1. Introducción
La finalización del periodo que preveía el RDL 8/2021, de 4 de mayo, con respecto a la posibilidad de celebración de juntas por vía telemática, o de voto por correo hasta el 31 de diciembre de 2021 nos plantea ahora que una vez vencido este plazo surgen algunas dudas con respecto a la posibilidad de seguir aplicando las ventajas de estos dos sistemas de celebración de juntas telemáticas y de voto por correo que son positivos, no solamente en época de pandemia de coronavirus, sino, también, para otorgar un mayor régimen de flexibilidad al sistema de celebración de juntas.
No podemos olvidar que ambos sistemas tienen la consideración de que muchos comuneros no pueden desplazarse al lugar donde se celebra la junta de propietarios por múltiples razones que pueden dificultar el desplazamiento, o simplemente la asistencia el día de la junta de propietarios.
Ello determina que sea fácilmente entendible que los sistemas de junta telemática, o de voto por correo, objeto de las presentes líneas, pueden perfectamente aprobarse en junta de propietarios por mayoría simple para permitir el mantenimiento de ambos sistemas a partir del día 1 de enero de 2022 con el mismo régimen establecido hasta finalizar el año 2021, y con algunas notas características que podemos destacar en este estudio doctrinal sobre la viabilidad del sistema de celebración de juntas de voto por correo, resolviendo en estas líneas algunas de las dudas que se pueden presentar y que podrían plasmarse perfectamente en un acuerdo adoptado en junta de propietarios en cualquier momento vencido el plazo del RDL 8/2021, para admitir el sistema de la celebración de junta de voto por correo para el futuro en la comunidad propietarios. Y ello, a fin de que se proyecte la aprobación en junta de este sistema por el cual con el acuerdo del quórum de mayoría simple de presentes en junta se podrá celebrar el sistema de voto por correo en junta de propietarios, ya que el RDL 8/2021 plantea una caducidad en cuanto al uso de este sistema, salvo la voluntad propia de la comunidad propietarios plasmada en un acuerdo a tal efecto.
Así, en las presentes líneas vamos a resolver aquellas cuestiones dudosas que se pueden suscitar en este sistema de celebración de junta de voto por correo que puede dar lugar a utilizarlo a partir del 1 de enero de 2022, pero, como decimos, con carácter previo habiendo aprobado en junta por mayoría simple la posibilidad de la utilización de este sistema que solo tenía cobertura hasta el 31 de diciembre de 2021. La necesidad de mantener esta opción, al igual que las juntas telemáticas permitirá a las comunidades tener una gestión de la celebración de sus juntas de propietarios mucho más fluida, que, sobre todo, conseguirá evitar los actuales problemas y que podemos sintetizar en los siguientes con las ventajas correlativas de acudir al voto por correo:
1. Mayor facilidad para que los comuneros puedan votar en una junta (por correo), sobre todo el caso de comuneros que no están en el lugar donde se iba a celebrar la junta presencial, o no puedan acudir un día señalado por cualquier circunstancia. Sin embargo, el sistema de voto por correo otorga a los comuneros un plazo para poder votar con tranquilidad enviándolo al lugar designado.
2. El voto podrá enviarse por correo electrónico al del administrador de fincas o por correo postal, pero en este último caso teniendo en cuenta que el plazo concedido en la convocatoria lo es para la recepción del voto por correo, o bien para que el voto se pueda haber emitido dentro del plazo, no para su emisión, con lo que si se hace por correo postal habría que hacerlo de forma adelantada para que pueda llegar al destino de recepción antes del transcurso del plazo, o bien hacerlo de forma certificada para que conste que se emite dentro del plazo de la convocatoria.
3. Con el voto por correo los comuneros evitan la delegación de voto de las presenciales o telemáticas y los comuneros pueden votar personalmente emitiendo el voto por correo sin necesidad de delegar en terceros.
4. Evitamos el problema de no poder usar en ocasiones el voto presunto del ausente, y en aquellos casos en los que el quorum deba alcanzarse del total se pueda llegar al mismo con facilidad, ya que no se exige la comparecencia física, que es lo que dificulta muchas veces alcanzar el voto en los casos que no permitan el voto presunto del ausente y en donde se debe conseguir el voto en la junta, lo cual resulta difícil al conocer las dificultades que tienen muchos comuneros para asistir, o, simplemente, que no quieran hacerlo, lo que impide que muchos acuerdos se alcancen.
