EDE 2017/1001072
Fecha de la Consulta: 1 de febrero de 2017
Planteamiento
Ante la disminución de plantilla llevada a cabo por el equipo de gobierno, la Secretaria-Interventora-Tesorera municipal sufre una sobrecarga de trabajo en la tramitación de expedientes de subvenciones de todo tipo.
¿Cuáles son las funciones específicas de Secretaría-Intervención de tercera, Tesorería y Contabilidad? El Ayuntamiento no tiene RPT donde se recojan dichas funciones.
¿Cuáles son las tareas obligatorias a llevar a cabo en la tramitación de expedientes de subvenciones? ¿Su tramitación se centra en la tarea de la justificación? ¿No debería ser esto llevado por un puesto de Administrativo?
Respuesta
Las funciones del Secretario/a, del Interventor/a y del Tesorero/a vienen definidos por Ley, de tal manera que, aunque el Ayuntamiento no disponga de Relación de Puestos de Trabajo, las funciones están perfectamente definidas.
Así, el art. 92.bis de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases de Régimen Local -LRBRL- (EDL 1985/8184), añadido por la Ley 27/2013, de 27 de diciembre, de Racionalización y Sostenibilidad de la Administración Local -LRSAL- (EDL 2013/248308), en la redacción dada por el RD-ley 10/2015, de 11 de septiembre, por el que se conceden créditos extraordinarios y suplementos de crédito en el presupuesto del Estado y se adoptan otras medidas en materia de empleo público y de estímulo a la economía (EDL 2015/148830), dispone que:
“Son funciones públicas necesarias en todas las Corporaciones locales, cuya responsabilidad administrativa está reservada a funcionarios de administración local con habilitación de carácter nacional:
a) La de Secretaría, comprensiva de la fe pública y el asesoramiento legal preceptivo.
b) El control y la fiscalización interna de la gestión económico-financiera y presupuestaria, y la contabilidad, tesorería y recaudación.”
La concreción de cada una de dichas funciones se realiza en el RD 1174/1987, de 18 de septiembre, por el que se regula el Régimen jurídico de los Funcionarios de Administración Local con Habilitación de carácter nacional (EDL 1987/12433).
Como se puede observar, la Secretaría conlleva dos funciones distintas: la de fe pública y la de asesoramiento legal.
El art. 2 del RD 1174/1987 dispone que la función de fe pública comprende:
a) La preparación de los asuntos que hayan de ser incluidos en el orden del día de las sesiones que celebren el Pleno, la Comisión de Gobierno decisoria y cualquier otro órgano colegiado de la Corporación en que se adopten acuerdos que vinculen a la misma, de conformidad con lo establecido por el Alcalde o Presidente de la Corporación y la asistencia al mismo en la realización de la correspondiente convocatoria, notificándola con la debida antelación a todos los componentes del órgano colegiado.
b) Custodiar desde el momento de la convocatoria la documentación íntegra de los expedientes incluidos en el orden del día y tenerla a disposición de los miembros del respectivo órgano colegiado que deseen examinarla.
c) Levantar acta de las sesiones de los órganos colegiados referidos en el apartado a) y someter a aprobación al comienzo de cada sesión el de la precedente. Una vez aprobada, se transcribirá en el Libro de Actas autorizada con la firma del Secretario y el visto bueno del Alcalde o Presidente de la Corporación.
d) Transcribir al Libro de Resoluciones de la Presidencia las dictadas por aquélla y por los miembros de la Corporación que resuelvan por delegación de la misma.
e) Certificar de todos los actos o resoluciones de la Presidencia y los acuerdos de los órganos colegiados decisorios, así como de los antecedentes, libros y documentos de la Entidad.
f) Remitir a la Administración del Estado y a la de la Comunidad Autónoma, en los plazos y formas determinados reglamentariamente, copia o, en su caso, extracto de los actos y acuerdos de los órganos decisorios de la Corporación, tanto colegiados como unipersonales.
g) Anotar en los expedientes, bajo firma, las resoluciones y acuerdos que recaigan.
h) Autorizar, con las garantías y responsabilidades inherentes, las actas de todas las licitaciones, contratos y documentos administrativos análogos en que intervenga la Entidad.
i) Disponer que en la vitrina y tablón de anuncios se fijen los que sean preceptivos, certificándose su resultado si así fuera preciso.
j) Llevar y custodiar el Registro de Intereses de los miembros de la Corporación y el Inventario de Bienes de la Entidad.
