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A partir de diciembre de este año las empresas con más de 50 empleados estarán obligadas a integrar un software de denuncias en su entorno

Canal de denuncias para mi empresa: ¿de tipo confidencial o anónimo?

Tribuna
Whistleblower_canal de denuncias_denuncia

Te explicamos la diferencia entre los que mantienen protegido al denunciante de manera confidencial y los que lo hacen de manera anónima.

Como ya os contamos recientemente, el Parlamento Europeo publicó una nueva directiva mediante la que obliga a las empresas con más de 50 empleados y a las administraciones públicas de poblaciones de más de 10.000 habitantes a integrar un canal de denuncias.

Esta Directiva publicada el 26 de noviembre de 2019 estableció la fecha límite del 21 de diciembre de 2021 para que esta medida quedara implantada, pero en muchos casos, los Estados miembros no han llevado a cabo la transposición de la Directiva por lo que se ha ampliado el plazo hasta el 17-12-2023 para todas aquellas entidades del sector privado que tengan entre 50 y 249 trabajadores.

En el artículo mencionado hablamos sobre la existencia de los diferentes software que ya tenemos disponibles en el mercado que ofrecen esta función de canal de denuncias, pero entre ellos, debemos diferenciar los que mantienen el anonimato del denunciante y los que no.

¿Canales confidenciales o anónimos?

Los canales de denuncias que se presentan como confidenciales exigen al responsable de la denuncia identificarse, mientras que los que se definen como anónimos permiten la denuncia del trabajador sin necesidad de identificación. La diferencia entre ambos es muy importante en términos laborales, ya que ese anonimato va a proteger de mayor manera al trabajador que denuncia conductas irregulares ante posibles represalias en el ecosistema de la propia empresa. De este modo, se elimina el factor miedo a la hora de poner en marcha una denuncia.

En este sentido, el primer dictamen sobre la aplicación de normas europeas a la protección de datos se emitió en el año 2006. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) aprobó por entonces una consulta sobre la creación de sistemas de denuncias internas para evitar las malas praxis empresariales, concluyendo que éstas debían tener un carácter confidencial y no anónimo.

Desde entonces las empresas e instituciones que tenían implementado algún mecanismo de whistleblowing (término anglosajón que alude a estos software internos de control en diferentes corporaciones) han actuado bajo esa confidencialidad, que no anonimato. Pero todo cambió en el año 2018 con la entrada en vigor de la famosa Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal, en cuyas páginas se detalla la regulación de estos sistemas de denuncias, concretamente en el artículo 24.1.

Así, esta Ley, recoge que es lícito crear un sistema de información a través del cual se pueda poner en conocimiento de una entidad conductas internas irresponsables o delictivas, además, hacerlo de manera anónima. Este cambio supone que a día de hoy, las corporaciones obligadas a poseer un canal de denuncias pueden elegir entre ambas opciones: confidencialidad o anonimato.

Esta libertad de elección en España sobre el tipo de canal de denuncias que una empresa debe integrar en su entorno (confidencial o anónimo), ha sido matizada por el Supervisor Europeo de Protección de Datos que aboga por el uso de software de manera confidencial para “evitar un abuso del uso del canal y que la herramienta quede así desvirtuada”.

Otras consideraciones sobre el tratamiento de los datos de los empleados o directivos involucrados

▪ En todos los casos la Asociación Española de Protección de Datos exige a las empresas que se informe puntualmente a sus empleados de la existencia del canal de denuncias, así como del tratamiento que se hará de sus datos personales en relación con cualquier denuncia en la que se vean involucrados, ya sea como denunciantes o como denunciados.

▪ Las únicas personas que podrán acceder a los datos en los sistemas de denuncias son aquellas que cumplan con roles de control interno dentro de la propia empresa; o bien los propios abogados en caso de que se necesite tramitar un procedimiento judicial e incluso los responsables del departamento de recursos humanos si se deben aplicar medidas disciplinarias.

▪ Los datos de los empleados que tramitan una denuncia, así como de las terceras personas implicadas en la denuncia, deben mantenerse únicamente durante el tiempo imprescindible para estudiar, investigar y resolver el caso. Así, la propia Ley Orgánica de Protección de Datos manifiesta que “una vez transcurridos tres meses desde la introducción de los datos de la denuncia, deberá procederse a su supresión del sistema”.

Software de Canal de Denuncias

Como ya hemos indicado, existen diferentes programas que nos permiten implementar un canal de denuncias. Entre ellos, destacamos el programa desarrollado por Lefebvre cuyo software nos garantiza la protección al denunciante mediante su anonimato en caso de que fuera necesario.

Esta herramienta destaca sobre el resto, porque nos asegura un sistema de alerta y detección de posibles irregularidades, y nos facilita que la información sensible sea tratada internamente antes de que se haga pública.

Incluye un sistema de notificación que de manera automática nos permite llevar un seguimiento de cada una de las denuncias, y generar los informes necesarios para su control.

Además, Centinela Canal de Denuncias ofrece la posibilidad de integrarse en el sistema de la empresa interesada mediante una API, esto significa que es fácil vincular los programas de gestión de tu empresa con Centinela, y evitar desarrollos informáticos complejos.

Detrás del diseño de esta herramienta están los mayores expertos en materia jurídica e informática. Es sencilla en su uso, y cuenta con el certificado de nivel alto de protección ISO 27001. Y está disponible en tres versiones Pro, Plus y Premium, y lo mejor, es que puedes solicitar una demo gratuita a través de la web de Lefebvre, y tomar la decisión después de haberlo probado.