Los canales de denuncia son herramientas implementadas en la estructura de una empresa con el objetivo de evitar fraudes e irregularidades, y velar por la transparencia y las buenas prácticas corporativas.
El Parlamento Europeo publicó una nueva directiva el 26 de noviembre de 2019 por la que las empresas con 50 o más trabajadores, están obligadas a implementar un canal de denuncias interno en la empresa. También quedan obligadas a tenerlo aquellas entidades públicas pertenecientes a ciudades o núcleos con una población superior a 10.000 habitantes.
El Parlamento Europeo ha fijado como fecha límite el 21 de diciembre de 2021 para que esta medida sea implantada, pero los Estados miembros tienen de plazo hasta el 17-12-2021 para la trasposición de la Directiva. Esto supone que el plazo queda ampliado hasta el 17-12-2023 en relación con entidades del sector privado con un número de trabajadores de 50 a 249.
Con independencia del plazo, durante el presente año las instituciones y compañías afectadas por la norma, están trabajando en la implementación de un software que cumpla con los requisitos exigidos. De esta manera, los canales de denuncia pretenden convertirse en una herramienta que contribuya a las buenas prácticas empresariales y a evitar todo tipo de fraudes, abusos e irregularidades.
Por eso cualquier empleado que lo desee podrá hacer uso del canal siguiendo los procedimientos establecidos.
Documentación que se debe aportar en una denuncia interna
Para que la denuncia tenga mayor fundamento, se deberá aportar necesariamente una serie de documentación adjunta:
▪ Documento escrito con su nombre, apellidos, Documento Nacional de Identidad y un medio de contacto para facilitar la comunicación con él cuando se le requiera: teléfono, correo electrónico, etc.
▪ Exposición detallada y precisa de los hechos denunciados así como los argumentos que amparen la propia denuncia con el objetivo de facilitar su investigación.
▪ Nombre, cargo o cualquier información de carácter laboral que ayude a identificar a la persona o colectivo contra el que se dirige la denuncia.
▪ Documentos, evidencias y pruebas de las infracciones cometidas que sustenten la denuncia presentada y desarrollada por escrito.
Modelo de denuncia confidencial
Este es un ejemplo de denuncia relacionada con temas laborales, pero sirve de modelo para entender la estructura de este documento que la empresa debe facilitar en su canal de denuncias.
AL DEPARTAMENTO RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DEL CANAL DE DENUNCIAS
(NOMBRE DEL DENUNCIANTE),…………………………… con DNI ____________, con domicilio a efectos de notificación en _______________________ CP._______ y teléfono y fax de contacto ______________, en calidad de ___________________________________________ ante el RESPONSABLE DEL SISTEMA DE DENUNCIAS INTERNO.
DIGO:
Que mediante el presente escrito formulo DENUNCIA contra ___________________________, a fin de que, se realice la correspondiente Investigación y por la misma sean atendidas las razones que se dirán, y se elabore el preceptivo informe, en base a los siguientes:
HECHOS
PRIMERO.-
Que (Nombre)…………………………….., presta sus servicios en la empresa ____________desde el ____________, con la categoría profesional de ___________ , siendo las funciones que realiza ………….(hacer constar la descripción del puesto de trabajo).
SEGUNDO.- Que desde………………, (RELATO CRONOLÓGICO DE HECHOS: desde cuándo ocurre, quiénes han estado implicados, origen del conflicto, etc.)
APORTAR PRUEBA DOCUMENTAL DE CADA HECHO SI SE TUVIERA
En su virtud,
SOLICITO AL DEPARTAMENTO RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DEL CANAL DE DENUNCIAS: Que, teniendo por presentado este escrito, con su copia, se sirva admitirlo, dar traslado del mismo a la dirección de la empresa y en su vista tener por formulada DENUNCIA contra __________________ a fin de que, tras los trámites oportunos, se investiguen los hechos expuestos, y por la misma, tras la comprobación de los hechos que se relatan y una vez se realicen las diligencias que se estimen oportunas, se tomen las medidas adecuadas.
Fecha y firma del denunciante
¿Quién recibe las denuncias emitidas en el canal?
Las personas que recibirán los datos serán los responsables elegidos por la propia empresa para el control de este canal; con frecuencia son empleados del departamento de Recursos Humanos. Tanto si la denuncia es aceptada a trámite como si es rechazada, se comunicará al interesado con la mayor brevedad posible.
¿Quién tendrá acceso a los datos facilitados por el denunciante?
Los datos que el denunciante aporte, bien como prueba de la irregularidad denunciada o como resultado de la tramitación e investigación interna del caso, serán tratados únicamente por la persona o personas de la empresa responsables de la propia gestión y control del canal de denuncias y por los profesionales implicados en la resolución del conflicto, ya sean abogados internos, externos o cualquier otra figura necesaria para el procesamiento judicial pertinente.
Además, conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos, los datos personales del denunciante deben ser eliminados del sistema tres meses después de la tramitación de la denuncia.
Del mismo modo, tras la publicación de la Directiva (UE) 2019/1937 los usuarios de los canales de denuncias deben tener la protección ante posibles represalias por parte de los directivos o empleados denunciados. Eso sí, es requisito imprescindible actuar de buena fe por parte del emisor de la denuncia, y que ésta haya sido interpuesta por la salud y buena praxis de la propia empresa y no con segundas intenciones u otros fines laborales o personales.
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