Jesús Cabana: "Muchas de las brechas de seguridad en las organizaciones provienen de la gestión de la información en papel"
Desde PFU (Fujitsu) se han lanzado distintas soluciones que facilitan el complimiento de la General Data Protection Regulation (GDPR o RGPD siglas en español) de una forma más sencilla. Así, el pasado mes de noviembre salió PaperStream Capture Pro, un nuevo software avanzado para agilizar los procesos de digitalización de documentos. En este sentido entrevistamos a Jesús Cabañas Moreno, Regional Sales Manager Iberia de PFU (EMEA) Limited – a Fujitsu company.
- Para quien aún no conozca qué tipo de soluciones y productos comprende el área PFU de Fujitsu que a usted le corresponde dirigir (EMEA) ¿podría presentárnosla?
Como diríamos nosotros la información es la sangre que hace que el negocio funcione, nuestra misión es conseguir que este flujo de información se convierta en conocimiento que ayude a las empresas a conseguir hacer más.
Nuestra especialidad es conseguir convertir los flujos de información en papel en información de valor para el negocio a través de la transformación digital de los documentos.
- ¿Por qué la nueva solución PaperStream Capture Pro permite cumplir en los despachos de abogados y asesorías con las exigencias que impone en materia de privacidad el GDPR?
Digamos que permitir cumplir es un poco pretencioso, sin embargo, muchas de las brechas de seguridad en las organizaciones provienen de la gestión de la información en papel. Las herramientas software que ponemos a disposición de los colectivos van mucho más allá de convertir un documento físico a PDF/A. Nuestras herramientas permiten la indexación efectiva de la documentación de modo que los diferentes niveles de privacidad puedan gestionarse adecuadamente y permitir el control efectivo de la misma que es precisamente lo que busca la Ley.
Por primera vez y en aras de poder realizar una indexación efectiva de la información hemos abierto la integración de cualquier dispositivo multifuncional en nuestro software, lo que permite que el proceso de indexación de la información sea homogéneo en toda la organización.
- ¿Qué peso tiene la privacidad en el diseño de las soluciones de PFU Fujitsu?
A nuestro entender la privacidad en la información debe estar totalmente garantizada. Nuestras soluciones tienen como base el cambio de mentalidad, el documento físico más seguro es el que se queda con el cliente en su casa. De este modo eliminamos riesgos de custodia y pérdida de información. Apostamos por una digitalización de calidad pensando no solo en la conservación del archivo (ciego), sino en que sea accesible para los usuarios y toda la información esté legible sin necesidad de manipulación posterior.
- La solución PaperStream Capture Pro permite transformar de forma flexible documentos de diversas fuentes en información relevante para su organización en formato LEXNET ¿Podría decirnos cómo perciben y valoran los clientes del sector legal disponer de esta solución?
Tras el lógico arranque a trompicones de Lexnet las voces que pedían que se eliminase han ido desapareciendo. El cambio cultural ya se ha realizado y ahora lo que queda es imprimir un poco más de velocidad al proceso. Los usuarios ahora son conscientes de la cantidad de tiempo que se tiene que invertir en el proceso de digitalización y se plantean ya no “¿Cómo hacerlo?” sino “¿Cómo hacerlo de forma eficiente y segura?”. Es ahí donde las herramientas adecuadas se convierten en imprescindibles para el día a día de este colectivo.
- La cuestión de la movilidad ustedes la han salvado desarrollando la solución ScanSnap Cloud ¿En qué consiste y cuáles son las ventajas que aporta en el proceso de escaneo de información?
La gama ScanSnap es una de las gamas más vendidas en el mundo legal gracias principalmente a su sencillez de uso y a su capacidad de digitalizar cualquier documento físico, ya que con tan solo pulsar un botón lo convierte rápidamente en formato Word/Excel.
ScanSnap Cloud es un sistema basado en la nube que nos permite gestionar de forma homogénea los documentos digitalizados a través de nuestros escáneres de la familia ScanSnap, o bien a través del App para móviles que se incluye con el alta. Los documentos capturados en función de su tipología son enviados directamente a los principales proveedores de almacenamiento en la nube (GoogleDrive, Dropbox, OneDrive, etc.) De este modo se consigue tener toda la información en un repositorio único independientemente de dónde y cómo se digitalice, ya sea desde un Scanner + PC, directamente desde los escáneres ScanSnap iX500 y iX100 (vía Wi-fi), o bien desde la app del móvil.
- ¿Cuál es la importancia que aporta una correcta gestión de los metadatos extraídos de los documentos escaneados?
Yo siempre digo que la información que no esté indexada y accesible no existe. Los metadatos asociados a los documentos son la clave para poder acceder a los mismos y establecer en cierto modo cuales deben de ser los permisos y el control del acceso al mismo. De este modo un documento confidencial no debería tener asociado el mismo tratamiento que uno estándar.
- Actualmente se está empezando a hablar del inminente uso de herramientas basadas en Inteligencia Artificial para el sector jurídico de los despachos y las asesorías. ¿Tiene previsto adentrarse PFU Fujitsu en la implantación y uso de este tipo de tecnología en sus soluciones?
De nuevo tenemos que verlo todo como parte de un proceso. En nuestro caso, la labor es trabajar y avanzar en extraer de forma fiable toda la información del documento, en este sentido estamos trabajando en mejorar las herramientas actuales utilizando la última tecnología.
Dentro del marco de soluciones que se están desarrollando en el mundo legal existen muchas iniciativas en nuestro ecosistema de partners, donde se está trabajando en la aplicación de Inteligencia Artificial, tanto para facilitar la vida del abogado en el día a día, como en la interpretación de casos, si bien en este último creo que todavía estamos muy lejos técnicamente y culturalmente. Lo que sí puedo garantizar es que la clave va a estar en la información extraída de los documentos y que si esta no es buena no existirán sistemas capaces de hacer un buen uso.
- Para terminar, ¿Crees que la oficina sin papel es posible a día de hoy en el mundo legal? ¿Llegaremos a la justicia sin papel?
Desde hace tiempo nosotros dejamos de hablar de la oficina sin papel y hablamos de oficina con menos papel (lo consideramos más realista). Hace años a raíz del arranque de Lexnet, el Ministro de Justicia hablaba de que era un cambio más cultural que tecnológico. No puedo estar más de acuerdo, sin embargo, son muy pocos, por ahora, los “abogados digitales” que acuden sin papeles a las vistas y que de forma activa utilizan sólo medios electrónicos, y se siguen fotocopiando.
Tanto Lexnet como GDPR nos están empujando, cada vez más, a cambiar de hábitos en lo que se refiere la gestión de información en papel. Las nuevas soluciones de digitalización nos permiten ganar en eficiencia y asegurarnos de que toda la información se digitalice correctamente en apenas unos segundos.
Creo que es necesario que el ecosistema de empresas de tecnología, administraciones públicas y cuerpos legales sigan trabajando para hacer visible al colectivo todo lo que la tecnología puede hacer por ellos, más allá del requerimiento legal, y de este modo avanzar poco a poco hacia un nuevo concepto de despacho, más seguro, más responsable con el medio ambiente y más eficiente.