El sello electrónico o eSeal se define como aquellos datos en formato electrónico anejos a otros, o asociados de manera lógica con ellos, que garantizan el origen y la integridad de estos últimos.
Es un medio para sellar documentos electrónicos en nombre de empresas o entidades públicas (personas jurídicas), que guarda semejanza, en cuanto a su función, con el sello de empresa tradicional (estampado sobre papel).
Sirve para identificar una empresa o entidad, por lo que solo está disponible para personas jurídicas.
Requisitos para la obtención del sello electrónico
Los certificados de sello electrónico deben tener, al menos, los siguientes contenidos:
- la descripción del tipo de certificado, con la denominación «sello electrónico»; y
- el nombre y NIF del suscriptor.
El modo de emisión de los certificados de sello electrónico se define en el Esquema Nacional de Seguridad.
Clasificación de sellos electrónicos
Conforme al Reglamento eIDAS, es la siguiente:
a) Sello electrónico: datos en formato electrónico anejos a otros datos en formato electrónico, o asociados de manera lógica con ellos, para garantizar el origen y la integridad de estos últimos.
b) Sello avanzado: vinculados al creador de manera única, permitiendo su identificación, con alto nivel de confianza en su creación y vinculado a los datos a los que se refiere de modo que cualquier alteración ulterior sea detectable.
c) Sello cualificado: sellos avanzados basados en un certificado cualificado de creación de sellos electrónicos.
¿Qué regula el Reglamento eIDAS?
El Rgto (UE) 910/2014 (conocido como Reglamento eIDAS), cuya última revisión se ha realizado por la Dir (UE) 2022/2555 (Directiva SRI 2), regula la emisión de certificados de una firma electrónica cualificada o de un sello electrónico avanzado, siendo posible mantener la confianza en la identidad de una persona desde otro certificado reconocido.
eIDAS significa servicios electrónicos de identificación, autenticación y confianza.
Este Reglamento establece el marco para garantizar que las interacciones electrónicas entre las empresas sean más seguras, rápidas y eficientes, independientemente del país europeo en el que tengan lugar.
¿Cuál es la utilidad del sello digital?
La función del sello electrónico es la de garantizar la integridad y la autenticidad de los documentos sellados por él mediante la información del propio sello. Para ello, debe estar vinculado a los datos sellados con él, permitiendo que cualquier cambio posterior en los datos se pueda detectar y, a su vez, impedir que se pueda crear un sello falso.
El sello electrónico trata de agilizar las transacciones permitiendo su realización en el entorno digital con todas las garantías, con un ámbito de uso que se extiende a todos aquellos procesos que requieren sello de la empresa.
Ventajas de la utilización del sello electrónico o digital
Estas soluciones aportan grandes ventajas a la empresa. Fundamentalmente, se resumen en las siguientes:
- Mejor posicionamiento en el mercado, marcando diferencias con la competencia.
- Ahorro de costes y de tiempos de trabajo al reemplazar las tareas manuales por sellos electrónicos, lo que permite trabajar con mayor rapidez y de forma más eficiente.
- Automatizar el flujo de trabajo frente al cierre de acuerdos electrónicos, mejorando la productividad y rendimiento empresarial.
¿Qué es el certificado de sello digital?
Es un documento electrónico mediante el cual, el Servicio de Administración Tributaria garantiza la vinculación entre la identidad de un sujeto o entidad y su certificado.
El modo de emitir los certificados electrónicos de sello electrónico se define en el esquema nacional de seguridad.
Cómo obtener un certificado de sello digital (CSD)
Los pasos a seguir son los siguientes:
- Entrar en la aplicación Certifica
- Crear un archivo de requerimiento de generación de certificado de sello digital.
- Acceder al portal CertiSAT Web e iniciar sesión con RFC, e.firma (.cer y .key) y clave privada.
- Seleccionar la opción “Envío de solicitud de Certificado de Sellos Digitales”.
- Ir al seguimiento de la solicitud y descargar el acuse de recibo con número de serie.
- Recuperar los sellos y descargarlos.
Sello electrónico de Administración pública
El sello digital puede pertenecer, tanto a la Administración pública, como a cualquier órgano o entidad de Derecho público. Se basa en un certificado electrónico que reúna los requisitos exigidos por la legislación reguladora de servicios electrónicos de confianza.
Debe incluir el número de identificación fiscal y la denominación correspondiente, pudiendo contener la identidad de la persona titular en el caso de los sellos electrónicos de órganos administrativos.
La relación de sellos electrónicos utilizados por cada Administración, incluyendo las características de los certificados electrónicos y los prestadores que los expiden, debe ser pública y accesible por medios electrónicos. Además, cada Administración ha de adoptar las medidas adecuadas para facilitar la verificación de sus sellos electrónicos.
Requisitos
El sello electrónico de Administración pública, órgano o entidad de derecho público se origina por un sistema de firma electrónica basada en certificado electrónico que:
- reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica; e
- incluya el número de identificación fiscal y la denominación correspondiente, pudiendo contener la identidad de la persona titular en el caso de los sellos electrónicos de órganos administrativos.
Sello electrónico en el ámbito del Estado
La creación de sellos electrónicos se realizará mediante resolución de la Subsecretaría del Ministerio o titular del organismo público competente, que se publicará en la sede electrónica correspondiente y en la que deberá constar:
a) Organismo u órgano titular del sello que será el responsable de su utilización, con indicación de su adscripción en la AGE u organismo público dependiente de la misma.
b) Características técnicas generales del sistema de firma y certificación aplicable.
c) Servicio de validación para la verificación del certificado.
d) Actuaciones y procedimientos en los que podrá ser utilizado.
Gestión de documentos digitales. Diferencias entre sello electrónico y la firma electrónica
Además del sello electrónico o digital expuesto en este artículo, para una mejor optimización de la gestión de documentación digital, existen otros modelos de gestores documentales que permiten su consecución.
El principal es la firma electrónica, herramienta con la que se puede digitalizar, firmar, escanear y archivar los documentos de manera virtual, con validación y protección legal, ya que los datos cuentan con encriptación y otras herramientas de protección.
El desarrollo de la información ofrecida puede ampliarse con la consulta del Memento Administrativo 2024.
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