El voto por correo evita estos problemas y al no existir voto presunto del ausente, porque todos pueden votar en el plazo indicado es mucho más fácil conseguir los acuerdos, sobre todo, aquellos que no permiten el voto presunto del ausente, como son los de los arts.10.3, 17.1, y 17.4 LPH.
2. Necesidad de aprobar un acuerdo para la continuidad de las juntas de voto por correo para después del 1 de enero de 2022
La redacción del art.3 RDL 8/2021 es clara, ya que señala que "Excepcionalmente, durante dicho período (hasta el 31 de diciembre) la junta de propietarios podrá reunirse...". Y luego dice en el art.3.2 y en el 3.3 para las juntas telemáticas y de voto por correo que "En el supuesto previsto en este artículo".
Con ello, lo preferible sería que en una de las juntas que se celebren por uno de estos sistemas hasta el 31-12-21, o después del 1-1-22, se apruebe por mayoría simple que se puedan celebrar en el futuro, bien de forma telemática o con el sistema de voto por correo, complementándolo con el presencial a partir del 1-1-22. De esta manera, sería posible compaginar ambos sistemas lo que permitiría una mayor comodidad en la "asistencia a junta" de los comuneros.
Así, dado que la posibilidad de las juntas telemáticas lo es hasta el 31 de diciembre de 2021 es recomendable que antes o después de esta fecha y en la primera junta que se celebre se apruebe por mayoría simple la posibilidad de celebrar juntas en esa comunidad por vía telemática, a fin de poder hacerlo a partir del 1 de enero de 2022.
3. La convocatoria de junta de voto por correo no es preciso que lo sea por certificado o fehaciente
No es preciso enviar de forma certificada el voto por correo a los comuneros, sino que valdría hacerlo mediante el sistema de buzoneo, como se hace cualquier tipo de notificación en convocatoria de junta presencial, pudiendo hacerlo el conserje, el presidente, o el administrador de fincas el referido buzoneo, pero sin que sea exigible la fehaciencia de la notificación de la convocatoria de junta de voto por correo.
En ningún precepto de la LPH la fehaciencia es una exigencia en la forma de las notificaciones a comuneros, sino simplemente que se notifique. La única fehaciencia, a tenor del art.9.1.i LPH es la que señala como obligación de los comuneros la de: i) Comunicar a quien ejerza las funciones de secretario de la comunidad, por cualquier medio que permita tener constancia de su recepción, el cambio de titularidad de la vivienda o local.
Pero en ningún caso se exige que cuando sea la comunidad la que debe enviar notificaciones a los comuneros se exija la fehaciencia. Simplemente se enviará al lugar designado por el comunero como domicilio a efectos de notificaciones, que podría ser por correo electrónico, el mejor sistema, para lo cual el comunero que así lo desee deberá enviar un correo electrónico, o presentar escrito al administrador indicando que ese correo es la dirección suya a efectos de notificaciones.
4. ¿Puede celebrarse una junta sin junta o de voto por correo por sistema de "grupo de WhatsApp” si un comunero se opone a que su teléfono se integre en el grupo?
En efecto, la creación del grupo de WhatsApp para celebrar junta de voto por correo exige que cada comunero envíe un WhatsApp al administrador de fincas autorizando integrarse en el grupo de WhatsApp para que pueda celebrarse por este sistema, ya que la oposición de uno solo lo excluirá del sistema y ello no es posible que valide la celebración para el resto, ya que quedaría excluido y sin posibilidad de intervenir en junta.
Así, de ser todos los que autorizan esta vía se podrá enviar la convocatoria al grupo y se indicará que cada comunero envíe luego personalmente al administrador de fincas su voto en el plazo que se indique, aunque no está prohibido que en el grupo se pueda debatir cualquier tema para que los comuneros puedan formar su convicción acerca de qué votar.
Cada comunero enviará en el plazo que se indique su voto al correo electrónico facilitado por el administrador de fincas, o bien por el grupo de WhatsApp votando cada punto.
Una vez votado en el grupo en el plazo indicado, luego el administrador de fincas comunicaría el resultado al grupo de la comunidad, lo que haría las veces de notificación del acta, ya que todos han aceptado que ese grupo sea el sistema utilizado a efectos de notificaciones, tanto de convocatoria como de notificaciones.
5. ¿Se puede llevar a cabo la notificación de las juntas por correo por correo electrónico?
Como hemos expuesto, si se dispone de correo electrónico del comunero y autorización del mismo para que ese sea el domicilio efectos de notificaciones es perfectamente posible por correo electrónico requiriéndose la autorización del comunero.
