El notariado español tiene la mayor red informática del país, que integra y conecta en tiempo real las más de 2.800 notarías españolas para poder hacer las gestiones a distancia, con la misma seguridad y con un considerable ahorro de tiempo para los ciudadanos.
Más de un millón y medio de copias electrónicas de las escrituras enviadas para su inscripción en distintos Registros, 650.000 partes testamentarios o casi 200.000 consultas y pagos de deudas del Impuesto de Bienes Inmuebles (IBI) por la compraventa de viviendas son algunos de los más de 8 millones de trámites realizados telemáticamente en las notarías españolas en el último año, más del doble que en el 2010.
Los notarios han ofrecido información a los ciudadanos, a través de trípticos repartidos por todo el territorio nacional, sobre las distintas gestiones telemáticas que pueden hacer en su nombre y los beneficios que suponen para ellos: desde el envío de copias electrónicas de las escrituras a los registros para su inmediata inscripción, hasta la constitución de una empresa online en 24 horas, o el pago de determinados impuestos. Por ejemplo, la copia autorizada electrónica notarial (en 2015 se enviaron más de 160.000) permite que varios ciudadanos firmen una escritura pública simultáneamente desde distintos puntos de la geografía española, lo que supone ahorro en tiempo, desplazamientos y costes.
Beneficios
El material editado y distribuido por el Consejo General del Notariado detalla cómo ayuda la tecnología en los procesos en el que interviene un notario y en qué ventajas se traduce para el ciudadano tanto en el ámbito inmobiliario, como en el mercantil, o en las herencias, testamentos y donaciones.
- Ámbito inmobiliario
En el caso de una compraventa, el notario puede solicitar información al Registro de la Propiedad para conocer en qué situación se encuentra el inmueble y mantener la comunicación con el Registro durante todo el proceso de compraventa para estar informado de cualquier cambio que se produzca. Tras asesorar al ciudadano imparcialmente sobre las condiciones del contrato y redactar la escritura pública de compraventa, el notario contactará telemáticamente con el ayuntamiento correspondiente para saber si el propietario ha pagado el Impuesto de Bienes Inmuebles (IBI) y le informará al respecto. Sólo en 2015 se ha consultado y pagado casi 200.000 veces este impuesto vía online desde las notarías españolas.
Además de otros trámites, como la comprobación online de si el inmueble está o no al corriente de los pagos de la comunidad de vecinos, tal y como explica el tríptico informativo, el notario también puede realizar por el ciudadano el pago telemático de los impuestos de la compraventa (más de 130.000 liquidaciones telemáticas del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados en 2015) y notificar electrónica y gratuitamente el cambio de titularidad al Catastro (como se ha hecho más de un millón de veces en el último año).
En caso de contratarse un préstamo hipotecario, el notario redactará la escritura pública y enviará una copia electrónica autorizada al Registro. En España, a lo largo del 2015, se han inscrito casi un millón y medio de escrituras en el Registro de la Propiedad por esta vía.
- Herencias y Testamentos
Sólo en el año 2015 se realizaron casi 650.000 partes testamentarios (partes que los notarios envían al Registro de Actos de Últimas Voluntades para informar de los testamentos que han autorizado, de forma que cuando el testador fallezca, sus familiares puedan localizar qué notario redactó y custodia el testamento). José Manuel García Collantes, presidente del Consejo General del Notariado, destaca una clara ventaja en este ámbito: "ahora, con una sola visita al notario se soluciona aquello para lo que antes se necesitaban cinco o seis desplazamientos". Por ejemplo, para obtener el Certificado de Últimas Voluntades, el documento que acredita cuál es el testamento vigente a fecha de fallecimiento del testador, el notario puede solicitar en nombre de un familiar por vía telemática este documento al Registro Actos de Últimas Voluntades, que guarda constancia de todos los testamentos existentes, las personas que los han otorgado y qué notarios los conservan. En el año 2015 se han solicitado más de 100.000 certificados online de últimas voluntades desde las notarías.
Lo mismo ocurre con la solicitud de Certificados de Seguros de Vida (130.000 solicitudes desde las notarías en el último año), cuya información puede pedir el notario para que los herederos puedan reclamar el cobro de la indemnización que les corresponda.
- Donación
El notario puede estudiar su viabilidad y costes, así como encargarse de todas las gestiones necesarias con una única visita del ciudadano a la notaría. Además de contar con la asesoría imparcial y gratuita del notario, calculará lo que corresponderá del impuesto de donaciones y la plusvalía municipal, además de enviar la copia electrónica autorizada de la escritura al Registro de manera telemática para el cambio de la titularidad.
- Ámbito mercantil
Hoy en día es posible crear una empresa por vía telemática en cualquier notaría española en 24 horas gracias a la firma electrónica notarial. Además de asesorar jurídicamente sobre el cauce más apropiado para el proyecto empresarial y de redactar y autorizar la escritura pública de constitución, el notario pude solicitar telemáticamente en nombre del ciudadano la denominación social y el CIF provisional y presentar la copia online de la escritura para su inscripción en el Registro mercantil. Hace unos años, muchos de estos pasos los tenía que dar el ciudadano de manera autónoma, por lo que el beneficio en ahorro de desplazamientos, preocupaciones y gastos es claro.
En suma, a lo largo del año pasado, se han realizado más de 8 millones de trámites de manera telemática en las notarías españolas, el doble que en 2010 (3.949.270) y casi cuatro veces más que en 2007 (2.214.641).
Resulta de especial interés el gran número de gestiones telemáticas que se realizan entre el Notariado y diversos organismo de la Administración. Por ejemplo, el número de envíos de copias electrónicas de las escrituras a Ayuntamientos y Comunidades Autónomas en 2015 alcanzó el 1.400.000, y el número de fichas notariales, con los principales datos extraídos de las escrituras de interés para las administraciones públicas, superó los tres millones.
La Agencia Notarial de Certificación (ANCERT)
Fue constituida en 2002 por el Consejo General del Notariado con el objetivo de poner en práctica el plan de modernización tecnológica de los notarios. Cuenta con más de 100 profesionales que desarrollan aplicaciones electrónicas, seguras, rápidas y eficaces que ayudan a los notarios en su labor diaria y les conectan entre ellos y con numerosos organismos, públicos y privados.
Gracias a la creación de su propia empresa, el notariado dio un gran paso en 2003 con la Firma Electrónica Reconocida Notarial (FEREN). Con ella se realizan más de 13 millones de gestiones telemáticas cada año de forma segura. Además, tanto los ciudadanos como las empresas pueden obtener certificados electrónicos notariales. El segundo hito fue la creación del Sistema Integrado de Gestión (SIGNO), una plataforma tecnológica que conecta a todas las notarías españolas entre sí y con organismos públicos y privados.
Además, el Índice Único Electrónico Notarial es una enorme base de datos elaborada por el notariado que almacena y clasifica electrónicamente el contenido de las escrituras y de las actas públicas autorizadas por los notarios, con total confidencialidad. Gracias a él, el colectivo notarial puede facilitar a las Administraciones información estadística de interés social y económico, además de colaborar activamente en la prevención del blanqueo de capitales y del fraude fiscal. Por último, el portal gratuito del Centro de Información Estadística del Notariado (CIEN) pone a disposición de los ciudadanos numerosos datos estadísticos sobre compraventa de inmuebles, préstamos hipotecarios, testamentos, capitulaciones matrimoniales, creación de empresas, donaciones, poderes, etc, contribuyendo a la transparencia y el intercambio de información.
