I. Efectos de la pandemia COVID-19 en el funcionamiento de la Administración de Justicia
1. La pandemia COVID-19 irrumpió bruscamente y sus efectos se hicieron sentir desde el primer momento por la gran movilidad e interrelación social que caracterizan a la sociedad actual. La necesidad imperiosa de reducir los contactos sociales y adoptar férreas medidas preventivas para evitar la propagación del virus afectó a la gran mayoría de las actividades profesionales, servicios públicos y administraciones, incluida la de Justicia, cuyas actuaciones exigen la presencia física de los intervinientes y, al mismo tiempo, generan importantes concentraciones de personas en las sedes judiciales y en las salas de vistas.
2. Para hacer frente a esta situación de crisis sanitaria y evitar los contagios, en la gran mayoría de los países se adoptaron medidas de actuación en el ámbito de la Administración de Justicia (1). Estas medidas, al menos en lo que se refiere a nuestro país, se pueden dividir en tres grandes grupos: i) medidas de prevención del contagio aconsejadas por los servicios de sanidad (2), como reducción de aforos en los edificios y salas de vista, exigencia de cita previa a los ciudadanos y profesionales para acceder a los espacios judiciales, distanciamiento entre los puestos de trabajo, ventilación de los edificios, utilización de equipos preventivos, etc.; ii) medidas tecnológicas para disminuir el contacto social, en particular la utilización de sistemas de comunicación y notificación electrónicos y la videoconferencia para la celebración de juicios y vistas; iii) medidas organizativas, entre las que destaca el trabajo a distancia junto con otras más simples como la reorganización de las agendas de señalamientos para espaciarlos en el tiempo y evitar la concentración de personas.
3. Pese a que la posibilidad de propagación de una pandemia global era uno de los riesgos catastróficos más aceptado por la comunidad científica desde hacía años, la COVID-19 puso de manifiesto que los países no estaban preparados para hacerle frente. La dificultad de implementar cambios organizativos inmediatos y la insuficiencia de medios, en particular tecnológicos, para hacer frente a la epidemia fue evidente en las administraciones públicas.
En el caso de la Administración de Justicia española se evidenció uno de los problemas que arrastramos desde hace años: la falta de un desarrollo organizativo y tecnológico uniforme en las diferentes Comunidades Autónomas, que se manifiesta, muy particularmente, en el diferente grado de implantación de la denominada Justicia digital. A ello se suma que las herramientas tecnológicas existentes, aun en las Comunidades Autónomas más desarrolladas en este campo, no estaban pensadas ni evaluadas para hacer frente a una crisis de tal envergadura. No obstante, al prolongarse la pandemia en el tiempo, la situación ha ido mejorando mediante la implantación y desarrollo de nuevas herramientas tecnológicas.
4. Como ha sucedido en muchas otras ocasiones en la historia, la necesaria adaptación a la nueva situación generada por la crisis abre una ventana de oportunidades para la modernización tecnológica y organizativa de la Administración de Justicia. La necesidad de limitar el contacto personal para luchar contra la pandemia favorece el desarrollo y aplicación de las tecnologías digitales que, además, cuentan con otras muchas ventajas. Entre estas podemos citar el ahorro de costes (aunque sea a medio y largo plazo); la reducción del tiempo necesario para gestionar los expedientes al automatizar sus trámites; mayor rapidez en las comunicaciones con los usuarios; facilidad para el intercambio de información entre los tribunales y otros organismos; permiten el acceso remoto y el teletrabajo; reducen errores derivados de la gestión manual de los procesos y, en caso de producirse, facilitan su detección por la trazabilidad que dejan los sistemas digitales; aumentan las garantías procesales y la transparencia, ya que en un sistema digital todo queda registrado y es auditable; favorecen la sostenibilidad ecológica ahorrando papel; reducen la necesidad de espacio físico en los edificios para archivos; etc.
La pandemia ha acelerado el proceso de transformación de la justicia, marcando un cambio de tendencia o paradigma y, lo que es muy importante, esta crisis está ayudando a superar las resistencias al proceso de cambio.