La dirección de domicilio a efectos de notificaciones puede ser perfectamente el correo electrónico para llevar a efecto las notificaciones en los acuerdos de junta en junta del voto por correo. Los que así lo soliciten podrán votar por correo electrónico, lo que hace más fácil la comunicación del comunero con la comunidad y la de esta con aquel.
6. ¿Cómo se entienden las abstenciones en el voto por correo? ¿Los que no votan son abstenciones y se deben tener en cuenta para el cómputo de los votos?
Existe una gran diferencia entre el sistema de la junta telemática virtual y el sistema de voto por correo.
En la primera se conoce ya quienes van a estar presentes, ya que el sistema consistirá en que aquellos comuneros que quieran intervenir en la junta telemática tendrán que haber comunicado expresamente al administrador de fincas que van a intervenir en la junta telemática para comunicar su correo electrónico a los efectos de que se les mande el enlace para acceder a la aplicación de la junta telemática. De tal manera que aquellos que no comuniquen su correo electrónico para acceder el día de la junta telemática se consideran ausentes y abstenciones serán de aquellos que hayan comunicado que van a intervenir con su correo electrónico y que en la junta se abstengan de forma expresa.
Sin embargo, en el sistema de votación por correo si en una junta contestan solo emitiendo el voto cinco propietarios el resto se deben considerar ausentes y de entre aquellos que hayan emitido el voto por correo solamente se consideran abstenciones aquellos que expresamente se abstengan en su voto por correo, de tal manera que aquellos que no emitan su voto se consideran ausentes, y no que se abstienen ya que la abstención debe ser expresa.
7. ¿Cómo se vota por correo una obra obligatoria?
Es sabido que las obras obligatorias no se votan. En tal sentido, en la convocatoria por correo se explicaría de la forma más extensa posible la necesidad de acometer esa obra en concreto, adjuntando el informe pericial interesado para el caso, a fin de acreditar la concurrencia de la necesidad de la obra de mantenimiento o rehabilitación, y lo que sí se pediría es el voto por mayoría simple para enviar a los comuneros por correo los presupuestos de las empresas interesadas en hacer la obra para que se vote la empresa encargada de hacer la misma. Habría que pedir permiso a las empresas que pujan para enviar los presupuestos a los comuneros para evitar problemas de protección de datos.
8. ¿Cómo debe actuar ante las juntas por correo del RDL 8/2021 el comunero que se quiera abstener pero quiera "salvar el voto"?
Sabido es que, a tenor de la jurisprudencia del TS, solo deben salvar el voto para poder impugnar los que se abstienen, ya que el que vota que no, no se le exige ningún aditamento de prueba más que el voto negativo para impugnar el acuerdo, pero en las juntas de voto por correo se exigiría que en el voto emitido por correo, el comunero que se abstenga en un acuerdo y pretenda reservarse el derecho de impugnar debería hacer constar en el voto por correo las razones de su negativa a votar de forma positiva para tener "guardado" que ha salvado el voto por si más tarde quiere impugnar el acuerdo.
9. ¿Hasta cuándo puede votar un moroso en la junta virtual o por correo?
En la junta virtual es hasta el mismo momento del inicio de la junta, pudiendo acreditar que ha pagado, pero deberá en ese instante el administrador de fincas comprobar on line en la cuenta de la comunidad si el ingreso está efectuado, ya que en caso contrario, por ejemplo, si ha pagado esa mañana on line y el ingreso no está hecho no podrá votar.
En las juntas por correo señala el párrafo 4 del art. 3.3 RDL 8/2021 que “A efectos del artículo 15.2 de la Ley 49/1960, de 21 de julio, sobre propiedad horizontal, se entenderá que el momento de inicio de la junta es el de la solicitud del voto por parte del presidente”.
En este caso debemos insistir en que el moroso podrá votar hasta el día de su emisión de voto, ya que supone un error de la ley que se indique que el día para pagar es el de la solicitud del voto, cuando el comunero no ha recibido la convocatoria y no sabe que hay junta y que debe pagar antes para votar. Debería indicarse en la convocatoria en estos casos que el día de término de pago es el de 10 días desde la emisión de la solicitud por el administrador de fincas coincidiendo, o uno mayor pero coincidiendo con el del plazo para votar, llevando cuidado el comunero que no resida en el lugar de la comunidad, porque le pueden dejar la convocatoria en su buzón y no saberlo, salvo que tenga designado su correo electrónico como domicilio que es lo más aconsejable, a fin de resolver estos problemas.
