Xavier Casajoana: “Cuando el enfoque remote first se realiza correctamente, se generan beneficios a medio y largo plazo para las empresas”

Entrevistamos a Xavier Casajoana, CEO de VozTelecom, con ocasión del reciente estudio de Gartner sobre la implantación del trabajo en remoto en las empresas, cuyas conclusiones ya publicadas apuntan a la extensión generalizada en su implantación.

1.- El concepto de teletrabajo y trabajo en remoto ha venido evolucionando desde que fuese acuñado por primera vez por el físico estadounidense Jack Nilles en 1973, en plena crisis del petróleo de los 70. En este sentido ¿a qué nos referimos cuando hablamos del “remote first”?

La pandemia ha acelerado la adopción del trabajo en remoto, en poco tiempo las empresas tuvieron que adaptarse a una situación que en otras circunstancias hubiera tardado años en producirse.

Ya no hay duda de que el teletrabajo ha sido bienvenido por todos, pero, ¿qué ocurrirá con el fin de las restricciones? Grandes organizaciones ya se están preparando, adaptando su cultura empresarial al concepto ‘remote first’ en el que las empresas disponen de oficinas y un lugar de trabajo físico, pero a diferencia de las tradicionales o que utilizan el acceso remoto ocasionalmente, para las organizaciones ‘remote first’, el teletrabajo es la normalidad. Esto significa que todos los empleados son contratados como trabajadores remotos, pero pueden optar por utilizar el espacio de la oficina si lo desean y cuando lo deseen. Para ello, todos los puestos deben estar equipados con ‘workplaces’ que les permitan acceder a herramientas y procesos remotos, independientemente del lugar desde el que el empleado elija trabajar.

2.- ¿Qué aspectos positivos puede aportar el trabajo en remoto en los nuevos modelos organizativos de las empresas?

Cuando el enfoque ‘remote first’ se realiza correctamente, se generan beneficios a medio y largo plazo para las empresas. El más obvio es el relacionado con el ahorro financiero, ya que en la mayoría de los casos al priorizar el acceso remoto se reduce el espacio en oficinas físicas; y por otro lado está el asegurar la continuidad de negocio al eliminar el riesgo de interrupción debido a eventos externos o no controlables.

Pero hay otros beneficios más relacionados con el bienestar de los empleados, como la  facilidad para promover políticas de diversidad y el mayor acceso al talento, en contraposición a modelos más tradicionales que a menudo son más limitantes para las personas con discapacidades o para candidatos no locales. Y por último, la mayor implicación de los colaboradores como consecuencia de ofrecer a los empleados más flexibilidad al tener la independencia de escoger si prefieren trabajar desde casa o desde la oficina.

3.-  ¿El modelo remote first ha venido para quedarse definitivamente en nuestras empresas y organizaciones, o por el contrario se trata de una moda pasajera que menguará una vez se supere la crisis pandémica?

Creemos que una vez que se alivien las restricciones, una fuerza laboral que combine el trabajo presencial con el teletrabajo será la opción para la gran mayoría de las organizaciones. Aunque algunos empleados preferirán continuar trabajando de forma remota permanentemente, otros muchos querrán volver a trabajar en sus oficinas.

Según Gartner, casi el 50 por ciento de las empresas afirman que tienen la intención de permitir que los empleados trabajen a tiempo completo de forma remota en el futuro, mientras que más del 80 por ciento tiene la intención de permitir combinar el trabajo a distancia con el presencial. Grandes multinacionales americanas ya se están preparando para este cambio posponiendo el regreso a la oficina hasta mediados o finales 2021.

Creemos que las empresas españolas también se sumarán a este movimiento ya que están constatando las ventajas que ofrece esta fórmula para la conciliación, la reducción de costes y el aumento del bienestar.

4.-  El sistema de teletrabajo estable y a tiempo completo requiere no solo un cambio de gestión organizacional sino también de la implantación de infraestructuras de soporte laboral como es la estructura informática y de sistemas. Ante este escenario ¿garantizar la  ciberseguridad en todo ello es actualmente el mayor de los retos a afrontar?

Para que todos los empleados tengan una misma experiencia de usuario, las organizaciones deberán facilitar las herramientas y adaptar los ‘workplace’ para que los usuarios puedan desarrollar su actividad independientemente del lugar desde el que elijan trabajar. Los responsables de TI serán clave en este proceso de transformación ya que deberán seleccionar una solución de comunicaciones y colaboración en la nube que se adapte a los requisitos de cada empresa en cada momento, así como dotarla con las infraestructuras necesarias para garantizar un acceso seguro a la información.

Para la ciberseguridad el reto es doble, garantizar por un lado la confidencialidad de la información y por otro asegurar el acceso y disponibilidad en todo momento. Dada la rapidez en la implantación del teletrabajo el reto es mayor, ya que no solo se trata de proteger los equipos sino también de formar y concienciar a los usuarios en aquellos procesos a seguir para reducir el riesgo de ataques informáticos.

5.- ¿Por qué la virtualización de infraestructuras TIC está llamada a jugar un papel preponderante en el futuro inmediato?

