Un archivo electrónico es una representación digital de cualquier tipo de información, la cual puede ser creada, leída y procesada por un dispositivo electrónico.
Aunque existen sistemas específicos enfocados a la gestión de archivos o a la gestión de documentos electrónicos, en la mayoría de los casos, es una parte integrada en el sistema de gestión documental. El gestor documental ayuda a archivar los documentos digitales clasificándolos y haciéndolos accesibles al usuario.
Archivo digital o electrónico. Cuestiones generales
Un documento digital es todo aquel que tiene un formato electrónico, no físico.
En un archivo digital o electrónico, los documentos se almacenan de forma segura conforme a las garantías técnicas y de trazabilidad, quedando a disposición del usuario de manera permanente e inalterable.
El archivo digital se compone de aquellos documentos que quedan guardados de forma permanente en la red, en la nube o en carpeta del ordenador, de forma que se pueda acceder a ellos de manera rápida, permitiendo una mejor organización de los procesos a realizar.
Las ventajas de utilizar un archivo digital pueden resumirse en el ahorro de espacio físico, el acceso rápido a la información, la mayor seguridad y respaldo de datos, así como la facilidad de colaboración y posibilidad de compartir archivos.
Medidas de seguridad del archivo digital
Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deben contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, han de asegurar la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.
Optimización de la gestión de documentos digitales
Existen diferentes modelos de gestores documentales y herramientas que permiten la optimización en la gestión de archivos.
Los principales son:
1. Firma electrónica.
Con esta herramienta, se puede digitalizar, firmar, escanear y archivar los documentos de manera virtual, con validación y protección legal, ya que los datos cuentan con encriptación y otras herramientas de protección.
a) Sello electrónico
Un sello electrónico, también llamado eSeal, es básicamente información en formato digital que se añade o conecta de forma inteligente con otro conjunto de datos. Su propósito es confirmar de dónde vienen esos datos y asegurar que no han sido alterados.
2. Sistemas de gestión digital.
Existen sistemas diseñados para gestionar documentos digitales, que almacenan, actualizan y comparten archivos, según los niveles de acceso y privacidad establecidos por la empresa.
La plataforma se puede personalizar según las necesidades de cada institución y facilita las tareas diarias, haciendo que todo sea más sencillo y automatizado.
3. Nube.
Facilita el acceso, reduce la necesidad de hardware robusto y garantiza la seguridad de los archivos.
Así, los gestores y los equipos pueden consultar los documentos desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar en que se encuentren. Los archivos, por su parte, están protegidos, ya que no dependen de un ordenador específico para guardarse.
Archivo digital de documentación administrativa
Pueden almacenarse por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas.
Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deben conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.
Conservación de archivos digitales en el ámbito del Estado
La Administración General del Estado y sus organismos públicos o dependientes deben atender a los siguientes requisitos:
Forma
Todos los documentos electrónicos utilizados en actuaciones administrativas, que formen parte de un expediente electrónico, así como aquellos otros que tengan valor probatorio de las relaciones entre los ciudadanos y la Administración, deben conservarse en soporte electrónico.
La conservación de los documentos electrónicos debe realizarse de forma que permita su acceso y comprenda, como mínimo, su identificación, contenido, metadatos, firma, estructura y formato.
También es posible la inclusión de su información en bases de datos siempre que, en este último caso, consten los criterios para la reconstrucción de los formularios o modelos electrónicos origen de los documentos, así como para la comprobación de la identificación o firma electrónica de dichos datos.
Tiempo.
Los periodos mínimos de conservación de los documentos electrónicos se determinan por cada órgano administrativo de acuerdo con el procedimiento administrativo de que se trate. Los plazos de conservación de esta información están sujetos a los mismos plazos establecidos para los correspondientes documentos electrónicos.
Migración de datos.
Bajo la supervisión de los responsables de la seguridad y custodia del archivo digital, han de habilitarse medios tecnológicos para la migración de los datos a otros formatos y soportes que permitan garantizar la autenticidad, integridad, disponibilidad, conservación y acceso al documento, cuando el formato de los mismos, deje de figurar entre los admitidos por el Esquema Nacional de Interoperabilidad y normativa correspondiente.
Archivo digital de documentación judicial
Todos los documentos utilizados en las actuaciones judiciales pueden almacenarse por medios electrónicos.
Se entiende por archivo judicial, tanto el conjunto orgánico de documentos judiciales, como el lugar en el que quedan debidamente custodiados y clasificados los documentos judiciales.
Los documentos electrónicos que contengan actos procesales que afecten a derechos o intereses de los particulares deben conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.
Gestión electrónica del archivo judicial
Los archivos judiciales se deben gestionar mediante programas y aplicaciones informáticas, compatibles con los ya existentes en juzgados y tribunales, adaptados a las funciones y cometidos de cada uno.
Los programas y aplicaciones informáticas han de ser aprobados por el Consejo General del Poder Judicial a propuesta del Ministerio de Justicia o de las comunidades autónomas con competencias en materia de provisión de medios materiales y económicos para el funcionamiento de la Administración de Justicia, y deben cumplir los requisitos exigidos en la legislación vigente.
Conversión de soporte
Los documentos judiciales cuyo soporte sea papel, que se hallen almacenados y custodiados en los archivos judiciales, pueden convertirse a soporte magnético o cualquier otro que permita la posterior reproducción en soporte papel, a través de las técnicas de digitalización, microfilmación u otras similares, siempre que se garantice la integridad, autenticidad y conservación del documento, con el fin de obtener una fácil y rápida identificación y la búsqueda de la documentación.
Reutilización de sentencias
Sin perjuicio de lo dispuesto en la LO 3/2018, el Consejo General del Poder Judicial regula reglamentariamente la reutilización de sentencias y otras resoluciones judiciales por medios digitales de referencia o reenvío de información, sea o no con fines comerciales, por parte de personas físicas o jurídicas, para facilitar el acceso a las mismas de terceras personas.
El contenido de este artículo puede ampliarse con la exposición que, sobre la documentación electrónica, se expone de forma detallada en el Memento Administrativo 2024.
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