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El entorno tecnológico avanza a una velocidad que exige un replanteamiento de todo el sistema del notariado

Los retos tecnológicos del Notariado

Tribuna
Reto tecnológico

Las leyes 24/2001 y 24/2005 supusieron para el notariado el pistoletazo de salida tecnológico. Su embrión fue el Simposio Notariado 2000 sobre firma electrónica celebrado en Barcelona en ese año en el que se establecieron las bases sobre las que se iba a construir el edificio tecnológico de nuestra corporación, Simposio que tuve el honor de dirigir. La visión de Juan Bolás y José Félix Belloch sumada al intenso trabajo de muchos compañeros permitió dar un importante salto que puso al notariado en cabeza de las profesiones jurídicas en lo que se refiere a nuevas tecnologías. Poco a poco esas bases fueron desarrollándose y permitieron dotar a nuestra profesión de unas herramientas que han servido para prestar la función de una forma moderna y eficiente.

Sin embargo, a pesar del esfuerzo realizado, lo cierto es que el entorno tecnológico ha avanzado y avanza a una velocidad que exige un replanteamiento de todo el sistema del notariado, tanto en su contenido como en su estructura.

El paso dado por el Consejo General del Notariado creando el denominado Portal Notarial del Ciudadano es un indicio de por dónde deben de ir los futuros pasos. Nuestra calidad de funcionarios públicos condiciona la dirección a tomar pero lo cierto es que en este momento es necesaria una nueva “revolución tecnológica” como lo fue la del año 2000.

La función notarial es una función pública y como tal ha de desarrollarse teniendo siempre presente el interés de la ciudadanía y no el de otros funcionarios. Es necesario explotar toda la potencialidad que tiene el notariado y ello con independencia de que al hacerlo se adopte un papel protagonista en determinadas materias en detrimento de otros sectores públicos. Lo importante es que el ciudadano reciba el mejor servicio posible con las mejores herramientas posibles.

1. ESTRUCTURA
Sin ninguna duda el prestador de los servicios tecnológicos ha de ser el Consejo General del Notariado sirviéndose de cuantos proveedores considere necesario. El contar con una empresa tecnológica propia, de extraordinario valor y eficacia, es imprescindible pero no debe suponer el desplazamiento a ésta de ningún tipo de decisión estratégica o legal sino que debe estar al servicio de nuestra profesión y ser invisible para terceros. Para los notarios son los órganos corporativos los únicos interlocutores y para los ciudadanos, el Portal Notarial del Ciudadano a modo de sede electrónica notarial al igual que la tienen prácticamente todos los departamentos de la Administración.

2. EL DOCUMENTO
El gran debate es el cambio a la escritura en soporte electrónico y sin utilización del papel como base de la misma.

La cuestión más debatida recae en la conservación del documento, más bien del consentimiento prestado en soporte electrónico. Lo cierto es que el sistema actual que rige en el notariado español parece eficiente: se firma en papel y se digitaliza aprovechando a partir de ese momento todas las ventajas del documento electrónico. Sin embargo el COVID-19 y algunas directivas comunitarias ponen de manifiesto la imperiosa necesidad de la escritura electrónica firmada a distancia con firma electrónica y utilizando la videoconferencia. El notariado dispone ya de los elementos técnicos necesarios para ello, y la realidad ha impuesto su inaplazable implantación y por lo tanto este debate hay que darlo por superado. Lo que habrá que delimitar es en qué ámbito se puede utilizar el formato puramente electrónico y en cuál no.

La cuestión más importante es la circulación de las copias de los documentos y su utilización por los ciudadanos. Este es otro importante reto. La imagen decimonónica del otorgante con su maleta sacando copias y copias en papel debe ser sustituida por la acreditación mediante el teléfono móvil o mediante códigos u otros sistemas. Las copias electrónicas deben ser utilizadas no sólo en el ámbito de las administraciones públicas sino también por los ciudadanos entre sí o ante aquellas.

Otra cuestión a resolver es el acceso de un notario al protocolo de otro sin mediación de su titular, disponer de un repositorio al que cualquier notario puede acudir y obtener la correspondiente copia auténtica o simple bajo su responsabilidad y con la retribución correspondiente para ambos. Sin duda esta posibilidad sería muy bien aprovechada en el sistema de firma a través de videoconferencia especialmente para la comprobación de la vigencia y contenido de los poderes y para otros muchos aspectos.

3. LOS PROGRAMAS INTERNOS EN LOS DESPACHOS
El programa único para la gestión de los despachos notariales conocido como AGN no ha despegado con la intensidad esperada. Su éxito ha sido importante entre los nuevos notarios pero no ha calado entre los que ya estaban habituados a trabajar con otro programa de alguna de las empresas especializadas, probablemente por la incomodidad que supone cualquier cambio y los riesgos que cada uno puede atisbar, sean o no reales. Creemos que es necesaria una homogeneización sino de programas sí de sistemas. La competencia entre empresas siempre es buena y más que aspirar a tener un único programa de una única empresa el reto del notariado es que todas las bases de datos tanto de escrituras como de elementos de contabilidad y de información sean compatibles de manera que pudieran ser aprovechados sin problema alguno por cualquiera de los programas comercializados. Ello exigiría una definición de requisitos y una homologación de programas informáticos.