II. Retos que plantean las nuevas tecnologías aplicadas a la Justicia
Son numerosos los desafíos que se deben superar para que la transformación digital sea un éxito. No obstante, me referiré, exclusivamente, a los cuatro más importantes, sin cuya solución no será posible una Administración de Justicia digital eficaz.
1. Seguridad judicial electrónica.
Por la importancia de la función judicial y de los intereses y derechos que forman parte de los procesos judiciales resulta imprescindible garantizar la seguridad de los sistemas informáticos y de la información que se almacena y circula por ellos. Además, el miedo a la falta de seguridad es uno de los argumentos que genera más resistencia a la transición digital.
Por ello resulta esencial que la Administración de Justicia cuente con sistemas propios homologados. En este sentido, especialmente durante los primeros meses de la pandemia, en los que la situación era crítica y no se contaba, en muchos casos, con herramientas informáticas propias adecuadas, se experimentó con la utilización de sistemas de uso comercial o privado que carecían de los requisitos de seguridad exigibles, como algunas plataformas privadas para celebrar por videoconferencia vistas o juicios e, incluso, haciendo uso de teléfonos móviles. El uso de estas herramientas debe evitarse.
Además, el sistema de comunicaciones electrónicas de la Administración de Justicia debe reunir las máximas garantías de confidencialidad, autenticidad y privacidad con el fin de asegurar la identidad de los participantes y de las comunicaciones, utilizando para ello sistemas de identificación y autentificación eficaces, como los de firma electrónica cualificada y avanzada basados en certificados electrónicos cualificados.
2. Interoperabilidad.
Uno de los aspectos clave que debe garantizar el proceso de transformación digital es la interoperabilidad del sistema judicial. Se trata de facilitar que los órganos judiciales puedan compartir datos e intercambiar información y conocimiento entre ellos y en su relación con otros órganos de la Administración de Justicia (interoperabilidad interna), así como con otras administraciones, entidades y profesionales que colaboran o se relacionan con ella (interoperabilidad externa). La actual multiplicidad de sistemas de gestión procesal en las Comunidades Autónomas y las diferencias entre los sistemas informáticos de las administraciones públicas dificulta el intercambio de información, pese a la creación del CTEAJE (Comité técnico estatal de la administración judicial electrónica) cuya finalidad es la asegurar la compatibilidad e interoperabilidad de los sistemas y aplicaciones empleados en la Administración de Justicia, así como la cooperación entre las distintas administraciones.
3. Superación de la brecha digital.
Podemos definirla como la desigualdad que se genera entre quienes intervienen en la Administración de Justicia o se relacionan con ella, en función del conocimiento o de las posibilidades de acceso que tienen a las nuevas tecnologías digitales. Sin duda este es uno de los mayores riesgos a los que se enfrenta el proceso de digitalización de cualquier organización, generador de una profunda desigualdad entre ciudadanos y territorios.
Una de las causas de esta brecha se encuentra en la imposibilidad de disponer de herramientas adecuadas para acceder a la Administración de Justicia digital, incluida la deficiente conexión a Internet que padecen importantes capas de la población.
La otra causa, reflejo de un problema que afecta a toda la sociedad, es la falta de capacitación en el desempeño digital. Esta no sólo afecta a los ciudadanos, sino también a los funcionarios y profesionales que utilizan los sistemas y tecnologías digitales, muchos de los cuales no se encuentran preparados para utilizarlos con habitualidad y eficacia.
La brecha digital se agrava porque afecta más intensamente a los ciudadanos más vulnerables, ya sea por su edad, condiciones económicas y/o sociales o lugar de residencia, de tal manera que la digitalización, pensada para favorecer el acceso a la Justicia acaba convirtiéndose en un obstáculo.