Con ello, debe especificarse en la junta el plazo para votar y el plazo para pagar el moroso, que podrá ser bien el mismo, o un poco más breve, pero siempre dando un plazo al comunero para tener conocimiento de que se convoca junta y que él puede pagar para poder votar.
10. Inexistencia de voto presunto del ausente en el voto por correo
Hay que tener en cuenta cuál es la filosofía del voto presunto del ausente, que no es otra que la de dar oportunidad a quienes no pudieron acudir a una junta presencial por múltiples y diversos factores, tales como estar de viaje, cuestiones de trabajo, no residir en la localidad donde se celebra la junta, ahora por cuestiones de pandemia, razones de enfermedad u otras que impiden acudir físicamente a la junta presencial.
Por ello, la ley en el art.17.8 LPH y en el derecho comparado se aboga por facilitar que se alcance un quorum privilegiado facilitando que en los casos en que se requiera uno de ellos (1/3, 3/5, o doble mayoría) se pueda alcanzar mediante la suma de votos por el silencio en 30 días de los que no pudieron acudir. Pero en el voto por correo no hay voto presunto del ausente, porque los votos son todos de los que lo envían y no puede haber voto del ausente, porque no hay un plazo complementario de 30 días para poder votar otra vez, porque los que no votan son todos ausentes, y dar un plazo de 30 días sería como dar una "oportunidad" a quien no ha querido votar cuando ha tenido oportunidad de hacerlo.
El voto presunto solo lo es para las juntas presenciales o telemáticas, ya que no existe razón de ser para las juntas de voto por correo una nueva oportunidad de votar cuando se ha dispuesto del plazo que ya se dio en la convocatoria para poder hacerlo. Nótese que no se da un día, o un momento, como se da en la junta presencial, sino que el comunero dispone de varios días para hacerlo, por lo que es un contrasentido dar un suplemento de otros 30 días para poder votar después de que ha vencido el plazo para poder votar.
Los que no contesten en plazo se consideran ausentes a los efectos de que se puedan computar en aquellos acuerdos que permitan el voto presunto del ausente, pero en este caso no se da el plazo de 30 días, dado que no hay una prórroga del plazo concedido, que podría ser de 25 días como plazo aconsejable, para los que no hayan contestado en ese plazo.
De esta manera, los que no contesten en plazo no podrán hacerlo en otros 30 días desde el último día concedido, porque esta junta es especial y se prolonga a lo largo de los días concedidos para votar por correo. Como decimos, cuando se concede el plazo de 30 días a los ausentes es para cuando es junta presencial, pero no cuando no lo es y el plazo es de “corrido” por los días dados en la convocatoria para hacer la votación. La norma no prevé un “complemento” de otros 30 días para quien no vote en el plazo indicado.
Por ello, en los puntos que permitan el voto del ausente, quienes no contesten en el plazo se entiende que aceptan el resultado de la votación y se suman al acuerdo al objeto de entender alcanzado el quórum privilegiado, o no.
11. ¿Desde cuándo se computa el plazo para impugnar los acuerdos en las juntas de voto por correo?
El plazo a partir del cual se inicia el cómputo para impugnar los acuerdos en junta es desde el envío del acta de la junta a los comuneros, ya que no se puede entender existente el concepto de presente en la junta, ya que todos son en teoría presentes, o ausentes, ya que ausente serían los que no han enviado el voto y presentes los que lo han emitido. No obstante, como este concepto se desconoce hasta el resultado final debe entenderse que el plazo para impugnar sería el del momento de emisión del acta de la junta conociendo el resultado final.
Así, pues, el concepto de presente en la junta se refiere a los que votan, ya que la junta tiene una prolongación en su celebración durante el plazo concedido para emitir el voto.
12. Formulario de convocatoria de junta de voto por correo
CONVOCATORIA ORDINARIA/EXTRAORDINARIA DE JUNTA DE PROPIETARIOS MEDIANTE SISTEMA DE VOTO POR CORREO
D/Dª (…), Presidente/a de la comunidad de propietarios del edificio en régimen de propiedad horizontal sito en la calle (…) de la localidad de (…), convoca a los propietarios a la reunión ordinaria/extraordinaria de la Junta de Propietarios.