Para muchas empresas no será fácil adaptarse ya que requiere un cambio fundamental en las políticas, los procesos, la tecnología y, lo más importante, la cultura de la empresa. Solo a través de la virtualización de las infraestructuras es posible dotar a la empresa de herramientas de comunicaciones y colaboración que aseguren la misma experiencia a todos los empleados independientemente de dónde estén ubicados. Así por ejemplo, en una empresa ‘remote first’ nunca se perderá una oportunidad de venta en forma de llamada porque siempre se podrá contactar con el empleado y transferirla, ya sea a su fijo, a su móvil o a su ordenador. O en una reunión de equipo ‘remote first’, todos los empleados se reunirían a través de una herramienta de videoconferencia, incluso aquellos que estén en la misma ubicación física, lo que variará será la forma de conectarse, algunos lo harán desde casa a través del ordenador, otros a través del móvil en un aeropuerto y otros en la oficina.

6.- Le hemos leído pronunciarse que en el modelo remote first, a mayor flexibilidad, mayor implicación. ¿Podríamos decir lo propio con el razonamiento deductivo de a mayor autonomía, mayor productividad? Y ¿Qué papel juegan en todo ello las soluciones IT Cloud?

Proporcionar mayor flexibilidad a los empleados significa dotarlos de la capacidad y recursos para que puedan decidir desde dónde prefieren trabajar, ya sea desde casa o desde la oficina, lo que muy probablemente repercutirá en una mayor implicación y dedicación. En contrapartida, por parte de las organizaciones será necesario asegurar que todos los empleados puedan acceder a las mismas oportunidades profesionales y recursos independientemente de dónde escojan trabajar.

Dar mayor flexibilidad requiere cambios en la cultura de la empresa y los procesos operativos. Para que las empresas se beneficien de una mayor implicación y productividad de sus colaboradores consecuencia de una mayor autonomía y flexibilidad, es necesario asegurar que los procesos de comunicación y colaboración entre los empleados son eficaces y robustos, esto solo es posible diseñando nuevos procesos de operativos basados en la nube y contar con nuevos ‘workplace’ a través de la virtualización de las infraestructuras TIC y soluciones IT cloud.

7.- El cambio de enfoque hacia la gestión colaborativa va a resultar fundamental en la mayoría, por no decir todos, los sectores productivos. ¿Qué herramientas de trabajo colaborativo son las que plantea incorporar en las empresas el modelo Remote First?

Las organizaciones que adopten un modelo ‘remote first’ deberán adaptarse a un entorno 100% digital, desde videoconferencias a herramientas de colaboración y comunicaciones en la nube como las centralitas virtuales.

Para que el modelo ‘remote first’ sea exitoso en la organización, las empresas deberán adaptar sus operaciones y procesos alrededor del nuevo ‘workplace’ para que asegure la misma experiencia a todos los empleados sin importar dónde estén ubicados y para ello es imprescindible virtualizar todas las infraestructuras TIC y disponer de aplicaciones través de Internet, herramientas de chat, espacios de trabajo digitales para el intercambio y almacenamiento de archivos, videoconferencia y herramientas de comunicaciones cloud como las centralitas virtuales.

8.- En cuanto al marco legal referente al teletrabajo, ¿cuales son sus consideraciones con respecto al concepto de una organización 'remote first'?

Hasta la última reforma del artículo. 13 del Estatuto de los Trabajadores por el Real Decreto-ley 28/2020 del 22 de septiembre, el trabajo a distancia estaba escasamente regulado, prácticamente se trataba como una excepción al trabajo presencial. Entre otras medidas tomadas por las autoridades durante la pandemia, se estableció el teletrabajo como prioritario, y a través de la modificación del reglamento, se reforzó la opción del teletrabajo como una alternativa real al trabajo presencial.

El trabajo a distancia se concibe como aquél que se realiza fuera de los centros habituales de la empresa, y, el teletrabajo es una derivada del mismo mediante la prestación de servicios con nuevas tecnologías. Por ello, en el acuerdo de trabajo a distancia deberemos contemplar no solo los extremos previstos en el reglamento reciente sino también compatibilizar el respeto de los derechos de los trabajadores con las oportunas medidas de seguridad de la información para preservar a la empresa frente a potenciales brechas.

9.- Y ya para terminar ¿por qué los despachos de abogados y las asesorías, como organizaciones que son, deben de apostar por el modelo Remote First y qué puede ofrecerles VozTelecom en tal sentido?

Ya no es necesario que sus profesionales estén ubicados o trabajando a la vez en una misma sede; esto permite un mejor acceso al mercado de profesionales, talento jurídico y especialistas, además de ampliar el abanico de servicios jurídicos y ahorrar desplazamientos. Los despachos podrán mantener sus sedes insignia, aunque ya no será tan necesario ocupar costosas y extensas superficies en las principales calles de las ciudades. Desde el punto de vista de los clientes, creemos que también se produce un cambio de paradigma pues ellos mismos lo solicitan, y, los bufetes más tradicionales se tienen que adaptar a la exigencias de aquellos que demandan servicios de forma remota aprovechando todas las ventajas y herramientas que nos ofrece la tecnología.

En este escenario, la selección de una solución basada en la nube que se adapte y evolucione con los requisitos de cada empresa resultará vital; la solución de centralita virtual que ofrece el operador  VozTelecom especializado en la implantación de soluciones de comunicaciones en la nube y colaboración permite a las empresas asegurar una excelente estrategia de implantación ‘remote first’ en la organización.  Así mismo, VozTelecom a través de su división de Soluciones IT cloud acompaña a las empresas en el proceso necesario de transformación de sus sistemas informáticos convencionales a la nube, con soluciones de virtualización, continuidad de negocio e infraestructuras críticas.