Las soluciones a estos grave problemas son conocidas. Así, en cuanto a los medios, es necesario mejorar las infraestructuras, equipos y sistemas necesarios para utilizar la Justicia digital y proveer de herramientas que permitan el acceso digital remoto de los ciudadanos. Por lo que se refiere a la falta de capacitación, resulta imprescindible la formación de todos los usuarios de la Justicia digital, así como diseñar instrumentos de fácil manejo, intuitivos.
Por ello, mientras no se esté en condiciones de garantizar que todos los ciudadanos pueden relacionarse eficazmente con la Justicia digital, resulta necesario diversificar los medios a través de los cuales la población accede e interviene en los procedimientos judiciales, lo que obliga a que durante el período de transformación digital el nuevo sistema coexista con los anteriores.
4. Adaptación de las normas y de los procesos al nuevo entorno. Seguridad jurídica.
El proceso de transformación digital requiere no sólo seguridad cibernética, también seguridad jurídica. Es necesario que se establezca una regulación legal específica para la tramitación electrónica de los procedimientos judiciales y la utilización en ellos de las nuevas tecnologías, reformando las actuales normas procesales, pensadas para unos procedimientos en soporte papel y con actuaciones fundamentalmente presenciales. Esta regulación debe respetar las garantías del debido proceso.
También deben regularse aspectos muy relevantes como los derechos y obligaciones de los ciudadanos que acceden a la justicia digital y, en particular, el régimen de protección de datos y la fe pública digital.
III. Principales aplicaciones de las nuevas tecnologías en el ámbito de la Justicia
Las nuevas tecnologías aportan numerosas herramientas y soluciones a la Administración de Justicia. Sin embargo, ni todas ellas tienen la misma importancia ni generan los mismos problemas y riesgos en su implantación. Me referiré a las más relevantes en la actualidad y a su proyección futura.
1. Expediente judicial electrónico (EJE).
De forma simple lo podemos definir como el sistema que permite la tramitación de los procedimientos judiciales y la gestión de la oficina judicial utilizando medios electrónicos seguros, que sustituyen a la tradicional documentación en papel.
El EJE es la base de la transformación digital y el paso más importante en la modernización de la justicia, a partir del cual se podrá avanzar hasta al extremo de lo que hoy se vislumbra como posible: la utilización de técnicas de inteligencia artificial en la tramitación y resolución de los procedimientos judiciales.
En la actualidad, la práctica totalidad de las Comunidades Autónomas han iniciado la implantación del EJE, si bien existen varios sistemas, por lo que su desarrollo y funcionalidades son muy diversos. Esta diferencia de sistemas genera problemas de interoperabilidad que deben solucionarse.
2. Videoconferencia y salas de vistas virtuales.
Muy posiblemente la herramienta cuya utilización más se ha acelerado en la Administración de Justicia durante estos meses de pandemia haya sido la videoconferencia, debido a la necesidad de limitar la presencia de intervinientes en las actuaciones judiciales y así prevenir los contagios. Y ello pese a los problemas técnicos y jurídicos que plantea.
Por una parte, con la tecnología actual -aun cuando se disponga de herramientas avanzadas- resulta difícil celebrar un juicio de cierta complejidad en las mismas condiciones y con idénticas garantías que las que proporciona la presencia de las partes, ya que se produce una limitación de la interacción personal y se dificulta la práctica de la prueba y su apreciación por el tribunal. También pueden verse afectados algunos principios básicos del proceso como el de publicidad.
Respecto del primer problema, al tratarse de una tecnología novedosa presenta dudas no resueltas acerca de las diferencias que puede generar con las actuaciones presenciales en aspectos tan importantes como el nivel de atención de los intervinientes o la posible falta de empatía del tribunal y sus efectos en la toma de decisiones (3).
La práctica de la prueba por las partes y su apreciación por el tribunal a través de sistemas de videoconferencia múltiple es otro aspecto problemático que exige soluciones tecnológicas y procesales más eficaces de las que disponemos en estos momentos. Pensemos, entre otros muchos aspectos, en la necesidad de acreditar perfectamente la identidad y la capacidad de los intervinientes, garantizar que los testigos o peritos no reciben presiones ni instrucciones al declarar, que los documentos se reciben correctamente, a tiempo y son auténticos o que la visión a través de una pantalla no dificulta el correcto reconocimiento de un objeto o de una persona (4). Otros aspectos que deben garantizarse son los relativos a la seguridad y confidencialidad de las actuaciones que se celebran por videoconferencia, con objeto de evitar grabaciones o filtraciones.
