Comunicación de irregularidades
Están obligados a disponer del Sistema interno de información las siguientes entidades:
- Empresas privadas dedicadas a la prestación de servicios, fabricación de productos y operaciones financieras, así como la prevención de la lavandería de dinero y la financiación del terrorismo, seguridad de transporte y preservación del medio ambiente.
- Partidos políticos, sindicatos, asociaciones empresariales y sus fundaciones que gestionen o reciban fondos públicos.
- Entidades del sector público. Aquellos municipios con una población menor a 10.000 pueden compartir el sistema interno de información entre ellos o con cualquier otra administración ubicada dentro de la misma comunidad. Además, entidades con una personalidad jurídica propia que estén conectadas o relacionadas con órganos de las administraciones regionales y cuenten con menos de 50 empleados, pueden compartir el sistema de información.
La implementación del sistema debe ser completada antes del 13 de junio de 2023, sin embargo, la fecha se amplía hasta el 1 de diciembre de 2023 para las empresas privadas con menos de 250 empleados y los municipios con menos de 10.000 habitantes.
La responsabilidad de la puesta en marcha del sistema recae en el organismo encargado, tras la consulta con los representantes de los trabajadores.
El Sistema de Información debe asegurar la privacidad y la seguridad de la identidad del denunciante y de otras personas implicadas.
Está integrado por dos elementos:
- Canal interno de información: Debe permitir la presentación de información por escrito (por correo postal o vía electrónica), verbalmente (por teléfono o mensajería de voz) o ambas, en un plazo de 7 días como máximo. Las comunicaciones orales deben ser registradas por el informante a través de una grabación o transcripción completa. De igual manera, se debe permitir el envío y la tramitación de informes sin identificar.
- Responsable del sistema interno de información: Autorizado por el consejo o panel de gestión de la organización, quien, en el sector privado, será un líder de la entidad. Debe realizar sus tareas de forma independiente y sin consultar órdenes de ninguna clase.
La administración del sistema -recepción de informaciones-, puede ser implementada tanto por la organización, como por una parte externa, siempre y cuando se mantenga la imparcialidad, la privacidad, el respeto a los datos y la reserva de las comunicaciones.
La respuesta a las actuaciones de investigación no podrá tardar más de 3 meses desde su recibo, lo cual se puede extender hasta otro periodo de 3 meses en caso de complejidad. Si los hechos demuestran ser delitos, la información debe enviarse de inmediato al Ministerio Fiscal o a la Fiscalía Europea si afectan a los intereses financieros de la Unión Europea.
Todos aquellos que estén obligados a mantener un medio interno de comunicación deberán llevar un archivo privado de los datos recibidos y de los estudios internos realizados.
Autoridad Independiente de Protección del Informante
Los detalles sobre las conductas y omisiones se pueden remitir a través del canal externo de notificación de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, recientemente creada, ya sea de forma directa o después de pasar por el canal interno. Esta tendrá que dar una respuesta en un plazo de tres meses con cualquiera de los siguientes pasos: archivar el caso; enviarlo al Ministerio Fiscal; transferir lo actuado a la autoridad apropiada o iniciar un procedimiento sancionador.
Además, su función es otorgar medidas de seguridad al informante y gestionar los procesos sancionadores. Las decisiones de la Autoridad de Protección de Informantes concluyen el proceso administrativo y sólo pueden ser recurridas ante la jurisdicción judicial.
Medidas de protección
La Ley otorga protección frente a las represalias que puedan sufrir quienes informen sobre infracciones.
Las medidas de protección se aplican por la Autoridad Independiente a los siguientes colectivos:
- Empleados públicos o trabajadores por cuenta ajena, aunque la información se haya obtenido en el marco de una relación ya finalizada;
- Autónomos;
- Accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos;
- Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores;
- Voluntarios, becarios, trabajadores en períodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración;
- Personas cuya relación laboral todavía no haya comenzado, cuando la información se haya obtenido durante el proceso de selección o de negociación precontractual.
- Representantes legales de los trabajadores, quienes asistan al informante en el marco de la organización, así como a las personas físicas que estén relacionadas con el informante como compañeros de trabajo o familiares del informante, y personas jurídicas relacionadas.
Esta protección se mantiene durante los 24 meses posteriores al descubrimiento de los datos. En circunstancias excepcionales y justificadas, la autoridad pertinente puede prolongar esta temporada de protección.
Como resultado de estas regulaciones, los actos que busquen bloquear o dificultar la presentación de informes y declaraciones, sean represalias o causen discriminación, son inválidos por completo. Esto incluye la toma de medidas correccionales y, en su caso, el pago de la indemnización correspondiente al afectado.
Se prevé la adopción de medidas de apoyo a los informadores, como la ayuda de las autoridades pertinentes, ayuda legal en procesos penales y civiles transfronterizos y, en situaciones excepcionales, asistencia económica y soporte psicológico. El derecho a la asistencia legal gratuita para quien informe sobre infracciones y la lucha contra la corrupción se respetará si el informante tiene ingresos menores a 4 veces el IPREM.
Se invalidan cláusulas o términos contractuales que restrinjan o intenten limitar el derecho o la facultad de comunicar (acuerdos de confidencialidad o acuerdos que reflejan renuncias explícitas).
Esta norma no se aplica a las obligaciones penales, pero incluye la difusión de información por parte de los representantes de los trabajadores, aunque estén obligados por ley a guardar secreto o no revelar información privada.
Régimen sancionador
Las infracciones se clasifican en leves, graves y muy graves, pudiendo ser sancionadas con multas que van desde los 1.000 € hasta los 300.000€ en caso de ser cometidas por personas físicas o hasta 1.000.000 € si se cometen por personas jurídicas.
En caso de infracciones muy graves se puede acordar una amonestación pública; la prohibición de obtener subvenciones u otros beneficios fiscales durante un plazo máximo de 4 años o la prohibición de contratar con el sector público durante un plazo máximo de 3 años.
Además, las sanciones de cuantía igual o superior a 600.001 € podrán ser publicadas en el BOE.
Las infracciones prescriben a los 3 años las muy graves, a los 2 años las graves y a los 6 meses las leves.
Las sanciones prescriben a los tres años por las infracciones muy graves, a los 2 años por las graves y al año por las leves.
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