El art. 3 del RD 1174/1987, se dedica al asesoramiento legal preceptivo, que comprende:
a) La emisión de informes previos en aquéllos supuestos en que así lo ordene el Presidente de la Corporación o cuando lo solicite un tercio de Concejales o Diputados con antelación suficiente a la celebración de la sesión en que hubiere de tratarse el asunto correspondiente. Tales informes deberán señalar la legislación en cada caso aplicable y la adecuación a la misma de los acuerdos en proyecto.
b) La emisión de informe previo siempre que se trate de asuntos para cuya aprobación se exija una mayoría especial. En estos casos, si hubieran informado los demás Jefes de servicio o dependencia u otros asesores jurídicos, bastará consignar nota de conformidad o disconformidad, razonando esta última, asumiendo en este último caso el firmante de la nota la responsabilidad del informe.
c) La emisión de informes previos siempre que un precepto legal expreso así lo establezca.
d) Informar, en las sesiones de los órganos colegiados a que asista y cuando medie requerimiento expreso de quien presida, acerca de los aspectos legales del asunto que se discuta, con objeto de colaborar en la corrección jurídica de la decisión que haya de adoptarse. Si en el debate se ha planteado alguna cuestión sobre cuya legalidad pueda dudarse podrá solicitar al Presidente el uso de la palabra para asesorar a la Corporación.
e) Acompañar al Presidente o miembros de la Corporación en los actos de firma de escrituras y, si así lo demandaren en sus visitas a autoridades o asistencia a reuniones, a efectos de asesoramiento legal.
En el área económica hay tres bloques: la fiscalización, la tesorería y la contabilidad.
El art. 4 del RD 1174/1987, dispone que la función de control y fiscalización interna de la gestión económico-financiera y presupuestaria comprende:
a) La fiscalización, en los términos previstos en la legislación, de todo acto, documento o expediente que dé lugar al reconocimiento de derechos y obligaciones de contenido económico o que puedan tener repercusión financiera o patrimonial, emitiendo el correspondiente informe o formulando, en su caso, los reparos procedentes.
b) La intervención formal de la ordenación del pago y de su realización material.
c) La comprobación formal de la aplicación de las cantidades destinadas a obras, suministros, adquisiciones y servicios.
d) La recepción, examen y censura de los justificantes de los mandamientos expedidos a justificar, reclamándolos a su vencimiento.
e) La intervención de los ingresos y fiscalización de todos los actos de gestión tributaria.
f) La expedición de certificaciones de descubierto contra los deudores por recursos, alcances o descubiertos.
g) El informe de los proyectos de presupuestos y de los expedientes de modificación de créditos de los mismos.
h) La emisión de informes, dictámenes y propuestas que en materia económico-financiera o presupuestaria le hayan sido solicitadas por la Presidencia, por un tercio de los Concejales o Diputados o cuando se trate de materias para las que legalmente se exija una mayoría especial, así como el dictamen sobre la procedencia de nuevos servicios o reforma de los existentes a efectos de la evaluación de la repercusión económico-financiera de las respectivas propuestas. Si en el debate se ha planteado alguna cuestión sobre cuyas repercusiones presupuestarias pudiera dudarse, podrán solicitar al Presidente el uso de la palabra para asesorar a la Corporación,
i) La realización de las comprobaciones o procedimientos de auditoría interna en los Organismos autónomos o Sociedades mercantiles dependientes de la Entidad con respecto a las operaciones no sujetas a intervención previa, así como el control de carácter financiero de los mismos, de conformidad con las disposiciones y directrices que los rijan y los acuerdos que al respecto adopte la Corporación.
No obstante ello, las Entidades locales que tengan implantado un sistema informático de gestión y seguimiento presupuestario pueden establecer que las funciones de control y fiscalización interna se efectúen por muestreo o por los medios informáticos de que disponga la misma.
Por su parte, el art. 5 del RD 1174/1987 dispone que la función de tesorería comprende:
a) El manejo y custodia de fondos, valores y efectos de la Entidad local, de conformidad con lo establecido por las disposiciones legales vigentes, que a su vez comprende:
- La realización de cuantos cobros y pagos corresponda a los fondos y valores de la Entidad, de conformidad con lo establecido por las disposiciones legales vigentes.
- La organización de la custodia de fondos, valores y efectos de conformidad con las directrices señaladas por la Presidencia.
- Ejecutar, conforme a las directrices marcadas por la Corporación, las consignaciones en Bancos, Caja General de Depósitos y establecimientos análogos, autorizando junto con el Ordenador de pagos y el Interventor los cheques y demás órdenes de pago que se giren contra las cuentas abiertas en dichos establecimientos.
- La formación de los planes y programas de tesorería, distribuyendo en el tiempo las disponibilidades dinerarias de la Entidad para la puntual satisfacción de sus obligaciones, atendiendo a las prioridades legalmente establecidas, conforme a las directrices marcadas por la Corporación.
b) La Jefatura de los Servicios de recaudación, que a su vez comprende:
- El impulso y dirección de los procedimientos recaudatorios, proponiendo las medidas necesarias para que la cobranza se realice dentro de los plazos señalados.
- La autorización de los pliegos de cargo de valores que se entreguen a los recaudadores y agentes ejecutivos.
- Dictar la providencia de apremio en los expedientes administrativos de este carácter y autorizar la subasta de bienes embargados.
- La tramitación de los expedientes de responsabilidad por perjuicio de valores.
