 y 2.a).
Además, de las obligaciones tributarias, se debe obtener las autorizaciones y licencias administrativas que, en su caso, resulten pertinentes.
Inscripción
Corresponde a los fundadores y los administradores de la sociedad el procurar la presentación de la escritura en el RM del domicilio social para su inscripción, pudiendo confiar dicha tarea en terceras personas, no obstante lo cual, responden solidariamente de los daños y perjuicios que se produzcan por el incumplimiento de dicha obligación (LSC art.31).
La inscripción se efectúa previo examen por el registrador de la legalidad de la constitución.
Cumplidos todos los requisitos, la inscripción de la sociedad se publica de forma telemática y sin coste en el BORME (LSC art.35).
Para más información, consultar el Memento Sociedades Mercantiles.
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