En cuanto al respeto del principio de publicidad de las vistas, la utilización de la videoconferencia no tiene por qué suponer un perjuicio necesariamente. Si el tribunal está constituido en la sala de vistas de la sede judicial, como parece más conveniente, el público puede asistir a dicha sede y observar a través de pantallas a los intervinientes no presentes. Incluso los medios de comunicación o el público en general pueden visualizar las actuaciones mediante salas de vista «virtuales», sin duda con más capacidad que las salas físicas. En realidad, los problemas de publicidad que se están planteando durante la pandemia derivan de la limitación o prohibición de asistencia a las salas de vista por razones de prevención sanitaria.
Por otra parte, se trata de una herramienta cuya utilización es compleja y requiere que todos los usuarios reciban formación práctica y estén en condiciones de utilizar medios técnicamente adecuados para que su uso sea verdaderamente eficaz. Y estas condiciones no se improvisan de un día para otro, como ha sucedido, en buena medida, durante este período, en el que el voluntarismo ha prevalecido sobre los medios disponibles y la formación necesaria.
No obstante, la existencia de dificultades no debe limitar las actuaciones judiciales por videoconferencia, al contrario, su uso resulta muy útil siempre que lo hagamos en aquellas vistas y juicios para los que se adapta mejor que, por el momento, son los más sencillos desde el punto de vista técnico y en los que no es necesaria una práctica importante de prueba. En particular reviste mucho interés como sistema complementario para la participación en remoto de parte de los intervinientes en un juicio presencial. Hay que tener en cuenta que cuantas más personas intervengan mayores posibilidades habrá de que se planteen problemas técnicos en la conexión. En el futuro estas deficiencias serán anecdóticas, pero no lo son en la actualidad con los medios disponibles.
La necesidad de regular expresamente en las leyes procesales la utilización de la videoconferencia se contempla en el Anteproyecto de Ley de Medidas de Eficiencia Procesal del Servicio Público de Justicia. Las modificaciones más importantes que prevé, para el caso de entrar en vigor, son:
- Introduce un nuevo art.137 bis en la LEC -EDL 2000/77463- que regula la realización de actuaciones judiciales a través del sistema de videoconferencia, definiendo un aspecto tan importante como el lugar desde el que deben intervenir las partes, profesionales, peritos y testigos, dando preferencia a las sedes judiciales, salvo que el juez, atendiendo a las circunstancias concurrentes, estime oportuno que la intervención se realice desde cualquier otro lugar, siempre que se pueda asegurar la identidad del interviniente.
- Añade una Disposición Adicional Octava a la LECrim -EDL 1882/1- para regular la utilización de la videoconferencia en las actuaciones judiciales penales. Esta se remite al nuevo art.137 bis LEC -EDL 2000/77463-, si bien reseña las especialidades que deberán respetarse en los procesos penales. Entre ellas destaca que será necesaria la presencia física del acusado en los juicios por delito grave o en los que se le solicite pena de prisión superior a dos años, así como en la audiencia en la que se interese su prisión provisional.
- Se regula expresamente el uso de la videoconferencia como medio preferente -salvo decisión judicial o imposibilidad técnica- frente al auxilio judicial (art.169 LEC -EDL 2000/77463-); al igual que en los casos de interrogatorio domiciliario ordinario o por vía de auxilio judicial (art.311 y 313 LEC).
- Igualmente se prevé su uso en la emisión y ratificación de los dictámenes periciales y en la declaración domiciliaria del testigo (art.346 y 364 LEC -EDL 2000/77463-).
