¿Qué es una factura electrónica?
Se considera factura electrónica aquella factura que se ajusta a lo establecido en el Reglamento de facturación (RD 1619/2012), y que ha sido expedida y recibida en formato electrónico (XML, PDF, DOC…), que reemplaza al documento en papel, y conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad.
La facturación electrónica ofrece algunas ventajas respecto al papel.
- Ahorro de costes (papelería, transporte…);
- Mayor seguridad en los procesos;
- Reducción de tiempos de facturación o de fallos y errores; y
- Menor posibilidad de falsificación.
¿Cómo hacer una factura electrónica?
1. Para crear una factura electrónica para las Administraciones Públicas puedo hacerlo mediante:
- un programa informático que cree facturas electrónicas.
- la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica que son las empresas a las que puedo encomendar tanto la expedición como la conservación de facturas electrónicas.
2. Facturar electrónicamente a otra Empresa o a un consumidor
En este caso, además de las fórmulas anteriores, también pueden ser creadas por el propio destinatario de la factura electrónica (“autofacturación”).
Requisitos mínimos que debe cumplir la factura electrónica
Se exige que el destinatario haya dado su consentimiento a su expedición, y deben permitir garantizar al obligado a su expedición, desde la fecha de expedición y durante el período de conservación:
- la autenticidad de su origen: garantiza la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura;
- la integridad de su contenido: garantiza que el mismo no ha sido modificado;
- su legibilidad.
Obligados a utilizar la factura electrónica
1. Uso de la factura electrónica obligatoria en el sector público.
En el ámbito de las relaciones entre proveedores de bienes y servicios y las Administraciones Públicas, desde el 15-1-2015 todos los proveedores que hayan entregado bienes o prestados servicios a la Administración Pública podrán expedir y remitir factura electrónica.
En todo caso, estarán obligadas al uso de la factura electrónica y a su presentación a través del punto general de entrada que corresponda las entidades siguientes:
a) Sociedades anónimas.
b) Sociedades de responsabilidad limitada.
c) Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española.
d) Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria.
e) Uniones temporales de empresas.
f) Agrupación de interés económico, agrupación de interés económico europea, fondo de pensiones, fondo de capital riesgo, fondo de inversiones, fondo de titulización de activos, fondo de regularización del mercado hipotecario, fondo de titulización hipotecaria o fondo de garantía de inversiones.
No obstante, las Administraciones públicas podrán excluir reglamentariamente de esta obligación de facturación electrónica a las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros y a las emitidas por los proveedores a los servicios en el exterior de las Administraciones públicas hasta que dichas facturas puedan satisfacer los requerimientos para su presentación a través del punto general de entrada de facturas electrónicas (L 25/2013 art.4.1).
2. Uso de la factura electrónica obligatoria en el sector privado
Recientemente, la Ley Crea y Crece (L 18/2022), ha modificado la ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, que regula la utilización de la factura electrónica en el sector privado (L 59/2007).
Esta modificación responde a la necesidad de impulsar la adopción generalizada de la factura electrónica. Con ese propósito, se amplía la obligación de expedir y remitir facturas electrónicas a todos los empresarios y profesionales en sus relaciones comerciales
Así, en las relaciones comerciales con particulares, con independencia de su volumen de facturación o número de empleados, las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica, deberán expedir y remitir facturas electrónicas a aquellos que han aceptado recibirlas o lo hayan solicitado expresamente.
Entran dentro del concepto de empresas que prestan servicios al público en general de especial trascendencia económica, entre otras, las que operan en los siguientes sectores económicos:
a) Comunicaciones electrónicas a consumidores.
b) Financieros destinados a consumidores.
c) Suministros: de agua a consumidores, de gas al por menor y eléctrico a consumidores finales.
d) De agencia de viajes.
e) De transporte de viajeros por carretera, ferrocarril, por vía marítima, o por vía aérea.
f) Actividades de comercio al por menor.
No obstante, las agencias de viaje, los servicios de transporte y las actividades de comercio al por menor solo deben utilizar esta forma de facturación con un cliente particular cuando la contratación se haya llevado a cabo por medios electrónicos.
Fechas claves en la implementación de la factura electrónica en el sector privado: empresas, Pymes y autónomos
Se establece un periodo de seis meses a contar desde la publicación de la Ley Crea y Crece -L 18/2022- (29-9-2022) para que Gobierno desarrolle reglamentariamente los requisitos:
- técnicos y de información a incluir en la factura electrónica a efectos de verificar la fecha de pago y obtener los periodos medios de pago.
- de interoperabilidad mínima entre los prestadores de soluciones tecnológicas de facturas electrónicas; y
- de seguridad, control y estandarización de los dispositivos y sistemas informáticos que generen los documentos.
Para la aplicación de estas medidas, se establece un periodo transitorio para las empresas que varía en función del volumen de operaciones:
- para los empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a 8 millones de euros, al año de aprobarse el desarrollo reglamentario.
- para el resto de los empresarios y profesionales, estas medidas producirán sus efectos a los 2 años de aprobarse el desarrollo reglamentario.
Además, la entrada en vigor de estas medidas queda supeditada a la obtención de la excepción comunitaria en la posibilidad de utilizar papel en las facturas (Dir 2006/112/CE art.218), y la necesidad de recabar autorización del receptor para el uso de la factura electrónica (Dir 2006/112/CE art.232).
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