4. SERVICIOS DE VALOR AÑADIDO
La red de conexiones que puede tenerse desde un servidor central como es el del Consejo General del Notariado es infinita y también lo son las posibilidades que esto ofrece. En la actualidad el sistema permite liquidar impuestos, tramitar la inscripción registral, realizar alteraciones catastrales, pagar deudas de IBI pendientes, remitir información a numerosos órganos administrativos, etc.. El reto del notariado en este punto ha de ser ofrecer un servicio integral al ciudadano en cualquier actuación notarial explotando la inteligencia artificial. Así, por ejemplo, al transmitirse una vivienda debería procederse automáticamente a realizar desde la notaría todos los trámites habituales como empadronamiento de los compradores, altas en suministros de agua, luz, gas, cambio de residencia fiscal, cambio de domiciliación de vehículos, etc., etc.. Y todo ello de una forma automática gestionado por el ciudadano desde el Portal Notarial del Ciudadano.

5. BIG DATA NOTARIAL
Aquí reside el mayor reto del notariado. El aprovechamiento de la ingente cantidad de datos que se almacenan en el servidor central del Consejo General del Notariado.

Su correcta gestión ofrecerá a nuestra profesión unas oportunidades impensables y hará mejorar sensiblemente el servicio que prestamos reduciendo costes, mejorando la toma de decisiones y permitiéndonos ofrecer nuevos servicios. Nuestros datos reúnen las conocidas 5 Vs que definen la problemática de los big data: Volumen, Velocidad, Variedad, Veracidad y Valor. Explotar esta fuente es el principal reto del futuro.

De cara al exterior nos permitirá, ya lo hacemos (blanqueo capitales, fraude fiscal, colaboración con órganos judiciales, fiscalía, fuerzas de seguridad), ofrecer una información segmentada y estructurada lista para ser utilizada por los terceros, sean administraciones o particulares.

Pero es en el ámbito interno donde se puede obtener unos increíbles rendimientos de la ingente cantidad de datos de que disponemos.

Tener una fotografía notarial del otorgante en el momento de la autorización de un documento sabiendo lo que ha firmado antes y las “secuelas” de lo firmado ayudaría enormemente a incrementar la eficacia de la intervención notarial. La interrelación de la información de que dispone cada notario es una herramienta fundamental para que el servicio sea plenamente eficaz.

6. EL NOTARIO COMO ELEMENTO CENTRAL DEL NEGOCIO JURÍDICO
Todo lo anterior conduce a un desiderátum: el notario ha de ser el elemento central de cualquier negocio jurídico, especialmente en el ámbito inmobiliario, financiero y societario. Desde la notaría debería tenerse acceso a todos los organismos públicos y empresas privadas respecto de las que el negocio a celebrar tenga alguna consecuencia y automatizar procesos para que éstas se produzcan inmediatamente y con el menor coste posible para todos los actores.

Además de lo expuesto es imprescindible centralizar en el notario los medios de pago para que éste realice los mismos con total seguridad para los perceptores y garantizando el buen fin del negocio. Igualmente debería automatizarse la gestión posterior del documento en colaboración con otros agentes intervinientes. Unificar las plataformas de la LCCI en una única permitiendo que cada parte haga su trabajo redundaría en beneficio del ciudadano y del sistema financiero. Las gestorías encargadas de la externalización de la preparación de préstamos hipotecarios actuarían como hasta ahora pero volcarían sus datos en nuestra plataforma; autorizado el documento éste se remitiría electrónicamente al correspondiente registro hasta su inscripción siendo el proceso controlado por la gestoría quien no tendría que pisar el Registro de la Propiedad sino recoger posteriormente la copia en papel en la notaría (si se considerara necesario) o recibir la correspondiente copia electrónica con constancia de todos los trámites realizados.

7. CONCLUSIONES
Lo expuesto no es sino una visión a salto de mata de los retos inmediatos del notariado en el ámbito tecnológico. Es evidente que resulta imprescindible un Plan estratégico y un Plan de Sistemas que aborde globalmente todos estos puntos y algunos más que no incluimos por falta de espacio, pero que deben ser tratados conjuntamente. Son decisiones trascendentales que afectan a algo más que lo tecnológico, afectan a la esencia de nuestra función y a la del documento. Y tienen que ser los notarios, no los técnicos, los que tomen las decisiones. Y no solo los notarios que saben algo de informática. No estamos ante unos temas meramente técnicos. Estamos definiendo el futuro de la función notarial. Por ello la decisión es política, no técnica. Es definir qué queremos que sea el Notariado. Es escribir la carta a los Reyes Magos y luego ya se ejecutará. En informática todo es posible, es cuestión de costes su plasmación en una aplicación. Es el momento de que los responsables del Notariado, elegidos por todos, tomen decisiones y que los informáticos las desarrollen. De ello depende no solo nuestro futuro sino nuestro presente. Urge.

Esta tribuna pertenece al número 1-2 de 2020 de la revista La Notaría. Disponible para nuestros clientes en la base de datos de Lefebvre.