- Se introduce la utilización de la videoconferencia en la audiencia previa, en el juicio del procedimiento ordinario y en la vista del procedimiento verbal (art.414, 432 y 443 LEC -EDL 2000/77463-).
3. Escenarios de futuro.
Aun cuando no es sencillo describir el futuro de las herramientas tecnológicas en la Administración de Justicia cuando aún estamos implementando las actuales, se vislumbran ya las principales líneas de avance. Me referiré a tres de ellas.
i) Ampliar la movilidad.
Resulta fundamental ampliar el ámbito de utilización de nuestros sistemas, actualmente muy limitados, de manera que se puedan usar desde diversos dispositivos (PC, Tablet, Móvil, etc.) y cualquiera que sea el lugar en el que nos encontremos. Y en todos los dispositivos con seguridad y “usabilidad”, es decir, que el uso sea cómodo y provechoso para el interviniente en el proceso. Así, carece de sentido posibilitar la realización de una actuación judicial a través de un smartphone si resulta muy compleja, incómoda o poco eficaz. Esto supondrá, muy probablemente, que el diseño del sistema difiera según el dispositivo desde el que se utilice.
ii) Garantizar la inmediación virtual.
Se trata de poder realizar con seguridad actuaciones procesales en remoto a través de diversas tecnologías -que es uno de los principales problemas con los que nos encontramos en estos momentos- al resultar difícil identificar y ubicar a quien no está presente. Así, entre otras posibilidades, se podrá utilizar la identificación biométrica para acreditar que la persona que asiste al acto procesal en remoto es quien dice ser o la geolocalización para determinar que el interviniente se encuentra en una ubicación determinada en un momento preciso. Con estas tecnologías, por ejemplo, una persona sujeta a un procedimiento penal podría realizar la comparecencia quincenal desde su casa.
iii) Aplicación de la Ciencia de datos y la Inteligencia artificial.
Aunque en estos momentos es el campo de avance más complejo y difuso, muy posiblemente sea el que más aplicaciones generará en el futuro, al igual que mayores controversias jurídicas y éticas.
En el ámbito de la Administración de Justicia ofrecen grandes posibilidades de mejorar los sistemas de tramitación guiada, claramente deficientes en la actualidad, al estar basados en esquemas muy rígidos de flujo procesal estándar. Las futuras herramientas permitirán valorar el contexto en cada caso para definir mejor el siguiente trámite a realizar.
También se plantean importantes expectativas en los sistemas de ayuda a la organización del trabajo y a la toma de decisiones. Es el caso de la predicción de escenarios que permitirá, a través de la proyección de la carga de trabajo de la oficina judicial, simular alternativas con diferentes sistemas de organización del trabajo para elegir la más adecuada en cada momento. O utilizar la ciencia de datos para mejorar la calidad digital del EJE en función de las prácticas aplicadas en el Juzgado y en otras oficinas judiciales que tengan mejores resultados. Incluso, aplicando técnicas de reconocimiento del lenguaje natural, el sistema podrá predecir e informar a la oficina judicial de las posibilidades de corrección de la redacción de una resolución que se ha de pasar a la firma del Juez o del LAJ. Otro campo de aplicación más avanzado es la ayuda al juez en la toma de decisiones o la posibilidad de establecer sistemas que permitan la decisión automatizada de algunos procedimientos judiciales simples.
4. Cambios organizativos.
La tecnología digital también posibilita acometer otro cambio organizativo fundamental en tiempos de la pandemia como es el teletrabajo, que permite a los funcionarios de la Administración de Justicia desarrollar su tarea fuera de la sede judicial de manera eficaz y segura mediante la utilización de tecnologías de la información y comunicación.
Su utilidad no se limita a períodos de epidemia -al disminuir la concentración de personas en las sedes judiciales- sino que ofrece otras ventajas. Entre ellas, facilita el trabajo en casos de restricciones de movilidad por catástrofes naturales o sanitarias; permite una mejor conciliación de la vida personal, familiar y laboral de los funcionarios; puede mejorar sus condiciones laborales; puede dar solución a supuestos de dificultad de movilidad personal derivada de enfermedades o discapacidades que no justifiquen una baja médica o a situaciones personales temporales que conllevarían, de no existir otra solución, la petición de licencias o excedencias o una disminución grave de la productividad.