La Junta se celebrará por el sistema nuevo del voto por correo recogido en el art.3.3 RDL 8/2021, de 4 de mayo, y validado por acuerdo de junta de propietarios de fecha (…) como sistema a utilizar en esta comunidad, a cuyo tenor:
«Será también posible la adopción de acuerdo sin celebración de junta mediante la emisión de voto por correo postal o comunicación telemática, siempre que puedan cumplirse las debidas garantías de participación de todos los propietarios, identidad del remitente y de recepción de la comunicación.»
Se hace constar que el envío del voto por correo se podrá llevar a cabo mediante la votación incluida en un sobre remitido a la siguiente dirección, o bien por correo electrónico al siguiente: (…)
El plazo para el envío del voto es el de 25 días desde la fecha de la presente, a fin de que dispongan de plazo suficiente para enviarlo, por lo que el plazo de recepción en este despacho del envío es el día… Nótese que el plazo es para que sea recibido en esta dirección, no para su envío, por lo que deberá enviarse, si es por correo, con antelación suficiente, o bien hacerse por correo certificado para que conste que se envía el voto dentro de plazo.
Los morosos que constan en la lista adjunta podrán pagar hasta el día… para poder votar
Los votos son sí, no y abstención. Los que se abstengan pueden “salvar su voto” haciéndolo constar al margen. Los que no contesten en plazo se consideran ausentes, aunque no existirá el voto presunto del ausente y no se aplica el plazo de 30 días para votar de los que dejen transcurrir el plazo para hacerlo.
Los puntos incluidos son solo temas urgentes e inaplazables.
Dado que el punto nº 2 es de la obra obligatoria del art.10 LPH consistente en (…). Se adjunta informe pericial acerca de su necesidad y la lista de presupuestos que se han presentado para que se pueda votar por mayoría simple. Se ruega que se indique en el punto nº 2 el presupuesto por el que se decanta el comunero (…).
El orden del día de la junta de propietarios será el siguiente:
1º. (…)
2º. (…)
(Se indicará al lado de cada punto el quorum de aprobación)
La lista de personas privadas del derecho de voto es la siguiente:
(…)
En (…), a (…) de (…) de (…) (lugar y fecha)
Firma Presidente/a: (…)
13. Modelo de acta de junta de voto por correo
COMUNIDAD DE PROPIETARIOS (…)
JUNTA GENERAL nº (…)
JUNTA GENERAL EXTRAORDINARIA nº (…)
Lugar Celebración: VOTO POR CORREO
Fecha: envío, 2021
Plazo concedido para poder votar: (…) hasta (…)
Presidente/a: D/Dª (…)
Cierre del acta: Secretario/a: D/Dª (…)
Con fecha (…) se envió convocatoria de junta de voto por correo concediendo plazo para votar hasta el día (…) y los morosos para pagar hasta el día (…).
Pues bien, el/la presidente/a consideró que los puntos incluidos en el orden del día eran necesarios y por ello fueron expuestos los siguientes:
ORDEN DEL DIA:
1º) (…)
Se declara constituida la JUNTA GENERAL EXTRAORDINARIA DE PROPIETARIOS (U ORDINARIA), a la vista del envío realizado a la totalidad de los mismos, según relación individualizada de la forma de comunicación de la convocatoria de voto por correo de conformidad con el art.16 LPH y previo informe a los asistentes de los propietarios privados del derecho al voto de conformidad con el art. 15.2 LPH.
PROPIETARIOS QUE EXPRESAN SU VOTO CON SU PORCENTAJE ORIGINAL: (…)
El resto fueron considerados ausentes, aunque no existe el voto presunto del ausente en el voto por correo y las votaciones devienen firmes con el envío de los votos, al punto de que el recuento de la votación de hizo tras el vencimiento del último día.
(…)
ASISTENTES (…) (los que emitieron el voto por correo).
Abstenciones (…) (los que mandaron el voto con abstención)
Ausentes (…) (los que no enviaron el voto)
Pagaron la deuda existente y pudieron votar ante su privación de voto (…)
Porcentaje (…)
TOTAL ASISTENTES (…)
Porcentaje Total (…)
Una vez facilitado a todos los propietarios la información remitida junto con la propuesta, se reciben algunas consultas al respecto y tras el periodo fijado por el RD para votar, se reciben las siguientes:
VOTOS A FAVOR: (…)
VOTOS EN CONTRA: (…)
Por lo que queda aprobado POR MAYORIA según detalle antes indicado la propuesta
En (…), a (…) de (…) de (…) (lugar y fecha)
Este artículo ha sido publicado en la "Revista Derecho Inmobiliario", en diciembre de 2021.
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