La digitalización de la justicia es un proceso en el que se lleva trabajando mucho tiempo. Quizás la crisis por la Covid-19 llevó a muchos a pensar en las lógicas limitaciones que sufrieron todas aquellas organizaciones en las que dicha transformación estaba a mitad de camino: cierre de oficinas, interrupción o lentitud operativa, adopción masiva del teletrabajo sin estar del todo preparados… Con el confinamiento ciertamente se agravó el estado de desbordamiento en el que se encuentran los juzgados. Aun así la necesidad de cambio no se puso encima de la mesa a causa de la pandemia. Ese paso de conectar lo legal y lo digital se había iniciado tiempo atrás: la Ley 18/2011 acercaba el uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia, obligando a la digitalización de documentos en papel; y en 2016 hacía su aparición el sistema LexNET de intercambio de información legal de manera telemática.
Hasta entonces no se había obligado a los profesionales del sector a trabajar de manera digital, de ahí que lo más lógico es que recurriesen a herramientas para imprimir documentos como las multifuncionales. Pero con LexNET se evidenciaron aún más si cabe las carencias técnicas y administrativas para digitalizar información siguiendo unos requerimientos concretos. Sin las herramientas adecuadas, el proceso de digitalización puede convertirse en un auténtico caos: las hojas requieren una clasificación previa casi a modo de puzle, además de necesitar su tratamiento posterior, teniendo que reescanear en numerosas ocasiones o bien acudir previamente a la copistería más cercana para reducir el tamaño de los documentos y luego intentar escanearlos. Es evidente que se pierde rapidez, fiabilidad y profesionalidad con esta manera de trabajar.
A pesar de que el procedimiento tradicional resulta demasiado tedioso y cuando menos enrevesado, está tan normalizado en el día a día de los profesionales de legal que cuesta convencerles del cambio. Les frena cierto desconocimiento sobre las distintas soluciones de digitalización a su disposición, un aspecto en el que tenemos que seguir poniendo todo nuestro empeño como aliados estratégicos, junto con la persistencia de barreras mentales que condicionan a muchos usuarios no técnicos cuando deben hacerse a una nueva tecnología por sencilla y asequible que sea.
La estructura algo arcaica del sector y sus usos y costumbres continúan teniendo demasiado peso. En los archivos judiciales se custodian toneladas de documentación en papel clasificada y organizada dentro de inmensos armarios montados sobre raíles para su consulta por parte de magistrados, jueces, fiscales y personal de la Administración de Justicia. A esto hay que sumar que cada año un único juzgado es capaz de generar unas 200 cajas de nuevos documentos para su almacenamiento físico, lo que conlleva además importantes gastos en cuanto a ampliación de espacio en los archivos. A la larga esto es una inversión de recursos y de dinero para guardar un material que, en un determinado periodo de tiempo, pierde toda validez, y termina por retrasar ese paso adelante que se necesita dar para consolidar una digitalización de la justicia efectiva y real.
Existen hoy escáneres documentales de tecnología avanzada que ayudan a organizar todo el papeleo y a almacenarlo en una ubicación concreta con totales garantías de fiabilidad y seguridad. De hecho, hay soluciones que están pensadas específicamente para hacer posible la interconexión entre el sector legal y la plataforma LexNET de manera intuitiva y con solo unos cuantos clics Cuando finalmente las ven en funcionamiento, se dan cuenta de todo lo que les va a facilitar en la gestión de documentos: ahorro de tiempo y esfuerzo, sencillez de uso, escaneos perfectos en una sola pasada, mejoras de imagen automáticas, eliminación de errores, procesamiento de lotes con documentación heterogénea, , adecuación al formato requerido, integridad garantizada, accesibilidad a la documentación en base al contenido… Porque al final no se trata simplemente de escanear o extraer imágenes, sino de digitalizar, es decir, de conseguir las imágenes con los datos. De esta forma, los profesionales de legal podrán centrarse en aquellas tareas que realmente aporten valor añadido en su trabajo.
Hemos ido ayudando a la justicia a acometer cambios no solo hacia la digitalización de sus procesos documentales y administrativos basados en papel, también estamos ahí a la hora de transformarse tecnológicamente desde dentro, mediante la implementación de servicios que hacen posible celebrar juicios telemáticos, grabarlos y difundir a las partes todo lo que acontece en ellos. No es que la pandemia haya servido de ultimátum para hacerles plenamente conscientes de la necesidad de adaptarse a la realidad digital. No parten en la mayoría de los casos desde cero. Los colegios de abogados, procuradores y graduados sociales, entre otros, habían ya avanzado por la senda adecuada de la digitalización desde antes de la pandemia, buscando la colaboración y el acompañamiento de partners tecnológicos. El grado de fiabilidad y sencillez de la tecnología que estamos poniendo a disposición del sector ofrece unas ventajas innumerables y muy necesarias en estos tiempos, donde la movilidad está a la orden del día y la oficina eres tú y donde tú te encuentres.
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