Algunas experiencias de teletrabajo que se están desarrollando durante este período de crisis, como en el caso de la Comunidad Autónoma de Aragón, por su novedad y urgencia presentan notas específicas. Entre ellas destaca que, al no disponer la Administración prestacional de medios suficientes, los funcionarios deben aportar medios propios para el teletrabajo. En concreto, teléfono móvil para realizar y recibir llamadas, conexión a Internet en banda ancha y ordenador con unas características mínimas que se especifican. Por su parte, la Administración habilita a los funcionarios el acceso remoto al escritorio de su puesto de trabajo mediante tecnología segura. Así mismo, la participación de los funcionarios es voluntaria y limitada a un número o porcentaje de la plantilla de cada órgano judicial, inferior al número de funcionarios que desarrollan trabajo presencial.
En esta misma experiencia, a diferencia de lo que sucede con los funcionarios, los jueces y letrados de la administración de justicia disponen de ordenadores portátiles profesionales que permiten el trabajo en remoto y la firma electrónica mediante una conexión segura VPN.
En el futuro resultaría muy conveniente mantener una estructura estable de teletrabajo, incluso cuando ya no sea necesario por razones de prevención sanitaria. No obstante, conviene matizar que el teletrabajo en la Administración de Justicia se muestra como un buen complemento del trabajo presencial, pero en modo alguno está en condiciones de sustituir a este último. En todo caso, debe ser objeto de regulación para determinar con claridad su marco de actuación y organización, las herramientas necesarias para un funcionamiento eficaz, que deben ser proporcionadas por la Administración de Justicia, así como los derechos y obligaciones de quienes lo ejercen. Y también debe ser evaluado, con objeto de verificar su eficacia y utilidad.
Este artículo ha sido publicado en la "Revista de Jurisprudencia", en mayo de 2021.
Notas:
(1) En relación a los efectos de la pandemia COVID-19 en la Justicia de los países europeos, y las herramientas digitales utilizadas, se puede ver la página web https://e-justice.europa.eu/content_impact_of_covid19_on_the_justice_field-37147-es.do.
(2) El Consejo de Ministros aprobó el Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo -EDL 2020/6230-, por el que se declaraba el estado de alarma para la gestión de la situación de crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19, en el que se limitó drásticamente la libertad de circulación de las personas y, en el ámbito de la Administración de Justicia, se dispuso la suspensión de los términos y plazos procesales, con las solas excepciones necesarias para garantizar los derechos reconocidos a todas las personas en el art.24 CE -EDL 1978/3879-.
(3) En la Guía de buenas prácticas en uso de nuevas tecnologías para la impartición de la justicia de México Evalúa (https://www.mexicoevalua.org/guia-de-buenas-practicas-en-el-uso-de-nuevas-tecnologias-para-la-imparticion-de-justicia/); pag. 24 se recogen algunas experiencias al respecto: «En al menos una jurisdicción -Cook County, Illinois- el uso de videoconferencias fue abolido como medio para celebrar audiencias prejudiciales -bail hearings-, por sospechar que podía tener un efecto negativo para los acusados que se presentaban vía remota frente a aquéllos que lo hacían de manera presencial, pues los jueces tendían a imponerles fianzas más altas (Diamond et al., 2010). Otros estudios han concluido que los individuos que testifican en vivo son percibidos de manera más positiva y los jurados los consideran más creíbles que aquéllos que testifican por videoconferencia, y que las personas que se comunican detrás de una pantalla tienden a hablar de manera más dura, agresiva y cruel que en una interacción cara a cara (RAND, 2020)».
(4) Al respecto, Guía de buenas prácticas en uso de nuevas tecnologías para la impartición de la justicia de México Evalúa (citada en la nota 3); pags. 24 y siguientes.
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