Y, por último, el art. 6 del RD 1174/1987 se refiere a la contabilidad, que comprende:
a) La coordinación de las funciones o actividades contables de la Entidad local, con arreglo al Plan de Cuentas a que se refiere el art. 114 LRBRL emitiendo las instrucciones técnicas oportunas e inspeccionando su aplicación.
b) La preparación y redacción de la Cuenta General del Presupuesto y de la Administración del Patrimonio, así como la formulación de la liquidación del presupuesto anual.
c) El examen e informe de las Cuentas de Tesorería y de Valores Independientes y Auxiliares del Presupuesto.
Señalando el aptdo. 2 del mencionado art. 6 que:
“La responsabilidad administrativa de las funciones contables propias de la Tesorería corresponderá a funcionarios con habilitación de carácter nacional en los supuestos en que, de acuerdo con lo establecido en el presente Real Decreto, esté reservada a los mismos la responsabilidad del conjunto de la función de Tesorería.”
En teoría las funciones de la Secretaria, de la Interventora y de la Tesorera son las expuestas, aunque en la inmensa mayoría de los Ayuntamientos suelen realizar más funciones relacionadas con la gestión de los expedientes. En teoría estos funcionarios tienen las funciones reservadas y no tienen por qué participar en la gestión de los expedientes que se tramiten en los Ayuntamientos más allá de las que, en relación con los expedientes se han expuesto (el Interventor fiscalizar los expedientes, el Secretario realizar el informe de legalidad correspondiente y la relación de los expedientes conclusos para fijar el orden del día de la convocatoria de sesiones, levantar acta sobre los acuerdos de dichos expedientes, etc.).
Esta situación general aplicada al caso concreto de las subvenciones, nos lleva a la conclusión de que esta funcionaria no tiene por qué participar en la gestión y preparación del expediente, que corresponderá a otro personal de la Corporación.
Las tareas obligatorias en relación con los expedientes de subvenciones son para el Secretario informar sobre la legalidad del expediente, el Interventor fiscalizarlo y el Tesorero, cuando proceda, pagar el importe de la subvención.
La tramitación del expediente no tiene por qué ceñirse a la justificación de la subvención concedida, sino en todas las fases del expediente, desde que se incoa, se concede la subvención, se justifica y, en su caso, se paga el importe concedido, y debe tramitarse cada aspecto de conformidad con lo dispuesto en la legislación vigente, constituida por la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones -LGS- (EDL 2003/120317) y por el RD 887/2006, de 21 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones -RLGS- (EDL 2006/98394).
Pero, como hemos dicho, la gestión del expediente no corresponde o no tiene por qué corresponder a la Secretaria-Interventora-Tesorera, de tal manera que deberá ser gestionado por el funcionario no habilitado que la Corporación haya designado a tal efecto.
Además, como decíamos en la consulta “Tramitación de expedientes por reclamación de intereses de demora por Intervención o Tesorero, de oficio o a instancia del interesado” (EDE 2016/1007228), para realizar la función de fiscalización es necesaria la independencia del funcionario en relación con la gestión que fiscaliza, de tal manera que el Interventor no puede participar en la gestión económica de los expedientes que tiene que fiscalizar, porque se “contamina” de la gestión. La participación del Interventor en los expedientes se debe limitar a fiscalizarlos. Por ello, la determinación de la tramitación de los expedientes se sitúa en el ámbito de la autonomía municipal, si bien el Interventor no puede tener asignados tramitación de expedientes, puesto que su función en relación con los mismos se circunscribe a su fiscalización. Criterio que debe también aplicarse al Secretario de la Corporación dadas las funciones de asesoramiento legal que le corresponden.
Conclusiones
1ª. A la Secretaría del Ayuntamiento le corresponden las funciones de fe pública y el asesoramiento legal preceptivo.
2ª. A la Intervención del Ayuntamiento le corresponde la fiscalización de la gestión económico-financiera y presupuestaria, así como la contabilidad municipal.
3ª. A la Tesorería Municipal le corresponde las funciones propias del manejo de los fondos del Ayuntamiento y la recaudación.
4ª. La gestión de los expedientes de un Ayuntamiento corresponderá a los funcionarios propios de la Corporación que se hayan designado para dichos menesteres.
5ª. Las tareas obligatorias en relación con los expedientes de subvenciones son las que hemos señalado para los citados funcionarios en relación con estos expedientes concretos: al Secretario informar sobre la legalidad del expediente, el Interventor fiscalizarlo y el Tesorero, cuando proceda, pagar el importe de la subvención.
6ª. La tramitación del expediente de subvención no tiene por qué ceñirse a la justificación de la subvención concedida, sino que en todas las fases del expediente, desde que se incoa, se concede la subvención, se justifica y, en su caso, se paga el importe concedido, debe tramitarse de conformidad con la legalidad vigente.
7ª. La gestión del expediente debe corresponder al funcionario propio de la Corporación designado a tal efecto.
8ª. Con carácter general, dadas las funciones que se atribuyen por la Ley al Secretario y al Interventor, de asesoramiento legal preceptivo y de fiscalización respectivamente, el Secretario-Interventor no debe tener asignado la gestión de expedientes.
